Этапы процедуры выбора поставщика. Критерии выбора оптимального поставщика.Сегодня, в условиях рыночной экономики, можно выделить следующие этапы выбора поставщика: 1. Анализ рынка действующих поставщиков. 2. Подготовка запросов по расценкам и рассылка запросов. 3. Получение предложений с расценками. 4. Предварительная оценка предложений и удаляются из списка те фирмы, с которыми могут возникнуть проблемы. 5. Техническая оценка для определения соответствия товаров соответствующим спецификациям. 6. Коммерческая оценка и сравнение расходов и других условий. 7. Подготовка к встрече с потенциальными поставщиками для обсуждения возможных условий сделки. 8. Обсуждение условий сделки. 9. Выбор поставщика. Это, как правило, та фирма, которая в наибольшей степени соответствует предъявляемым требованиям. 10. Встреча с поставщиком для обсуждения деталей. 11. Размещение заказ на поставку продукцию. Имеется два основных критерия выбора оптимальных поставщиков (1) стоимость приобретения продукции или услуги и (2) качество продукции или обслуживания. Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость. Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. Кроме основных критериев существует еще ряд дополнительных: - удаленность поставщиков от потребителей; - риск забастовок у поставщика; - сроки выполнения текущих и экстренных заказов; - психологический климат у поставщика; - способность обеспечить поставку запасных частей и комплектующих в течение всего срока службы поставляемых технически сложных изделий; - финансовое положение поставщика; - кредитоспособность поставщика (возможность предоставления отсрочки в оплате товара или продажа товара в кредит); - предлагаемые торговые марки; - наличие у поставщика резервных мощностей и др. На выбор оптимального поставщика оказывает влияние результат работы по уже заключенным договорам. Для этого может быть использован матричный метод, в основе которого - разработка специальной шкалы оценок, позволяющей рассчитать рейтинг действующих поставщиков. Расчет рейтинга оптимального поставщика осуществляется с использованием матрицы выбора решений. Вначале выбирается критерий оценки поставщика и экспертным путем специалистами отдела закупки определяется его значимость. Затем определяется значимость остальных критериев. Использование матрицы решений предполагает следующую последовательность действий: 1. Составление списка критериев. Например, могут использоваться такие, как цена, надежность поставки, качество продукции, условия платежа, возможность внеплановых поставок, финансовое состояние поставщика и т.д. 2. Происходит оценка каждого критерия и присвоение им удельного веса, исходя из того, что сумма всех удельных весов равна единице. Более важному критерию присваивается более высокий удельный вес. Например, цена товара
3. считается наиболее важным критерием и ему присваивается значение, равное 0,6. 3. Происходит присвоение баллов каждому поставщику с учетом качества выполнения им договорных обязательств по каждому критерию, используя десятибалльную систему. Тем лучше поставщик справляется с условиями поставки, тем выше балл. Например, поставщик А заслуживает 10 баллов. 4. Происходит подсчет общего количества баллов для каждого поставщика: для этого весовой показатель каждого критерия умножается на бальную оценку важности этого критерия для каждого поставщика. Итоговое значение рейтинга рассчитывается путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку для данного поставщика. 5. Рассчитав рейтинг, определяют наилучшего поставщика: чем выше рейтинг, тем выше место поставщика. В дальнейшем с ним пролонгируют договор поставки.[3] Матрица выбора решения представляется в табличной форме. Таблица 4.4.1 Матрица выбора решения.
Планирование и организация переговоров. Стратегия и тактика ведения переговоров.
Установлению договорных отношений предшествует преддоговорной период, в течение которого ведутся предварительные переговоры о предстоящей сделке и согласовываются ее основные условия. Эти переговоры могут вестись путем переписки, личных встреч, с использованием различных средств связи. До начала переговоров следует осуществить следующие мероприятия: 1. Собрать информацию о психологических особенностях лиц, с которыми будут вестись переговоры. 2. В ненавязчивой, но эффективной форме донести до партнера выгодную информацию о своей фирме. Как правило, это можно сделать, используя буклеты, пресс - релизы, каталоги. 3. Ознакомиться с рыночными ценами на интересующие виды товаров и определить базу договорных цен. 4. Собрать необходимые справочные материалы - о курсе валют, транспортных тарифах, ставках таможенных пошлин и т. д. 5. Составить проект договора. 6. При необходимости проконсультироваться со специалистами по вопросам качества или юридическим вопросам. Должностной уровень работников, ведущих переговоры, зависит от целей переговоров и от уровня представителей партнеров. Если в ходе переговоров предусмотрено обсуждение текущих вопросов, связанных с исполнением договорных обязательств, переговоры обычно возглавляются (ведутся) специалистами. Если предусмотрено подписание договора или обсуждение перспектив сотрудничества, то переговоры ведутся на уровне первых лиц. Если содержание обсуждаемых вопросов не требует личного участия в переговорах руководителя, допускается его приход на короткий срок с протокольными целями (приветствие, пожелание успехов в переговорном процессе и т.д.). Однако если руководитель присутствует на переговорах сначала, покидать место переговоров до их окончания не принято без информирования партнера и его согласия. Иначе это может быть расценено как акт неуважения. Также недопустимо вести на переговорах магнитофонную запись или стенограмму, что является свидетельством недоверия к партнеру. Можно поручить одному из участников переговоров делать письменные записи о достигнутых на переговорах договоренностях. Они подписываются обеим сторонами и подшиваются к основному тексту договора. На деловых переговорах недопустимо нерегулируемое, спонтанное обсуждение вопросов, что является свидетельством слабой коммерческой подготовки. Целесообразно перед началом переговоров обсудить протокол, определяющий порядок проведения деловых встреч. Договариваться о встрече принято не ранее чем за 2-3 дня, при этом уточняются вопросы, выносимые на обсуждение и продолжительность встречи. Эффективность деловых переговоров во многом определяется знанием деловой этики и этикета. Этика - одна из древнейших теоретических дисциплин, объектом которой является мораль. В современных условиях этика - прежде всего отрасль знания, особая наука, позволяющая рассматривать и оценивать человеческие отношения, поведение людей с точки зрения их соответствия общепринятым нормам. Под этикой понимается и практическая реализация этих норм, определяя поведение людей как этическое, либо как не этическое. Поэтому различают профессиональную этику и, в частности деловую этику. Деловая этика - это нормы поведения предпринимателя, требования, предъявляемые обществом к стилю предпринимательской работы, характеру общения с людьми, социальному облику. Деловая этика - это адаптированные к практическим нуждам бизнесмена сведения об основных этических понятиях, о моральных требованиях к стилю работы и облику делового человека. Деловая этика - это этика ведения переговоров с партнерами, этика ведения документации, использование этических методов конкуренции. Также различают деловой этикет, который формируется под влиянием традиций и определенных сложившихся исторических условий конкретной страны. Бизнес-этикет или социальный этикет это искусство говорить о незнакомом так, чтобы информация была понятна большинству людей.[6]
|
