Оформление документации новой группы.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПАПКИ ГРУППЫ

 

Папка на группу создаётся для ведения контроля оплаты слушателями обучения. После того, как группа сформирована, подана заявка на преподавателя (Приложение№4) и Менеджер отдела расписания сообщил ФИО преподавателя и с какого числа он может взять группу, Администратор школы организует создание папки на группу, в которую входят следующие документы:

1. Ведомость оплаты за обучение (Форма №1). В эту форму вносим всю информацию по оплате слушателями обучения и контролируем своевременность оплаты. Поскольку каждая новая группа закрепляется за конкретным Студенческим координатором, Ведомость оплаты складывается в Журнал ведомостей оплат, которые курирует этот Студ.координатор.

2. Cover sheets (Форма №2). В эту форму вносим ФИО всех слушателей, их контактные телефоны, а также номер группы, дни и время занятий, дата начала занятий, номер аудитории. Обязательно убедитесь, что эта аудитория свободна в эти дни и время.

3. Заявки на обучение (Форма№3) всех слушателей группы. В эту форму заносятся все анкетные данные слушателей, их контакты, а также Условия и правила обучения в InterPress-International House, подписанные слушателем.

4. Бланки результатов тестов (Форма№12) всех слушателей этой группы. Этот бланк заполняется слушателем при прохождении тестирования (Приложение №3)

5. Обязательно оформляется мониторинг группы (Форма№5 (attendance lists) в соответствии с уровнем и расписанием. Обратите внимание на расписание занятий!!! Количество занятий по мониторингу должно соответствовать расписанию (60 занятий – MWF и 40 занятий – TTh)

6. Администратор школы заносит в базу файл группы (см. Внесение новой группы, Инструкция по работе с 1 С). Студ.координатор вносит всех студентов в профайл группы для дальнейшей работы с группой.

 

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПАПКИ ГРУППЫ ДЛЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ

 

Папка на группу для преподавателя является важным документом, который необходимо регулярно проверять. В эту папку входят следующие документы:

 

1. Attendance lists (Форма №5, 5а, 5в). В этой форме преподаватель отмечает посещение занятий слушателями.

- Контроль посещения слушателями занятий позволяет следить за датами, когда заканчивается количество оплаченных часов слушателями, а также производить расчёт при возврате оплаченных средств за обучение.

- По этой форме мы контролируем, чтобы занятия не посещали слушатели, которые не оплачивали обучение или у которых закончились оплаченные часы.

- Преподавателям необходимо напоминать, что если на занятии присутствует слушатель, которого нет в мониторинге, то необходимо сразу сообщить об этом администрации.

- На основании этой формы ведётся учёт часов отработанных преподавателями и рассчитывается зарплата преподавателей.

В этой же форме преподаватель отмечает, какой материал был отработан на занятии и какое домашнее задание задавалось слушателям. Эта информация необходима для контроля над прохождением материала группой и передачи информации новому преподавателю в случае замены или когда группу ведут несколько преподавателей.

2. Course Notes (для преподавателей) - описание процедуры заполнения мониторинга.

3. Procedure for completing the ‘Individual Student Record’ form (для преподавателей) - описание процедуры заполнения Individual Student Record.

4. Individual Student Record – форма для преподавателей, в которую вносятся результаты сдачи слушателями промежуточных тестов и экзамена при прохождении уровня. А также замечания по текущей успеваемости студентов.

5. Testing & Assessment – форма, которую преподаватели выдают всем студентам в группе, в которой описывается система тестов и правила получения сертификатов и дипломов по окончании курса.

6. Student Tutorials - форма для преподавателей, в которую заносятся все результаты по успеваемости каждого студента.

7. В этой папке преподаватели хранят все дополнительные материалы, которые они используют на занятиях.

 

Контрольные вопросы

1. Какая процедура для записи клиента в группу?

2. Почему необходимо обязательно тестировать клиента?

3. Как проводится расчет оплаты клиента, если он присоединяется в действующую группу?

4. На что необходимо обратить внимание клиента при заполнении заявки на обучение?

5. Какие формы необходимо положить в папку новой группы?

6. Что такое «Холодная база», и для чего она необходима?

7. Какая система подачи заявки на новую группу?

8. Как должны быть распределены группы в папке «Формирующиеся»?

9. Для чего необходимо вести Форму №1 Ведомость оплаты?

10. На что нужно обращать внимание при проведении занятий по 1С базе?