Довідка

ДОВІДКА – це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Довідки поділяють на 2 групи:

ü довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру;

ü довідки, що засвідчують якийсь факт;

Найчисельнішою є друга група довідок. Їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо.

Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.

Реквізити довідки:

ü назва виду документа;

ü дата (проставляють дату підписання);

ü індекс (проставляють у день підписання);

ü місце складання чи видання;

ü адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред’являтиметься видана довідка);

ü заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);

ü текст;

ü позначка про наявність додатків (у разі потреби);

ü підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний бухгалтер);

ü позначка про виконавця (оформляють у рази потреби).

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, - на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

Якщо довідка не виходить за межі підприємства, то в разі потреби, зазначають реквізит 8 (назва структурного підрозділу).

Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час (дату) на який припадають наведені в ній факти.

У довідці необхідно об’єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й повністю відповідають за викладені в ній факти.