Формуляр документа

 

Документи з високим рівнем стандартизації складають­ся за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовностіна бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок— це модель побудови однотипних документів. Він передбачає реквізити та їх розташування в організа­ційно-розпорядчих документах, як-от:

державний герб;

емблема організації чи підприємства;

зображення державних нагород;

код установи, організації, підприємства;

код форми документа;

назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника);

повна назва організації, установи чи підприємст­ва - автора документа;

назва структурного підрозділу;

індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс та дату вхідного документа;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

відмітка про контроль;

текст;

відмітка про наявність додатка;

підпис;

гриф узгодження;

візи;

печатка;

відмітка про засвідчення копій;

відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

відмітка про виконання;

відмітка про перенесення даних на машинний носій;

відмітка про надходження.

Розрізняють два основних види формулярів — із поздов­жнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожно­му реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Для документів з високим рівнем стандартизації дру­карським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк — це друкована стандартна форма якогось доку­мента з реквізитами, що містять постійну інформацію. Блан­ки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Бланки містять трафаретний текст.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постій­ної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків для складання документів підви­щує культуру ділового спілкування, надає інформації офі­ційного характеру.