Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи в центральный архив министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах в специально отве­денных для этой цели помещениях, располагаются в запира­ющихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска докумен­тов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внут­ренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуpe дел.

Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторон­ним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допус­кается в исключительных случаях и производится с разреше­ния руководителя с обязательным оставлением в деле заве­ренной копии документа и акта о причинах выдачи подлин­ника.

 

4. Состав учетных документов архива. Составление описей дел

На завершенные дела постоянного, временного (свы­ше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоя­щими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по лич­ному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационали­заторские предложения и т. п.).

В министерстве в каждом структурном подразделе­нии описи на дела постоянного хранения составляются еже­годно под непосредственным методическом руководством центрального архива. По этим описям документы сдаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи министерства, которую готовит центральныйархив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

сроков хранения и по личному составу

______________________________________________

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

организации подпись расшифровка подпись

Дата

ОПИСЬ №

Название раздела
№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголо­вок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (то­ме, части)	Срок хра­нения дела (то­ма, части)	Приме­чание

 

В данную опись внесено _____________________________________________________дел. (цифрами и прописью)

с №_______________________________по №__________________________________,в том числе: литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности Протокол ЭК организации

руководителя службы ДОУ от_________ №_________

Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Передал_________________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и _________­­­­­­­__________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

Структурного подразделения (организации) Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Принял дел и

Принял____________________________дел и ________________________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности

работника ведомственного архива Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Литература

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93.

2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации /Указ Президента РФ от 17.03.94. № 552.

3. Положение о Государственной архивной службе России.

4. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., Главархив СССР, 1988.

5. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М., НОРМА, 1996.

6. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 12. – М., ИНФРА-М, 1998.

7. Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. – М., Главархив СССР, 1985.

 

 

Тема 12. Организация секретарской деятельности