Движение от простого к сложному

В организации, где до вчерашнего дня компьютеры практически не использовались, невозможно начать применение информационных технологий с внедрения системы класса ERP - такой подход обречен на провал. И хотя мы намеренно утрировали ситуацию, этот пример показывает, что сложность систем на предприятии надо увеличивать постепенно, начиная простыми офисными приложениями и заканчивая системами ресурсного планирования, учета и анализа.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже использует офисные приложения для создания документов, информационные системы для ведения бухгалтерии и расчета заработной платы. Следующим шагом по сложности внедрения и требованиям к квалификации сотрудников можно назвать внедрение системы документооборота или ее отдельных сервисов, призванных решить частные задачи, например, повышение качества исполнения управленческих решений. Одновременно с системой документооборота может происходить внедрение инструментов CRM.

И только на базе уже внедренных систем (документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами) рекомендуется переходить к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему. Конечно, на этапе внедрения первого сервиса лучше всего иметь на руках план проведения остальных работ - как по созданию сервисов, так и по интеграции. В противном случае форсирование этапов становления и штатной эксплуатации отдельных сервисов приведет к неоправданному увеличению рисков провала всего проекта.

Варианты внедрения систем

Тотальное внедрение. Один из вариантов внедрения системы - полномасштабное обследование предприятия, приобретение системы, долгий процесс ее настройки под требования технического задания и, по прошествии долгих месяцев, начало тестовой эксплуатации.

Единственное, хотя и небесспорное преимущество тотального внедрения, - законченность решения, охватывающего все предприятие по всем направлениям деятельности.

Недостатков гораздо больше, в качестве основных можно назвать:

· риск ошибок при составлении технического задания;

· длительность процесса: в результате предприятие получает выгоду спустя длительный период времени;

· возникновение большого количества организационных проблем уже на первых этапах внедрения и тестовой эксплуатации системы;

· высокий риск потери прибыли неработоспособности всего предприятия из-за неработоспособности новой системы;

· потребность в обучении персонала в масштабах всего предприятия.

Пилотный проект с последующим тотальным внедрением. Данный метод сегодня используется чаще всего. В этом случае проводится полномасштабное обследование, выбираются две-три системы, наиболее подходящие по требованиям технического задания. Выбирается небольшая задача, решаемая в срок до двух месяцев, осуществляются минимальные капиталовложения: обычно на этом этапе не приобретаются лицензии на программное обеспечение и дорогостоящее оборудование, необходимое для промышленной эксплуатации. Проводится тестовое внедрение, на основе которого принимается решение о пригодности одной из систем к дальнейшему тотальному внедрению, затем предприятие переходит к предыдущему варианту.

При использовании пилотных проектов появляются два дополнительных преимущества - решение о выборе системы становится взвешенным, в организации появляется конкретный "сервис", внедренный на этапе пилотного проекта, хотя охват персонала в этом случае минимален.

Внедрение сервисами. Первое и основное отличие этого подхода заключается в том, что весь процесс внедрения делится на сжатые по времени этапы, и на каждом из них решается какая-либо частная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией. В этом случае сжатые сроки и относительно небольшой объем трудозатрат позволяют снизить финансовый риск, быстро оценить достигнутые результаты и при необходимости скорректировать их.

Под сервисами мы понимаем выделенный набор функций ПО, позволяющих полностью решить некую частную задачу. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом случае они сохраняют свою работоспособность.

Сразу отметим, что далеко не каждый программный продукт подходит для такого варианта внедрения. Здесь играют роль ценовая политика производителя, разделение на модули, возможности интеграции и многие другие факторы, заслуживающие отдельной статьи.

При внедрении сервисами архитектура всего решения приобретает следующую структуру (см. рис. 1):

· на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и пр.), кроме того, на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, а также организован доступ к общим справочникам информационной системы.

· над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;

· интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя;

· пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.

Рис. 1. Сервисный подход к построению КИС

Приведенная архитектура информационной системы позволяет наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы, не опасаясь проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.

В результате по длительности и затратам внедрение системы становится похоже на пилотное внедрение - нет необходимости добиваться работоспособности всего функционала, внедрение сводится к короткому обследованию потребностей в решении конкретной задачи, создании технического задания на отдельный сервис и реализации этого сервиса на наиболее подходящей платформе.

Преимущества такого подхода вполне очевидны:

· при добавлении нового сервиса нет необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;

· добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, после завершения каждого из них предприятие получает законченное решение. При таком подходе можно в любой момент оказаться от дальнейших работ или отложить их на более поздний период, сохранив при этом систему с набором функционала, решающего конкретные задачи;

· использование веб-интерфейса позволяет охватить всю организацию вместе с удаленными филиалами, не производя работ по настройке клиентских мест;

· обучение сотрудников, необходимое при внедрении любой системы, проводится добавлением дополнительного сервиса в информационную систему, в результате чего организация получает систему дистанционного обучения, охватывающую всю организацию.