Бланк конкретного вида документа (кроме письма).Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. Бланки тех или иных конкретных видов документов (например, бланк приказа) целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус. При продольном расположении наименование организации, наименование вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля документа и центрируются. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном языке, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п. Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат». Наименование организации, справочные данные об организации и другие необходимые реквизиты размещают на угловом бланке одним из двух способов: - центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)
и - флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов)
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов. Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники. Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации должны изготавливаться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают: наименование вида бланка; дату поступления; номер сопроводительного документа; наименование предприятия-изготовителя; серию и номера гербовых бланков. При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серию и номера бланков; наименование структурного подразделения; фамилию и инициалы должностного лица-получателя; расписку в получении; примечание (отметка об уничтожении и др.) Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта. На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
|
