ПРОЦЕДУРАЛАР

 

Бөлімшелер орындайтын процедуралар сапа жүйесі құжаттарының екінші деңгейін құрайды. Әрбір процедура жалпы процедураларды сипаттайтын құжат түрінде болады. Мұндай құжатқа функционалдық міндеттердің таралуымен бөлімшелердің құрылымдық сұлбасы кіреді. Бұл процедураларды енгізу өте пайдалы, себебі ол құрылымдық бөлімшелерге бір-бірінің барлық функционалды байланысын көруге мүмкіндік береді.

Құжат мынадай сұрақтарға жауаптардан тұруы қажет:

· Не? (бөлімшелер функциялары);

· Кім? (ұйымдастырушылық құрылым, жауапкершілік, әркімнің функциясы мен рөлі);

· Қалай? (операция қалай орындалатыны түсіндірілетін ережелерге сілтеме жасалады);

· Кіммен? (бөлімшенің жеткізушісі мен тапсырыс берушісі кім болып табылады).

 

1. Құжаттаманы басқару

Мекемеде құжаттаманы басқару тәртібін орнатуды қамтамасыз етеді.

Құжаттаманың құрамы мен қозғалысы дәл анықталуы қажет, қатаң ұйымдастырушылығы мен логикасы болуы қажет. Құжаттар кез келген уақытта қолжетімді болуы керек, олар бір-бірінен көшірілмей, бір-біріне қайшы келмейтіндей, белгілі жүйе бойынша жасалуы тиіс.

Оған: сапа саласындағы саясат (СС), сапа бойынша басшылық (СБ), құжаттандырылған процедуралар (ҚП), мекеме стандарттары (МС), жұмысшы ережелер (ЖЕ), қызметтік ережелер (ҚЕ), бөлімшелер туралы жағдайлар (БЖ), сапа бағдарламалар (СБ), құжаттарға қосымшалар (ҚҚ), т.б. құжаттар тобы кіреді.

Жүйеде артық құжаттар болмауы тиіс, олар қажеттілікке байланысты жасалады. Құжаттар уақытында қайта қаралып, жаңартылып отыруы тиіс. Әрбір қызығушылық танытқан тұлға өз құжатының мазмұнын білуі керек.

 

2. Сапа бойынша жазбаларды басқару

Сапа бойынша жазбаларды басқару тәртібін бекітеді.

Жазба - бұл қол жеткізген нәтиже туралы немесе қандай да бір әрекеттің орындалуын растау туралы мәліметтерден тұратын құжат түрі. Онда: актілер (АК), ведомосттер (ВЕ), нрафиктер (ГР), журналдар (ЖУ), тапсырмалар (ТП), өтінімдер (ӨМ), карточкалар (КТ), есептер (ЕП), тізбектер (ТБ), жоспарлар (ЖС), жақсарту ұсыныстары (ЖҰ), бағдарламалар (БД), жобалар (ЖБ), хаттамалар (ХТ), рұқсаттар (РҚ), сызбалар (СБ), спецификациялар (СЦ), тізімдер (ТЗ), кестелер (КС) және т.б. жазба түрлері бар.

Жұмыскерлердің барлық әрекеттері құжат түрінде тіркеледі. Кім, қашан, қайда, не үшін – осы сұрақтардың барлығына кез келген уақытта жауап табылуы қажет, ол құжатта көрсетіледі. Сондай-ақ бұл құжаттағы барлық мәліметтер көп уақыт өткеннен кейін де нақты болуы қажет.

 

3. Ішкі аудиттерді жүргізу

Ішкі аудитті жүргізу тәртібі мен ережелерін ұйымның СМЖ бекітеді. Аудитің түрлері: жоспарлы және жоспарсыз, бүтіндей аудит немесе жеке, өндірістің жеке түрлері бойынша аудит және т.б.

4. Сәйкес емес өнімді басқару

Бұл процедура сәйкес емес өнімнің анықталуын, құжаттандырылуын және таңбалануын, осындай өнімнің пайда болуын болдырмау туралы мәліметтерді оқшаулау және дайындалуын қарастырады. Сәйкес емес өнім алынған шикізат, құраушылар, жарнамалауды талдау, қызметкерлердің ескетулері, техникалық есептерді талдау және т.б. процесстерді кірістік бақылаудың нәижесінде анықталады.

 

5. Түзетуші әрекеттер

Бұл процедура штаттық емес жағдайлар туындаған кездегі түзетуші әрекетттердің нәтижелілігін бағалау және орындау, жоспарлау процестерін қарастырады.

 

6. Ескертуші әрекеттер

Штатық емес жағдайлардың туындауы бойынша ескертуші әрекеттерді қарастырады.

Процедуралардың бөлімдері келесідей болады:

Мақсаты – процедураның тағайындалуына нақты түсінік беру.

Қолданылу аймағы – қарастырылатын бөлімдерді немесе белгілі бір процесстерді сипаттайды.

Қолданылатын формалар – жұмыстың орындалуын растайтын қолданбалы формалар.

 

Жалпы ақпарат.

Анықтамалар мен қысқартулар

Жауапкершілік – процесстің иесі бекітіледі. Іс-әрекетті жүргізуге және оның нәтижелеріне жауапкершілік нақты анықталуы қажет.

Процедура – нәтижесінде мақсатқа қол жеткізетін процестің орындалу бірізділігі. Жұмысты орындау кезінде бөлімшелердің өзара әрекеттері анықталады, жұмысты қабылдау критерийлері бекітіледі.

1- Процестің кірістік мәліметтері;

2- Процестің шығыстық мәліметтері;

3- Негізгі қажетті ресурстар, нормативтік құжаттар;

4- Басқа процесстермен байланыс;

5- Процесс сипаттамасы;

6- Процесті бағалау критерийлері.

Процедура мәліметтері нақты, логикалық, қысқа, түсінікті, бір мағыналы болуы қажет.