Проектування бази данихУ Microsoft Access перед тим, як створювати таблиці, форми та інші об'єкти необхідно розробити проект структури бази даних. Правильна структура бази даних є основою для створення ефективної бази даних адекватної вимогам конкретних задач. Процес побудови структури бази даних поділяється на певні етапи, кожен з яких передбачає вирішення однієї групи проблем.
Етапи проектування бази даних: 1). Визначення мети створення бази даних. 2). Визначення таблиць, які повинна містити база даних. 3). Визначення необхідних у таблиці полів. 4). Визначення індивідуального значення для кожного поля. 5). Визначення зв'язків між таблицями. 6). Актуалізація структури бази даних. 7). Додавання даних і створення інших об'єктів бази даних. 8). Використання засобів аналізу в Microsoft Access.
Визначення мети створення бази даних На першому етапі проектування бази даних необхідно визначити призначення бази даних, основні її функції й інформацію, яку вона повинна містити. Тобто потрібно визначити основний зміст таблиць бази даних і інформацію, яку будуть містити поля таблиць. База даних повинна відповідати вимогам тих, хто буде безпосередньо з нею працювати. Для цього потрібно визначити задачі, які повинна покривати база даних, звіти, які вона повинна видавати, проаналізувати форми, що у даний момент використовуються для запису даних, порівняти базу даних, що розробляється із добре спроектованою, подібною їй базою.
Визначення таблиць, які повинна містити база даних Одним із найбільш складних етапів у процесі проектування бази даних є побудова таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми й ін.) не завжди дають повне уявлення про структуру таблиці. При проектуванні таблиць зовсім не обов'язково використовувати Microsoft Access. Спочатку краще розробити структуру на папері. При проектуванні таблиць, рекомендується керуватися такими основними принципами:
Інформація в таблиці не повинна дублюватись. Не повинно бути повторень між таблицями.
Коли визначена інформація зберігається тільки в одній таблиці, то і змінювати її доведеться тільки в одному місці. Це робить роботу більш ефективною, а також виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні зберігатися адреси і телефони клієнтів.
Кожна таблиця повинна містити інформацію тільки на одну тему.
Відомості на різні теми опрацьовуються набагато легше, якщо вони розміщуються в незалежних одна від одної таблицях. Наприклад, адреси і замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, із тим, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.
Визначення полів у таблиці Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі відомості з цієї теми. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта можуть міститися поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону. При створенні полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати: Кожне поле повинно бути пов'язане з темою таблиці. Не рекомендується включати в таблицю дані, що є результатом якогось виразу. У таблиці повинна бути присутня уся необхідна інформація. Інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (Наприклад, поля “Ім'я” і “Прізвище”, а не загальне поле “Ім'я”).
Визначення індивідуального значення для кожного поля З тим щоб Microsoft Access міг зв'язати дані з різних таблиць, наприклад, дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле або набір полів, що будуть задавати індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле або набір полів називають основним ключем.
Визначення зв'язків між таблицями Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки між таблицями. Бажано вивчити зв'язки між таблицями у вже існуючій базі даних.
|
