Основные функции отдела маркетинга и связей с общественностью5.Образцы документов для заполнения. ФОРМА N 1-Г АНКЕТА 1. Фамилия _________________ Комната N _________________ 2. Имя _____________________ Индекс поселения __________ 3. Отчество ________________ Прибыл ____________________ (дата, часы) Выбыл ____________________ (дата, часы) 4. Дата рождения " " _________________________________ 19 г. 5. Место рождения Область, край, республика __________ ____________________________________ район ______________________________ город (селение) ____________________ _______________________________________________________________ 6. Паспорт серии ____________ N ________ выдан ___________________ (когда) _______________________________________________________________ (наименование органа внутренних дел, выдавшего документ) 7. Адрес постоянного места жительства ____________________________ _______________________________________________________________ 8. Цель приезда __________________________________________________ (если в командировку, указать N удостоверения, кем выдано, когда) 9. Срок проживания до ____________________________________________ 10. Продление проживания _________________________________________ 11. С памяткой о правилах пожарной безопасности ознакомлен. Подпись _______________________________ (лица, прибывшего в гостиницу) Оборотная сторона Ф. N 1-Г Поселена(а) "__"_________________________________________19 ___ г. город (селение) __________________________________________________ гостиница ________________________________________________________ На дополнительное место в номере согласен(на) ____________________ (подпись лица, прибывшего в гостиницу) Согласен(на) на проживание в номере с оплатой всех мест ________________________________________________________ (подпись лица, прибывшего в гостиницу) Подпись ответственного лица ______________________________________ АНКЕТА (форма N 1-Г) Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, а также лица, перечисленные в п.4 Инструкции о порядке регистрации граждан в гостиницах заполняют анкету в одном экземпляре, остальные - в двух. После проверки личные документы возвращаются владельцам. Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй - на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца. Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН (форма N 2-Г) Заполняется дежурным администратором или работником бюро обслуживания на основании паспорта и визы. СЧЕТ (формы N N 3-Г, 3-ГМ) Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов. Счет выписывается в трех экземплярах: первый - выдается проживающему, второй экземпляр счета вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке. При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в 2-х экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя. Работник бухгалтерии сверяет формы NN 3-Г, 3-Гм с формой N 1-Г. Счета являются бланками строгой отчетности. КАРТА ГОСТЯ (форма N 4-Г) Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице. На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты. При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую. КАССОВЫЙ ОТЧЕТ (форма N 5-Г) Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму N 5-Г с формами 3-Г, 3-Гм. РАСЧЕТЫ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ (форма N 7-Г) Ведется дежурным администратором или портье в 2-х экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации. КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ (форма N 8-Г) Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы. Выписываются работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3-Гм) делается отметка о произведенном возврате. Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в ф. N 8-Г с подписью в ф. N 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую. АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ (форма N 9-Г) Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - материально-ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику. ЗАЯВКИ НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ (форма N 10-Г) Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в специальном журнале "П" по следующей форме: Регистрационный номер Наименование предприятия, организации Дата представления заявки Дата заезда, выезда Гостиница К-во мест Подпись лица, принявшего заявку 1 2 3 4 5 6 7 Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал (при наличии службы портье - портье) заполняет журнал по форме: Номер комнаты и Ф.И.О. проживающего Время заезда Оплачено до Дата смены Дата пред - полагаемого выезда дата часы дата часы белья полотенец 1 2 3 4 5 6 7 8 Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале "И" по следующей форме: Регистрационный номер Фамилия, имя, отчество Место жительства Вид заявки Дата заявки Дата заезда - выезда Гостиница К-во мест Подпись лица, принявшего заявку ОБОРУДОВАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОТЕКИ СЧЕТОВ Для хранения счетов контрольная картотека укомплектовывается кармашками, количество которых должно соответствовать количеству мест в гостинице с учетом временно используемых дополнительных мест. Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам оплаты. КВИТАНЦИЯ "АВТОСТОЯНКА" (форма N 11-Г) Составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в 2-х экземплярах: 1-й сдается в бухгалтерию, 2-ой выдается на руки плательщику. Является бланком строгой отчетности. КВИТАНЦИЯ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ (форма N 12-Г) Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего). Составляется в 2-х экземплярах: 1-ый представляется в бухгалтерию, 2-ой - плательщику. Является бланком строгой отчетности. 6. Домашнее задание:
|
