Правила внесения сведений при оформлении дубликата утерянной работником трудовой книжки
Правила заполнения дубликата трудовой книжки регламентируется разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Записи, подлежащие внесению в дубликат, должны быть оформлены по правилам, установленным в разд. 1 - 6 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Для оформления дубликата работнику необходимо обратиться с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который не позднее 15 дней со дня подачи заявления выдает дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек). См. образец составления заявления.
Сведения, вносимые в дубликат, должны соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется. На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись "Дубликат". На ней же указываются сведения о работнике. Подробнее об этом см. п. 3 настоящего материала. В разделе "Сведения о работе", в графу 3, необходимо внести общий стаж работы суммарно, т.е. сколько лет, месяцев, дней работник работал на прошлых местах работы (например, "Общий стаж работы 5 лет 4 месяца 23 дня"). Такая запись делается только в том случае, если работник имел предыдущие места работы. Обратите внимание на то, что оформление дубликата отличается от заполнения раздела трудовой книжки "Сведения о работе": наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела. Записи после указания суммарного стажа работы вносятся на основании надлежаще оформленных документов в следующем порядке (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек): 1) графа 2 - дата приема к предыдущему работодателю на работу; 2) графа 3 - наименование работодателя, структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации; 3) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу; 4) графа 2 - дата перевода на другую постоянную работу (в случае если такие переводы были); 5) графа 3 - подразделение, должность или специальность, на которую был переведен работник; 6) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о переводе на другую постоянную работу; 7) графа 2 - дата увольнения; 8) графа 3 - основание увольнения; 9) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись об увольнении. Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Подробнее об этом см. п. 4, п. 5 настоящего материала. Записи, вносимые в дубликат, должны соответствовать сведениям, содержащимся в документах, на основании которых заполняется дубликат трудовой книжки (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Ситуация из практики. Можно ли внести в дубликат трудовой книжки ссылку на статью Трудового кодекса РФ, если в справке, представленной работником с другого места работы, нет на нее указания? В дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые отражены в представленных документах. Работник, ответственный за работу с трудовыми книжками, не вправе вносить недостающую информацию. Заполнение дубликата трудовой книжки имеет особенности. Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69) все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справки, выписки, копии приказов, распоряжений). Если подтверждающий документ не содержит данные, которые в силу закона должны быть указаны (например, пункт, часть, статью, на основании которых произошло увольнение), то необходимо внести только те данные, которые содержатся в документе. Оригиналы документов, подтверждающих предыдущий стаж работы у других работодателей, возвращаются работнику, после того как с них были сняты копии и они были надлежаще заверены. Надпись, которой заверяется копия, должна содержать реквизиты, установленные п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст): - надпись "Верно"; - должность лица, заверившего копию; - личную подпись лица, заверившего копию; - расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилия); - дату заверения. См. образец удостоверения подлинности копии приказа.
|