Механизмы закупочной логистикиУправление системой закупок на предприятии преследует следующие цели: 1. расширение номенклатуры продукции; 2. снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков; 3. избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции; 4. контроль над специальными заказами; 5. контроль над упущенными продажами; 6. увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа. Существуют следующие основные формы снабжения сырьем и материалами: 1. складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы; 2. транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей; 3. поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков. Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих условиях: 1. количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт; 2. потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории; 3. продукция требует высокоспециализированного обслуживания. Активная политика предприятия в области условий поставки заключается в том, что при продаже продукция должна быть доставлена как можно ближе к складу покупателя. При покупке продукция должна быть получена в собственность как можно с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему планированию бизнеса и контролю цепи поставки. Преимущества активной политики условий закупки:
Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций. 1. Анализ рынка. 2. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время. 3. Получение и оценка предложения поставщика. 4. Выбор поставщика. 5. Согласование стоимости обслуживания и заключение договора. 6. Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя. 7. Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем. 8. Размещение заказа. 9. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики. 10. Установление единой политики в отношениях с поставщиками. 11. Выработка методов учета продукции. 12. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции. 13. Ускорение оплаты продукции. 14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса. 15. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств. 16. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции. 17. Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции. 18. Анализ ценности и возможностей поставщика. 19. Разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок. Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии: 1. определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.); 2. формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции; 3. размещение объявлений о подаче предложений; 4. оценка предложения; 5. окончательные переговоры; 6. составление документации; 7. поставка и контроль качества; 8. обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств. Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок. Планирование закупок товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия. Планирование закупок продукции имеет следующие цели: 1. снижение уровня сверхнормативного запаса продукции; 2. поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей; 3. координация графика доставки и плана по производству. При разработке плана закупок продукции учитываются следующие факторы: 1. минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком; 2. скидки при изменении объема поставляемой продукции; 3. ограничения по времени (сроку годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия; 4. местонахождение поставщика. Если поставщик – зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки; 5. надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок; 6. ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков; 7. сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии). Рассмотрим основные компоненты системы планирования потребности в материалах: 1. график основного производственного или торгового процесса, определяющий количество готовой продукции с разбивкой по времени; 2. данные об оптимальных нормах запасов товаров и материалов; 3. данные о запасах для каждого компонента, агрегата и детали (имеющееся количество, ожидаемые поступления, а также число израсходованных деталей, еще не списанных с учета); 4. данные об основных изделиях, которые закупаются, и всех изделиях, которые производятся самим предприятием; 5. прогноз потребности в материалах в соответствии с графиком основного производственного процесса; 6. структурированный перечень сырья и материалов; 7. данные о запасах, открытых заказах и сроках выполнения заказов для расчета времени и объема заказов материалов. Планирование потребностей в товарах, сырье и расходных материалах придерживается следующих принципов: 1. согласование потребностей в материалах (комплектующих) и плана производства готовой продукции; 2. разбивка по времени. Еще одной важной логистической задачей является ответ на вопрос, у кого закупать. К ней относится принятие одного из двух решений:
Рассмотрим возможные причины, по которым закупка у посредника может оказаться более выгодной, чем непосредственно у изготовителя: 1. закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента; 2. цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя. Предположим, изготовитель реализует товар по следующим ценам:
Посредник, закупив крупную партию по 8 руб. за единицу, разукрупняет ее и реализует мелкооптовым покупателям с 12 %-ной наценкой, т. е. по 8,96 руб. за единицу. Посредник может позволить себе это, так как он специализируется на разукрупнении партий. Изготовителю разукрупнение обходится дороже, и он вынужден продавать мелкооптовые партии по 10 руб., а не по 8,96 руб.;
После того как решена данная задача и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика. При выборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции. Использование сторонних организаций для замещения внутренних организационных структур предприятия целесообразно, когда: 1. функция может быть выполнена лучше или дешевле специалистами сторонней организации; 2. это снижает риск предприятия в случае перехода на новые технологии или изменения потребительских предпочтений; 3. это способствует организационной гибкости предприятия, уменьшает продолжительность цикла обслуживания потребителей и ускоряет принятие решений; 4. это позволяет предприятию сосредоточить внимание на основном бизнесе и заниматься тем, что у него лучше всего получается. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения задачи выбора поставщика. 1. Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:
В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется. 2. Анализ потенциальных поставщиков. Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Число таких критериев может составлять несколько десятков. Вот основные из них: 1. информация о положении фирмы на существующем рынке – опыт работы, известность поставщика, репутация, личность руководителя, контингент основных заказчиков, размеры рынка сбыта в настоящий момент и планы на будущее; 2. сложившиеся связи с поставщиком – наличие ныне действующих или уже утративших силу договоров с данной фирмой, перспективы долгосрочного сотрудничества, наличие различных обстоятельств, влияющих на выбор поставщика (родственные связи, взятки), необходимый для обоюдной заинтересованности объем реализации товара; 3. поставляемая продукция – известность, широта ассортимента, качество и внешний вид товаров, соответствие установленным санитарным и техническим нормам, наличие сертификатов; 4. ценовая политика – цены на поставляемую продукцию, их отличие от среднерыночных, возможность предоставления скидок; 5. надежность поставок – соблюдение графика поставок, соответствие заявкам по объему и структуре товаров, осуществление поставщиком транспортных услуг, возможность варьирования различными условиями поставок; 6. прочие факторы – возможность возврата некондиционной продукции, упаковка товара. В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений. Для организации бесперебойной работы желательно иметь большое число поставщиков, так как это дает следующие преимущества: 1. возможность для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств; 2. возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности (трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания); 3. возможность решения проблем, возникающих при увеличении объемов производства или продаж, не предусмотренном текущим планом производства (продаж). 3. Оценка результатов работы с поставщиками. На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Эффективность работы с тем или иным поставщиком оценивается следующими показателями: 1. качество поставок. С ним связана доля заказов, выполненных в соответствии с требованиями потребителя; 2. надежность поставщика - способность предприятия-поставщика удовлетворять в течение определенного промежутка времени требования потребителя, связанные с качеством продукции, сроками и объемами поставок; 3. готовность к поставке - сопоставление поступивших и выполненных заказов. Данный показатель свидетельствует о согласованности сроков выполнения заказов, связанных с потребностями потребителя. Подтверждается сроком выполнения заказа предприятием; 4. гибкость поставки - готовность предприятия выполнить вносимые изменения потребителем изменения в заказе. Необходимо также постоянно отслеживать, какие меры предпринимает поставщик для обеспечения сохранности количества и качества отгружаемой продукции:
После того как определен поставщик, необходимо проработать методы, которыми будут совершаться закупки. Рассмотрим некоторые из них: 1. прямые закупки - закупки продукции непосредственно у производителей; 2. встречные закупки - закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями; 3. лизинг - аренда, например, складского оборудования; 4. новая закупка - ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований; 5. обычная повторная закупка; 6. измененная повторная закупка - ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований; 7. комплексная закупка осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений. Методы управления закупками: 1. метод увеличения объемов закупок; 2. метод уменьшения объемов закупок; 3. метод прямого расчета объемов закупки. Метод увеличения объемов закупок предполагает: 1. учет спроса на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках; 2. анализ спроса в течение, по меньшей мере, 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний; 3. определение достаточного объема спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции; 4. принятие решения о создании запасов в зависимости от числа заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданных видов продукции. Метод уменьшения объемов закупок предусматривает: 1. ежемесячный анализ статистики сбыта продукции, не пользующейся спросом; 2. определение на основании статистики сбыта тех видов продукции, объем запасов которых следует сократить; 3. выработку критериев, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции; 4. сведение к минимуму доли медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции. Метод прямого расчета объемов закупок (вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса) предполагает определение: 1. периода времени, для которого осуществляется расчет; 2. общего количества проданной продукции на основании статистики продаж за выбранный период времени; 3. средней величины запасов (в неделях) путем деления общего количества проданной продукции на число недель в выбранном периоде. Для определения запаса данного вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю. По мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются. Полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому среднюю величину запасов и оптимальный уровень запасов постоянно пересчитывают. Одним из технических приемов закупочной логистики является система поставок «точно в срок» (система ТВС). Она основана на том, что в звено не должно поступать никаких материалов, пока в этом звене не возникнет в них необходимость, например доставка к моменту монтажа или непосредственно в торговый зал магазина. Сущность системы «точно в срок» заключается в том, что спрос на любом участке цепи определяется спросом, предъявленным в конце ее. Пока нет спроса в конце цепи, продукция не производится и не накапливается, не заказываются и не накапливаются комплектующие. Общепринятое определение гласит, что система поставки «точно в срок» - это система производства и поставки комплектующих или товаров к месту производственного потребления или к моменту продажи в торговом предприятии в нужное время и в требуемом количестве. Традиционная схема снабжения предусматривала поставку в несколько этапов:
В системе ТВС этапов значительно меньше:
Таким образом, контроль качества у потребителя системой ТВС не предусмотрен. Следовательно, эту функцию должен взять на себя поставщик. В этих условиях наличие некачественных изделий в поставляемой партии недопустимо. Отношения между поставщиком и покупателем, позволяющие применить систему ТВС, должны носить характер длительной хозяйственной связи и строиться на долгосрочных контрактах. Лишь тогда можно достичь согласованности в вопросах совместного планирования и необходимого уровня технико-технологической сопряженности, научиться находить экономические компромиссы. Система ТВС предусматривает работу потребителей с гораздо более низким запасом, чем в условиях традиционного снабжения. Следовательно, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортировкам. Поэтому если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика в первую очередь обращают внимание на перевозочные тарифы, то в системах ТВС предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков поставки. Применение системы ТВС позволяет резко сократить запасы, как производственные, так и товарные, сократить потребности в складских мощностях, персонале. Система ТВС требует для внедрения значительных усилий. Следовательно, для ее разработки должна осуществляться дифференциация ассортимента поставляемых товарных или производственных ресурсов с целью выделения наиболее значимых позиций, работа с которыми по методу ТВС может дать наибольший эффект. Сформулируем основные слагаемые эффекта от использования ТВС:
Отметим также отдельные проблемы, стоящие на пути внедрения системы ТВС:
Основные задачи, которые необходимо решить в процессе проектирования и внедрения ТВС: 1. в области отношений с поставщиками: o поиск близко расположенных поставщиков; o переход на длительные хозяйственные связи; o пролонгация договорных отношений с проверенными поставщиками; o стимулирование поставщиков к внедрению системы ТВС; o поддержка бизнеса поставщиков за счет долгосрочного планирования и гарантированности закупок; o концентрация отдаленных поставщиков; o вывод закупочных цен на приемлемый для обеих сторон уровень; o организация безбумажного информационного обмена; 2. по объему поставок: o поддержка устойчивой скорости закупок, согласованной со скоростью производства; o обеспечение возможности частых поставок малыми партиями; o работа с переменным размером единичной поставки при фиксированном общем объеме поставок по контракту; o поощрение поставщиков за готовность упаковывать товары в требуемых объемах; o в области качества поставляемой продукции - тесная взаимосвязь персонала, ответственного за качество у продавца и у покупателя; 3. в области отгрузки: o составление и четкое соблюдение расписания прибытия грузов; o использование постоянных, проверенных извозчиков; o заключение долгосрочных контрактов на комплексное логистическое обслуживание, включающее в себя складирование и транспортировку. На основе системы ТВС разработан так называемый метод быстрого реагирования. Он представляет собой метод планирования и регулирования поставок товаров на предприятия розничной торговали и в распределительные центры, в основе которого лежит логистическое взаимодействие между торговым предприятием, его поставщиками и транспортом. Метод быстрого реагирования основан на использовании трех технологий и новой концепции бизнеса. Технология первая: автоматическая идентификация штриховых товарных кодов. Позволяет быстро и эффективно собрать точную и детальную информацию о том, что в данный момент продается. Технология вторая: электронный обмен данными. Это не только Интернет, но и комплекс стандартов, позволяющих предприятиям оперативно обмениваться большими объемами документированной информации. Технология третья: автоматическая идентификация грузовых единиц (например, транспортировочных контейнеров). Новая концепция бизнеса – это дух партнерства и сотрудничества между организациями, участвующими в продвижении товара. Роль согласованности участников чрезвычайно важна. Например, в США в конце 1980-х гг., когда уже примерно 90 % товаров несли на себе штриховой товарный код, технологией быстрого ответа были объединены лишь несколько сотен партнеров. Причиной медленного внедрения явилась не только новизна технологии, но и традиционный дух соперничества и недоверия между торговцами в розницу, дистрибьюторами и производителями, так как исторически каждая организация пытается извлечь максимальную прибыль и сделать это за счет прибылей других организаций. Разрушить эти традиционно сопернические отношения не менее сложно, чем решить технические и технологические вопросы, связанные с внедрением технологии быстрого ответа. На уровень качества обслуживания в системе закупок предприятия оказывают влияние следующие факторы: 1. скорость выполнения заказа (время от момента отправки заказа до получения продукции); 2. возможность срочной доставки продукции по специальному заказу; 3. готовность поставщика принять обратно поставленную продукцию, если в ней обнаружен дефект, и заменить в кратчайший срок качественной продукцией (или принять обратно продукцию без выяснения причин отказа от нее); 4. обеспечение различных объемов партий отгрузок продукции; 5. умение выбрать наиболее подходящий вид транспортировки; 6. наличие эффективно функционирующей службы обслуживания потребителей; 7. наличие надежно функционирующей распределительно-складской сети; 8. достаточный уровень запасов продукции; 9. уровень цен, по которым предоставляется обслуживание потребителям. Таким образом, в целях обеспечения предприятия сырьем и материалами, поддержания стабильного производственного процесса, расширения ассортиментного перечня товаров, снижения остатков и тем самым увеличения скорости оборачиваемости оборотных средств, а также для снижения издержек на предприятиях находят применение разнообразные методы закупочной логистики. На этом этапе изучаются и выбираются поставщики, заключаются договоры и контролируется их исполнение, принимаются меры в случае нарушения условий поставки. С развитием рыночных отношений внедряются новые технологии (система поставок «точно в срок», методика быстрого реагирования и т. п.). На каждом предприятии развиваются службы, ответственные за выполнение задач закупочной логистики. Они называются службами снабжения. Использование логистического подхода в управлении материальными потоками требует, чтобы деятельность этой службы, связанная с формированием сквозного материального потока, не была обособленной, а подчинялась стратегии управления сквозным материальным потоком. Выводы 1. Закупочная логистика – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Задачи и работы, относящиеся к закупочной логистике: 1. определение потребности в материальных ресурсах; 2. исследование рынка закупок; 3. выбор поставщика; 4. осуществление закупок; 5. контроль поставок; 6. подготовка бюджета закупок; 7. координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. 2. Управление системой закупок на предприятии преследует расширение номенклатуры продукции, снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков, избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции, контроль над специальными заказами, контроль над упущенными продажами, увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа. Одним из технических приемов закупочной логистики является система поставок «точно в срок». Система основана на том, что в звено не должно поступать никаких материалов, пока в этом звене не возникнет в них необходимость.
|