Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контрольКонтроль исполнения документов осуществляется по регистрационным карточкам или журналам регистрации входящих документов. При журнальной форме учета документов в журналах делается отметка о принятии документа на контроль. В Центральном банке Российской Федерации контроль исполнения документов осуществляется по системе СААДД (система автоматизации документооборота и делопроизводства).
Из регистрационных карточек составляется контрольно-справочная картотека, которая делится на две части: -по неисполненным -исполненным документам.
Первая часть картотеки в электронном виде СААДД ТУ служит для выполнения контрольных функций, а также для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, срокам исполнения, корреспондентам, группам документов и т.п.
Вторая часть картотеки в электроном виде СААД ТУ состоит из карточек уже исполненных документов и служит для поиска сведений об исполненных документах и аналитической работы.
Карточки в ней могут систематизироваться по корреспондентам, вопросам и т.п. Работники, осуществляющие контроль исполнения документов, обязаны регулярно информировать руководителя о состоянии и результатах исполнения, в необходимых случаях готовить докладные записки о несвоевременном исполнении документов с указанием конкретных исполнителей. Секретарь обязан ежедневно просматривать контрольные формы учета документов и за 2 дня до наступления срока исполнения документа напоминать руководителю структурного подразделения и исполнителю о наступлении этого срока. Контрольная карточка по исполненному документу хранится для справочной работы в течение 1 года. Электронные архивы хранятся на CD-RW дисках.
Заключение Контроль исполнения задания - одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 2. Быкова Т. А. и др. Делопроизводство: учебник / под общей ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с. 3. Макарова Н. В. и др. Делопроизводство: учебный курс. - Спб.: Питре, 2004. - 411 с. 4. Галахов В.В. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / ред. И. К. Корнеева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 456 с. 5. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: учебник для вузов. - М.: Знания, 2006. - 459 с. 6. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций: Пособие для подготовки к экзаменам. - М.: Приор-издат, 2007. - 176 с. 7. Афанасьева А. М. Новое в делопроизводстве // Делопроизводство.- 2000.- №2 8. Васильева Л. М., Скворцова Р. Е., Шкатова Л. А. Документоведение: Учебное пособие – Челябинск, 2000 9. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие – М.: ИНФРА – М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000 10. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003
|
