Страховой запас

Т1 Т2

t А В(t1)

Время, дни

Рис.1.5.2. Система с фиксированным размером заказа.

Условные обозначения:

Т1, Т2, Тi – величина отдельного i-го периода времени, через который повторяется заказ

t – время, необходимое на размещение и выполнение заказ (в приведенном примере – 1 день)

Р – размер заказа, для данной системы контроля величина постоянная

А – период непредвиденного усиления спроса

В – период, в котором было допущено нарушение установленного срока поставки

t1 – фактический срок поставки в период В.

Заказ делается в точке заказа и выполняется в течение времени t.

Данная система используется

для дорогостоящих товаров,

когда заказываемые товары составляют лишь небольшую долю продукции, выпускаемой поставщиком,

если используется регулярная проверка запасов,

когда физическое наличие товара легко поддается учету.

Достоинства метода:

материалы поступают равными партиями, что снижает затраты по доставке и созданию запасов,

Недостатки метода:

систематический контроль увеличивает издержки по хранению,

высокая стоимость доставки,

высокая стоимость хранения,

высокий уровень ущерба,

непредсказуемый характер спроса.

В настоящее время многие предприятия имеют в своем распоряжении специальные программы, позволяющие в ежедневном режиме учитывать уровень товарных запасов и видеть количество дней продаж. Заказ делается при достижении критического уровня запасов с учетом среднего объема продаж за последнее время. Оптимальный размер заказа можно рассчитать по формуле Уилсона:

Q опт = *И,где (2)

 

Q опт – оптимальный размер заказываемой партии,

Q – годовой объем продаж в товарных единицах,

Ct – стоимость одного заказа,

Cx – стоимость одной товарной единиц,

И – расходы на поддержание товарного запаса в % к Сх.

Эта формула применима при условии немедленного пополнения товарного запаса. На практике дата повторного заказа определяется с учетом дополнительного товарного запаса и среднего показателя спроса в период выполнения заказа.

Например, недельный объем продаж равен 30 единиц, время выполнения заказа 4 недели, тогда при дополнительном запасе в 40 единиц объем спроса равен 30х4+40=160 единиц, то есть при запасе ниже этой точки следует делать новый заказ. Данная формула может применяться в системе отслеживания товарных запасов.

Предприятие может использовать различные методы закупок:

Выбор метода закупок зависит от особенностей закупаемого товара, их состава.

Основными методами закупок являются:

-оптовые закупки (закупка товара одной партией),

-регулярная закупка мелкими партиями,

-закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки) Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, т.к. товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий, достигается экономия площади складских помещений, сокращаются затраты на документирование поставки, т.к. оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров, необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

-полный перечень товаров,

-количество товаров, имеющихся на складе,

-требуемое количество товаров.

Преимущества заключаются в ускорении оборачиваемости капитала, снижении затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

-количество не устанавливается, а определяется приблизительно,

-поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем,

-оплачивается только поставленное количество товара.

Преимущества заключаются в отсутствии твердых обязательств по покупке определенного количества товара, ускорении оборачиваемости капитала, минимизации работы по оформлению документов.

5. Закупка товаров с немедленной сдачей эффективно при закупке товаров с низкой оборачиваемостью, когда невозможно их получать по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется, и сразу вывозится со складов поставщиков. Недостаток заключается в необходимости детального оформления документации при каждом заказе, измельченности заказов и множеством поставщиков.

Экономичное количество заказов может быть вычислено по формуле:

 

ЭКЗ = ,где

 

ЭКЗ – экономичное количество заказов (ед.),

С – спрос за год (в ед.),

З – стоимость размещения заказа,

П – доля в стоимости содержания за год к стоимости единицы,

Е – стоимость единицы данного наименования товара.

 

Данная формула дает возможность оптимизировать работу по закупке, сведя к минимуму возникновения дефицита или избытка товара в магазине. Периодически следует пересматривать показатель экономичного количества заказов.

 

Автоматизация планирования закупок.

 

Для эффективного управления закупочной работой торгового предприятия важную роль играет компьютерная техника и специальное программное обеспечение.

На текущий момент в большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации пока успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту их совершения В лучшем случае поддерживается лишь небольшой перечень задач бюджетирования. Функции планирования, особенно в области планирования закупок товара пока в большей части разработок остаются в стороне.

В этой связи определенный интерес представляют системы, поддерживающие западные стандарты МRР1, МRР2, в соответствии с которыми информационные системы должны не только поддерживать функции учета уже совершившихся фактов товародвижения, но и обеспечивать планирование процесса закупок необходимых товаров у поставщиков, основываясь на уровне запасов товара, имеющегося в наличии, заказов покупателей, прогнозируемых продаж.

В качестве комплексного решения задач в области закупки рассмотрим систему «КОНКОРД» (Concord), представляемую на российском рынке фирмой Columbus IT Partner. Она содержит необходимые функции по автоматическому формированию предложений на закупку товара и внесению изменений в существующие заказы на закупки у поставщиков, а также может предоставлять пользователю информацию для анализа существующих заказов покупателей и оценки возможностей их своевременного выполнения.

При проведении оценки потребностей система позволяет учитывать, следует ли пополнять запасы исходя из оценки общей потребности за указанный пользователем период, нужно ли формировать отдельные предложения по каждому зарегистрированному в системе заказу, следует ли ограничивать поставку при достижении установленного минимума (максимума) запаса товаров, выбирать срок закупки и т.д.

Также система «КОНКОРД» может порекомендовать сократить срок поставки, ускорить выполнение оформленных закупок, увеличить объем уже сделанных закупок вместо создания дополнительны и пр.

Задача автоматического расчета потребностей в системе «КОНКОРД» предполагает выполнение следующих основных этапов:

-задание схемы планирования;

-проведение расчета потребностей;

-использование результатов расчета потребностей при формировании закупок.

Для автоматического расчета потребностей используются сведения об уровне товарных запасов из складской картотеки. По результатам обработки этих данных с помощью специальных функций расчета потребностей для одной или нескольких групп товаров автоматически формируются предложения на закупку товаров. В результате их анализа принимается решение одобрить или не одобрять сформированные системой предложения.

Основной информационной базой для выполнения расчетов является набор показателей по каждой номенклатурной единице. В соответствии с ними система рассчитывает потребности в закупках, необходимых для выполнения совокупного заказа. Оценивая потребность в товаре, система осуществляет интегральный анализ наличия данного товара на складе, ожидаемых поставок товара, прогнозируемого потребления и т.д.

Система «КОНКОРД» предлагает следующие схемы управления планированием закупки:

по потребностям;

сводную по периодам;

минимум-максимум;

по потребностям с учетом минимума закупки;

по потребностям с учетом минимума числа предложений.

 

 

Вопросы и задания для контроля знаний:

1. Что понимается под закупкой? Какие законодательные акты регулируют закупочную деятельность в Российской Федерации?

2. Какие задачи должны решаться специалистами по закупке?

3. Перечислите этапы заключения сделки?

4. Какие методы могут быть использованы для прогноза потребности в товарах? Какие из них, по вашему мнению, практически применимы в торговой практике

5. Как может быть составлен план закупок по товарам обязательного ассортимента повседневного спроса?

6. Согласны ли вы с тем, что при планировании закупок необходимо оптимизировать товарный ассортимент по прибыльности, издержкам? Опишите последовательность действий при проведении АВС – анализа?

7. Какие возможны системы управления периодичностью заказа? Чем следует руководствоваться при выборе метода закупки?