ОПРОС ЭКСПЕРТОВ§ 4.1. Содержание и виды опроса
Опрос — главный этап совместной работы группы управления и экспертов. Основным содержанием опроса является: постановка задачи и предъявление вопросов экспертам; информационное обеспечение работы экспертов; выработка экспертами суждений, оценок, предложений; сбор результатов работы экспертов. Можно назвать три типа задач, которые решаются в процессе опроса [31]: - оценка качественная или количественная заданных объектов; - построение новых объектов; - построение и оценка новых объектов. При коллективной экспертизе используются следующие основные виды опроса: дискуссия, анкетирование и интервьюирование, метод коллективной генерации идей, или мозговой штурм. Анкетирование может проводиться с обратной связью или без нее. При анкетировании с обратной связью опрос экспертов производится в несколько этапов с доведением до сведения экспертов некоторых результатов опроса на предыдущем этапе, включая оценки отдельных экспертов и их аргументацию. Главным в организации опроса является обеспечение максимума информации и максимума творческой активности, самостоятельности эксперта. Необходимо стремиться довести до каждого эксперта по возможности всю информацию, относящуюся к анализируемому явлению, которой располагают как эксперты, так и организаторы опроса, не лишая в то же время эксперта творческой самостоятельности и активности. Однако возможности эксперта по переработке информации ограниченны. В результате эксперт может принять решение, не используя всей информации, имеющейся в его распоряжении. Кроме того, новая информация воспринимается человеком с определенным внутренним сопротивлением и не сразу влияет на уже сложившиеся субъективные оценки. Отношение к новой информации благожелательнее, а восприятие и использование ее полнее, если она представляется в доходчивой, яркой и компактной форме. Из этих психологических особенностей следует необходимость предоставления экспертам возможностей для фиксации поступающей информации путем ведения записей, использования технических средств, а также необходимость предварительной обработки информации и представления ее экспертам в наиболее воспринимаемой форме. Необходимо подчеркнуть противоречивость значения обмена экспертами информацией, так как получение такой информации таит опасность потери творческой независимости я построении модели объекта экспертом. Разрешение этого противоречии в полной мере невозможно, и при каждой экспертизе се организаторы должны находить разумный компромисс прежде всего путем выбора вида опроса, формы и степени общения экспертов. Каждый из видов опроса имеет сбои достоинства и недостатки в построении обмена информацией между экспертами и в организации их независимого творчества. Выбор того или иного вида опроса определяется многими факторами, из которых основными являются: - цель и задачи экспертизы; - существо и сложность анализируемой проблемы; - полнота и достоверность исходной информации; - требуемые объем и достоверность информации, получаемой в результате опроса; - время, отведенное на опрос и экспертизу в целом; - допустимая стоимость опроса и экспертизы в целом; - количество экспертов и членов группы управления, их характеристики. Проведем краткое сравнение достоинств и недостатков опросов в виде дискуссии и анкетирования. Главными задачами экспертов как при дискуссии, так и при анкетировании являются в большинстве случаев сравнение и оценка некоторых объектов, факторов или вариантов действий (альтернатив) и выбор наиболее предпочтительных из них. Дискуссию обычно целесообразно проводить на первом этапе изучения проблемы для выявления возможных путей ее решения. Основным достоинством анкетирования является возможность управления степенью общения экспертов с целью получения от них самостоятельных, продуманных суждений и количественных оценок. Стоимость дискуссии и затрачиваемое время, как правило, меньше, чем при анкетировании, так как последнее требует большой и сложной работы по его подготовке, проведению и обработке результатов, а также предъявляет высокие и специфические требования к квалификации членов группы управления. Специфичность требовании заключается в том, что они или хотя бы некоторые из них кроме высокой подготовки по теме опроса должны иметь подготовку и опыт в проведении анкетирования и обработки его результатов. Опасность конформизма экспертов при дискуссии больше, чем при анкетировании, так как возможности ограничения и регулирования общения экспертов гораздо меньше. В то же время снижение творческой активности того или другого эксперта при дискуссии легче обнаружить, чем при анкетировании, и само понятие авторитета имеет свои особенности. Ведущий дискуссию по возможности не должен быть связан причинами конформизма экспертов. Полная независимость ведущего невозможна, но одно из важных достоинств дискуссии в том и заключается, что в столкновении конкурирующих мнений, даже при отсутствии беспристрастного судьи-ведущего, стимулируется активное участие каждого эксперта, и его конформизм либо ослабевает, либо становится очевидным, а следовательно, и не столь опасным. Серьезная опасность для плодотворности дискуссии таится в возможности рождения авторитетов — «глушителей» творчества в ходе самой дискуссии. Таковыми часто оказываются наиболее активные, страстные и красноречивые ее участники, умеющие вязать логические цепи внешне убедительных построении. Эти качества не всегда сочетаются с искренностью, глубоким знанием предмета творческим потенциалом и правильным, с точки зрения' цели экспертизы, отношением к дискуссии. Однако даже и при таком счастливом сочетании лидеры вредны, если они подавляют индивидуальности других экспертов, ибо это подавление противоречит самой идее метода коллективных экспертных оценок. В то же время активность и страстность выступлении сами по себе полезны, так как стимулируют активность мышления, способствуют созданию атмосферы творческого соревнования. В ходе дискуссии происходит согласование позиции экспертов, в результате чего вырабатывается единое мнение группы экспертов, фиксируемое как результат экспертизы. Однако следует учитывать, что согласование позиций может быть выражением не только подлинного мнения всех экспертов, но в той или иной степени результатом давления, пусть не явно выраженного, ведущего или одного из экспертов. Кроме того, ведомственные и личные интересы экспертов, их Психологические особенности (склонность одних быстро менять позицию, упрямство других, нежелание открыто дебатировать) могут привести к тому, что единое мнение группы будет получено путем компромисса, а не как результат глубокого анализа проблемы в интересах ее наилучшего решения. Из этого следует, что группа в своих выводах может руководствоваться в значительной степени логикой компромисса, а не одной лишь логикой анализируемой проблемы. Как правило, это обстоятельство вредно, так как задачей экспертов является прежде всего всестороннее изучение проблемы, анализ информации с целью выработки возможно более объективных оценок, а не принятие решения компромиссного характера. Расхождения индивидуальных и групповых интересов участников дискуссии могут привести и к полной ее безрезультатности— к «семантическому крушению» группового взаимодействия по выражению некоторых зарубежных специалистов. В то же время нельзя и абсолютизировать вред компромиссов, если задачей опроса являются рекомендации по выработке решения. Эти компромиссные рекомендации могут отражать объективно существующую расстановку сил, влияний, заинтересованность тех или иных сторон (ведомств, предприятий), без учета чего принятое оптимальное решение не удастся провести в жизнь. Есть один недостаток опроса в виде дискуссии: как правило, в тени остается путь, по которому эксперты пришли к соглашению, так как ход дискуссии не всегда полностью фиксируется. Анкетирование является наиболее эффективным и самым распространенным видом опроса, ибо позволяет наилучшим образам сочетать информационное обеспечение экспертов с их самостоятельным творчеством. Широкие возможности регулирования и контроля общения экспертов позволяют свести к минимуму опасность конформизма. В то же время полной независимости экспертов при анкетировании добиться также невозможно. Прежде всего на оценки эксперта даже при строгом соблюдении анонимности не могут не оказать влияния интересы его ведомства, организации, известные эксперту позиции авторитетных для него в том или ином смысле людей. Влияние на суждения эксперта оказывают и. составители анкет-вопросников. Сообщение, даже анонимное, эксперту оценок и аргументации других экспертов может привести к изменению экспертом своих оценок не в результате глубокого обдумывания, а из-за склонности избежать расхождении с большинством участников или с экспертами, аргументация которых показалась убедительной.
§ 4.2. Анкетирование и интервьюирование
Анкетирование заключается в предъявлении экспертам опросных листов-анкет, на вопросы которых они должны дать ответы в письменной форме. Интервьюированием является устный опрос эксперта членом группы управления — интервьюером. Анкеты имеют обычно форму таблиц. Конкретная форма анкет и содержание основных вопросов по сути анализируемой проблемы определяются, естественно, спецификой проблемы. Анкетирование может быть очным и заочным. В первом случае заполнение анкет производится экспертом в присутствии члена группы управления. При заочном анкетировании непосредственного контакта эксперта с членом группы управления нет (анкеты могут высылаться по почте). Достоинствами заочного анкетирования являются простота его организации, возможность привлечения без больших затрат экспертов, живущих в разных городах, и меньшая загрузка организаторов. Однако при этом возможны неправильное истолкование вопросов экспертом, затяжки в ответах и т. п. Кроме того, не исключено, что ответы будут даны экспертом не самостоятельно или вообще не тем человеком, которому они были адресованы. Недостатком очного анкетирования является возможность оказания влияния анкетирующего на ответы эксперта. Все вопросы анкет можно классифицировать по содержанию и по форме. По содержанию вопросы делятся на три группы: - объективные данные об эксперте (возраст, образование, должность, ученая степень, специализация, стаж работы и т. д.); - основные вопросы по сути анализируемой проблемы; - дополнительные вопросы, позволяющие выяснить источники информации и аргументации эксперта, самооценку компетентности эксперта. По форме основные вопросы делятся на открытые, или свободные, закрытые и с «веером» ответов, а также на прямые и косвенные. Закрытый вопрос задается в форме, предполагающей лишь три возможных ответа — «да», «нет», «не знаю». Вопрос с «веером» ответов представляет эксперту возможность выбора одного из предлагаемых ответов, например, срока реализации определенной научно-технической идеи из ряда перечисленных сроков. К этой же форме относятся вопросы-задания на ранжирование заданных объектов, на оценку их весов, значимости в баллах, на оценку вероятности некоторого события. При задании вопроса в такой форме эксперту может быть предоставлено право дать две или три оценки одного объекта — минимальную, среднюю, максимальную (или оптимистическую, среднюю, пессимистическую). При задании оценить какой-либо объект в баллах желательно для уменьшения расхождения экспертов дать описание шкалы. Открытым, или свободным, называется вопрос, ответ на который может быть дан в произвольной форме. Открытые вопросы наиболее целесообразны в первом туре опроса, проводимого в несколько туров, так как позволяют широко охватить анализируемую проблему, выявить спектр мнений и точек зрения экспертов. В ответах на открытые вопросы эксперты могут вскрыть новые, не предусмотренные организаторами опроса, аспекты проблемы, подходы к ее решению. Иногда целесообразно просить эксперта сформулировать условия, при которых он взялся бы за решение проблемы. Недостатком открытых вопросов является слишком широким диапазон и неконкретность ответов, что может привести к несопоставимости ответов экспертов, весьма затрудняющей обработку результатов опроса. Количественная обработка таких ответов часто будет просто невозможна. Вероятность неоднозначной трактовки закрытых вопросов и вопросов с «веером» ответов значительно меньше. Это обстоятельство, а также конкретность ответов на такие вопросы делает возможным количественную обработку результатов опроса, что и является причиной наиболее широкого использования при анкетировании именно этих двух видов вопросов. Их недостатком является опасность навязывания эксперту ответов, поэтому в формировании вопросов и при составлении возможных ответов необходимо избежать тенденциозности, делать «веер» достаточно широким, а кроме того предоставить эксперту возможность выйти за пределы «веера». В этом случае эксперт должен аргументировать свое решение. Кроме рассмотренных трех форм вопросов, можно ввести еще одну форму, промежуточную между открытыми вопросами и вопросами с «веером» ответов. Это вопрос-задание на проведение морфологического анализа, на построение дерева целей, альтернатив. При задании вопросов в любой форме эксперт должен быть поставлен в известность, что он вправе выдвинуть новые вопросы и дать на них ответы, а также назвать экспертов, не включенных в число опрашиваемых, которые способны дать ответы на вопросы анкеты или вопросы, выдвинутые им самим. Кроме того, эксперт должен иметь возможность изложить своп замечания и советы по форме и содержанию анкет. Косвенные вопросы используются, когда есть опасения, что эксперт уклонится от ответа на прямой вопрос, в частности если целесообразно скрыть от эксперта цель использования его ответов. Такой целью может быть проверка самостоятельности эксперта, оценка его компетентности, его отношения к экспертизе. Кроме анкет-вопросников, экспертам должна быть дана пояснительная записка, имеющая целью предопросную ориентировку экспертов и содержащая информацию о целях экспертизы, задачах опроса, объектах экспертизы, необходимые организационные сведения и инструкцию по заполнению анкет, в которой приводятся примеры порядка и способа заполнения. При очном анкетировании производится также устный инструктаж как перед анкетированием, так и в ходе него. Интервью является беседой, в ходе которой интервьюер ставит вопросы эксперту по заранее в той или иной степени разработанной программе. Одновременно может производиться опрос нескольких экспертов, однако в этом случае есть опасность потери самостоятельности экспертов и, кроме того, интервью грозит превратиться в дискуссию. От очного анкетирования интервьюирование отличается тем, что при интервью эксперт дает ответы в устной форме на устные вопросы, точное содержание которых до опроса ему, как правило, не было известно, хотя тематика интервью могла быть сообщена ему заранее. Впрочем, четкую грань между анкетированием и интервьюированием провести невозможно, так как последнее является, по сути, видом анкетирования в устной форме. Важно, что при таком опросе эксперт не имеет времени для серьезного продумывания своих ответов и не ведет каких-либо записей, а интервьюер строит свои вопросы в значительной степени в зависимости от ответов эксперта на предыдущие. Вопросы, задаваемые эксперту, должны позволять отвечать на них экспромтом. Достоинством интервью является непрерывный живой контакт интервьюера и опрашиваемого, что позволяет быстро получить большое количество информации и всесторонне, хотя и поверхностно, осветить объект экспертизы. Недостатками интервью являются возможность сильного влияния интервьюера на ответы эксперта отсутствие времени для глубокого продумывания ответов, а также высокие требования к опрашивающему и большое время, расходуемое на опрос всего состава экспертов. Интервьюер должен хорошо знать анализируемую проблему, уметь четко формулировать вопросы, создавать непринужденную обстановку и уметь слушать, в частности правильно интерпретировать паузы, уклонения, умолчания. Подготовка интервьюера к опросу заключается в основном в разработке цели интервью и подготовке главных вопросов, суть которых должна быть записана, хотя их окончательное формулирование может быть произведено в ходе интервью.
§ 4.3. Дискуссия
Как уже указывалось в 4.1, дискуссию целесообразно проводить для решения задач, не требующих точной количественной оценки объектов, параметров, альтернатив. Количество участников дискуссии может составлять от нескольких до 20—30 человек. Процедура подготовки и проведения дискуссии может быть разделена на три этапа: - определение и формулирование предмета дискуссии и порядка ее проведения, а также подготовка участников дискуссии; - собственно дискуссия; - подведение итогов, фиксация и обработка результатов дискуссии. Подготовка включает также материально-техническое обеспечение дискуссии. На первом этапе члены группы управления решают следующие основные задачи: - выявление различных аспектов анализируемой проблемы, роли, значимости факторов, связанных с ней, и определение главных из них; - формулирование цели дискуссии и требований к экспертам; - отделение спорных вопросов, сторон проблемы от бесспорных, являющихся основой полемики по спорным вопросам; - определение и ограничение спектра спорных вопросов, решение которых выносится на дискуссию; - определение способов и условий решения спорных вопросов, т. е. построение процедуры проведения дискуссии. Предварительное выявление различных аспектов проблемы и основных факторов позволяет четко сформулировать цели дискуссии и требования к ее участникам-экспертам. Ограничение спектра спорных вопросов, разногласий производится по ряду критериев, важнейшими из которых являются обозримость всех сторон, аспектов проблемы, возможность и целесообразность полного или частичного решения проблемы. Определение процедуры проведения дискуссии включает: - выбор методов анализа проблемы, методов изложения соображений, доказательств, используемых экспертами; - выбор средств представления информации, в том числе аргументов, доказательств и выводов экспертов, а также средств фиксации и переработки информации и ходе дискуссии; - установление и объявление места и времени проведения дискуссии, порядка и регламента ее фаз и отдельных выступлений. В дискуссии эксперты могут использовать различные методы анализа проблемы, изложения своих соображений, доводов, мотивов и доказательств. Чаще всего используются логические и математические методы, в последнее время в ходе дискуссии стали использоваться ЭВМ, в частности для проведения совместного моделирования проблемы, построения матриц «цели-средства», деревьев решений. Довольно распространенной ошибкой является терминологическое и физико-математическое высокомерие, «кокетство», приводящие к нарушению взаимного понимания, раздражающие некоторых участников дискуссии и гасящие их творческую активность. При настоятельной необходимости использования незнакомого кому-либо из участников дискуссии научного языка, аппарата это должно быть сделано тактично, уважительно, по возможности для всех понятно. Не исключено использование «переводчиков» — людей, компетентных в различных областях, затрагиваемых в дискуссий, пусть и не являющихся глубокими специалистами ни в одной из них {24]. Выбору и подготовке материальных средств представления, фиксации и обработки информации, содержащейся в выступлениях экспертов, должно быть уделено серьезное внимание. Нередко даже широко доступные средства представления и фиксации информации (например, плакаты, слайды, магнитофоны, стенография) не используются или используются не с полной отдачей. Так, весьма широко распространенной ошибкой является использование плакатов с формулами, графиками, таблицами, перегруженных несущественными деталями и читаемых из-за мелкого масштаба лишь с близкого расстояния. Полезные советы по оформлению плакатов и слайдов приведены в работе [29]. Результаты работы по подготовке дискуссии оформляются в виде пояснительной записки и инструкции экспертам, в которых излагаются предмет, задачи и цель дискуссии, а также процедурно-организационные вопросы проведения дискуссии, роль и задачи экспертов. Кроме пояснительной записки и инструкции, могут быть написаны доклад, излагающий результаты предварительного анализа проблемы, выносимой на обсуждение, и проект решения. Все эти материалы передаются экспертам заблаговременно для их подготовки к дискуссии. Материально-техническое обеспечение дискуссии имеет целью создание комфортных условий ее участникам, что включает подготовку рабочего и подсобных помещений, средств представления, фиксации и обработки информации, справочного обеспечения. Иногда полезно предложить участникам чай или кофе. Второй этап дискуссии — собственно дискуссия, обычно включает вступительное слово ведущего (председателя), доклад по анализируемой проблеме, вопросы докладчику и его ответы, выступления экспертов, принятие решения. Во вступительном слове ведущий напоминает предмет, задачи и цель дискуссии, кратко излагает результаты предварительного анализа проблемы, особое внимание уделяя основным аспектам проблемы и спорным вопросам. Во вступительном слове также объявляется порядок проведения дискуссии, режим и регламент выступлении и поясняется порядок использования средств представления, обработки и фиксации информации. Кроме того, необходимо определить порядок принятия решения и образовать комиссию по отработке решения или объявить ее состав, если она была сформирована раньше. В докладе, который делает один из организаторов дискуссии или один из экспертов, следует предложить возможные пути решения проблемы с показом их достоинств и недостатков. Устный доклад может и отсутствовать, если участникам дискуссии заранее представлены в письменной форме результаты предварительного анализа проблемы. Типичная структура выступления участника дискуссии содержит следующие основные элементы: изложение точки зрения выступающего с отчетливым выявлением моментов согласия и моментов расхождения с оппонентом; аргументация своей позиции, мотивировки, доказательства и иллюстрирующие примеры; выводы и предложения. Доказательство может быть представлено либо как некая самоочевидная гарантия истины (может быть со ссылкой на некоторые обстоятельства, условия, факторы), либо как логичное расчленение положения, подлежащего обоснованию, на ряд первичных положении, самоочевидных или неопровержимо и сравнительно просто обосновываемых. Второй способ доказательства более целесообразен, так как в этом случае доказательство имеет форму мыслительного эксперимента, в котором участвует вся аудитория, что придает доказательству наибольшую убедительность и смягчает неприятный эффект опровержения доводов оппонента, чем способствует созданию творческой и терпимой атмосферы дискуссии. Все выступления (по крайней мере, их суть) должны записываться. Для этого можно использовать магнитофон или группу секретарей из двух-четырех человек, разбирающихся в проблеме. Необходимы перерывы на 10—20 мин. через каждые 50—90 мин. работы, а также более длительный перерыв на обед, если дискуссия должна занимать практически весь рабочий день. Не следует жалеть времени на перерывы— во время перерывов дискуссия практически не прекращается, и кулуарные обсуждения часто дают интересный материал. Результативность дискуссии в очень большой степени зависит от ведущего, общей задачей которого является всемерно способствовать реализации основного достоинства дискуссии— всестороннего оперативного анализа проблемы экспертами, взаимно стимулирующими и информирующими друг друга, и в то же время делать все возможное для смягчения ее главных недостатков —высокой опасности конформизма и возможности принятия компромиссного решения, не отвечающего истинным интересам дела. Для решения этой задачи ведущий должен: быть максимально логичным, объективным и благожелательным; обеспечить активное творческое участие в дискуссии всех приглашенных и в то же время не допускать многословия, излишних повторений, отклонений от темы; фиксировать и в ходе дискуссии кратко и четко резюмировать моменты, по которым достигнуто согласие и моменты расхождения; строго следить за выполнением распорядка дискуссии, регламента и, тем более, не нарушать его самому; не злоупотреблять своими правами, не навязывать своей точки зрения, не прерывать и не одергивать выступающих. Ведущий должен быть особенно внимателен к участникам, занимающим невысокое служебное и общественное положение, так как в противном случае их присутствие на дискуссии может оказаться просто лишним. Иногда для уменьшения опасности конформизма следует дать возможность таким участникам выступить первыми, что, впрочем, не должно носить подчеркнутого характера. Этого обычно можно избежать, так как такие участники компетентны, как правило, в частных аспектах анализируемой проблемы, которые часто целесообразно рассмотреть в первую очередь. Опыт показывает, что наиболее распространенным недостатком в проведении дискуссии является уклонение от ее основной темы. Высокая компетентность и широкая эрудированность участников дискуссии, умение говорить красноречиво, их высокое служебное и социальное положение, широкий спектр ведомственных интересов — все это лишь увеличивает опасность «расплывания» дискуссии, ухода ее в сторону от рассмотрения главных факторов, обстоятельств, определяющих судьбу проблемы. В результате теряется драгоценное время и, что самое главное, может быть получено неправильное решение или даже забыта, как это ни странно звучит, основная цель дискуссии. Ведущий должен самым решительным образом не допускать таких отклонений, невзирая ни на красноречие, ни на положение выступающего. Ведущему необходимо также препятствовать отвлечению присутствующих, образованию «мини-дискуссии», выступлениям с места (не считая кратких реплик) и не допускать появления второго ведущего. Для успешного выполнения задач ведущего он должен быть знатоком проблемы, обладать высоким авторитетом и отвечать многим требованиям: обладать быстрым умом, чувством юмора и такта, широкой эрудицией и вместе с тем быть твердым в руководстве дискуссией. Недопустима тенденциозность ведущего, проявление конформизма, даже если он заинтересован в том или другом решении проблемы. Существующая практика назначения на роль ведущего наиболее крупного специалиста по анализируемой проблеме или представителя руководства организации — организатора дискуссии (что часто совмещается в одном лице), очевидно, в основном оправдана, но не должна быть непреложным законом. Заключительный этап дискуссии состоит в подведении ведущим итогов обсуждения и согласовании решения, проект которого (в нескольких вариантах) был отработан в ходе дискуссии комиссией. Часто единогласного принятия всех пунктов решения достичь не удается, поэтому в конце решения или в специальном приложении к нему должны быть изложены «особые мнения» с их аргументацией и указанием авторов. Тактика силового давления или торга в принятии решения противоречит самой идее дискуссии как метода коллективного принятия решения. Опыт проведения дискуссий свидетельствует о возможности получения ценных предложений от се участников после дискуссии примерно через сутки. В связи с этим целесообразно на следующий день обратиться к участвующим в дискуссии с просьбой высказать мнения, если они в чем-то изменились или могут быть дополнены. При этом должен быть выбран индивидуальный, не связывающий эксперта способ сообщения им новой информации. Затем группа управления производит анализ и обработку (в том числе количественную) результатов дискуссии и всех ее материалов, т. е. решения, «особых мнений», записей выступлений и дополнений, сделанных экспертами после дискуссии. Если в результате анализа выяснится ошибочность, неточность или нецелесообразность некоторых положений решения, необходимо повторить дискуссию или, по крайней мере, провести согласование сомнительных положений с экспертами-авторами этих положений или заинтересованными в том или ином смысле сторонами, представленными на дискуссии. Отсутствие позитивных и обоснованных решений дискуссии может привести к откладыванию решения проблемы или к одностороннему волевому и далеко не оптимальному ее «решению», которое часто лишь усугубляет трудности, породившие проблему. И конечно, вера в плодотворность дискуссий будет основательно подорвана.
§ 4.4. Совещания
Совещания созываются, для взаимного информирования и ориентации его участников, обмена мнениями, разработки и координирования планов, выработки рациональной линии действий и в связи с другими задачами, решение которых требует сбора группы людей для обмена информацией, ее обсуждения, получения указаний, принятия решений. Совещание является дорогим мероприятием, так как отрывает от выполнения прямых обязанностей большое количество людей. Поэтому совещания должны созываться лишь при действительной необходимости, тщательно готовиться и проводиться в минимальное время. Существуют различные классификации деловых совещаний. Так, совещания могут делиться на диктаторские и автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные. На диктаторском и автократическом совещаниях правом выступления обладает лишь руководитель, который ведет совещание и дает указания. Остальные при-сутствующие лишь слушают и задают вопросы руководителю или отвечают на его вопросы. Такие совещания наиболее распространены в военной практике или в особых условиях, например при ликвидации стихийных бедствий. В обычных «гражданских» условиях эти совещания могут иметь место, если руководитель должен дать указания или проинформировать коллектив, а также если коллектив не созрел для компетентного демократического обсуждения проблемы. Диктаторские и автократические совещания часто имеют форму информационных (директивных или инструктивных), а также оперативных диспетчерских летучек. На сегрегативных совещаниях руководитель или назначенное им лицо делает доклад, а затем руководитель предлагает высказаться участникам и принимает решение. Дискуссионные совещании подробно разобраны выше. Свободное совещание не имеет четкой повестки дня, может быть проведено без ведущего и сводится к обмену мнениями без принятия фиксируемого решения. Обычно имеет форму разговора, беседы между небольшим числом участников и может происходить за обедом, в кулуарах конференции, в автомашине, поезде. Опыт показывает, что лучше провести одно совещание с несколькими вопросами, чем несколько совещаний, с одним-двумя вопросами каждое. Это справедливо, конечно, лишь при высокой организованности совещания. Деловые совещания как вид служебной деятельности имеют свою специфику, отличающую их от дискуссии как метода опроса экспертов. Поэтому кратко рассмотрим основные этапы деловых демократических совещаний и требования к ним, используя [18], [32]. Подготовка совещания включает: определение тематики совещания и принятие решения о его проведении; формирование повестки дня; определение задач и цели совещания; определение персонального состава участников; определение даты, времени начала, регламента и длительности совещания; подготовку доклада и проекта решения; оповещение и предварительную подготовку участников совещания, включая возможное распределение тем выступлений; материально-техническую подготовку совещаний. Следует избегать неожиданных и внеплановых совещаний. С другой стороны, перенос времени, а тем более даты запланированного и уже объявленного совещания еще более вреден и часто говорит о ненужности совещания или о недостатках в стиле руководства. Совещание лучше проводить во второй половине дня, освобождая первую для творческой работы, исполнения прямых обязанностей. Доклад должен обращать внимание присутствующих на главное, содержать существенные идеи, конструктивные предложения или, по крайней мере, четко излагать спорные места, сложности и обосновывать необходимость их разрешения. Кроме того, весьма желательны логическая стройность, литературность языка, выразительность и эмоциональность изложения, хорошая дикция. Требования к докладчику и докладу (не во всем бесспорные) подробно изложены в работе [29]. Устный доклад может отсутствовать, если участники совещания хорошо знакомы с вопросами, выносимыми на обсуждение, пли получили доклад (развернутые тезисы) в письменной форме до совещания. В этом случае необходимо лишь вводное слово председателя с некоторыми напоминаниями порядка работы. Можно предложить следующий регламент проведения совещания: вопросы по докладу и ответы — 5—10 мин.; обсуждение—10—30 мин. с выступлениями по 2— 5 мин.; чтение проекта решения — 3—5 мин.; обсуждение и принятие решения —10—15 мин. При таком регламенте совещание будет проведено в течение не более часа. Регламент необходимо соблюдать очень строго, что, как правило, не делается. Образцом краткости и деловитости были заседания Совнаркома, проводившиеся под председательством В. И. Ленина. В апреле 1919 г. он предложил «утвердить общий регламент СНК. 1. Докладчикам 10 мин. 2. Ораторам 1-ый раз — 5, 2-ой раз — 3 минуты. 3. Говорить не > 2-х раз. 4. К порядку 1 за и 1 против по 1 минуте. 5. Изъятия по особым постановлениям СНК» [2]. Председатель должен отделять серьезные, имеющие глубокие причины, разногласия, споры от личных, мелких, не отражающих сложностей обсуждаемой проблемы. Такого рода споры он должен незамедлительно пресекать, по возможности тактично снимая напряженность. Решение председателя о продолжении совещания зависит от конкретных условии и может быть следующим: продолжить совещание (может быть в сокращенном составе) после краткого перерыва, если есть надежда согласовать разногласия в рамках данного совещания; прекратить совещание, зафиксировав согласованные положения и создав комиссию по подготовке решения спорных вопросов в рабочем порядке или на новом совещании. Передать решение спорных вопросов более высокой инстанции (крайний случай). § 4.5. Мозговой штурм Мозговой штурм представляет собой метод получения новых идей, решений какой-либо проблемы в результате коллективного творчества группы людей в ходе заседания-сеанса, проводимого по определенным правилам. Метод мозгового штурма называют также мозговой атакой, методом коллективной генерации идей и методом группового рассмотрения с отнесенной оценкой. Принципиальной особенностью метода является абсолютное исключение в ходе самого сеанса критики и какой-либо оценки высказываемых идей. Сущность метода мозгового штурма заключается в разделении решения двух задач: генерирования новых идей; анализа и оценки предложенных иде
|