Требования к бланкам документов и оформлению документов6.1 Документы изготавливаются на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210Х297мм) и А5 (148X210мм) по ГОСТ 9327-60; допускается использование бланков формата А6 (105X148). Бланки документов должны иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 10 мм - верхнее; 10 мм - нижнее. 6.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при выполнении конкретного документа. Исключение составляют бланки государственных органов и организаций с изображением Государственного герба Республики Казахстан, порядок изготовления которых приведен в разделе 7. 6.3 Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Пунктирными линиями обозначены переменные границы зон расположения реквизитов: каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 6.4 Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. 6.5 Изображение Государственного герба Республики Казахстан (реквизит 01), воспроизведенное на бланке формата А4 государственной организации с продольным расположением реквизитов, имеет диаметр не более 26 мм, на бланке формата А5 и бланке формата А4 с угловым расположением реквизитов - не более 15 мм. 6.6 Реквизиты 01 или 02 располагаются в пределах верхнего поля бланка документа с отступом не менее 10 мм от верхнего края листа бланка. 6.7 Текст реквизитов 03 и 04 на государственном языке на бланках с продольным расположением реквизитов размещается в левом верхнем поле, на русском - в правом верхнем поле. На бланках с угловым расположением реквизитов реквизиты 03 и 04 размещаются в левом верхнем поле, при этом текст этих реквизитов на государственном языке размещается выше текста на русском языке. Начало реквизитов 03 и 04 на бланке с продольным расположением реквизитов размещается на уровне, расположенном между верхней точкой и серединой реквизита 01. Реквизит 01 или 02 на бланке с продольным расположением реквизитов размещают между текстами на государственном и русском языках реквизитов 03 и 04, на бланке с угловым расположением реквизитов - над серединой реквизитов 03 и 04. 6.8 Реквизит 03 располагается над реквизитом 04. Допускается объединенное написание реквизитов 03 и 04, при этом реквизит 04 печатают в именительном падеже, реквизит 03 - в родительном (Комитет... Министерства) или в предложном (Комиссия при...) падеже. 6.9 Реквизиты 03, 04, 05, 06,10, ограничительные отметки для реквизитов 07, 08, 09 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 6.10 Верхняя часть бланка с продольным расположением реквизитов, где находятся зоны размещения реквизитов 01, 02, 03, 04, отделяется от других нижерасположенных зон одной горизонтальной линией. 6.11 На бланке с угловым расположением реквизитов границы зоны реквизитов 01, 02, 03, 04 отделяются от нижерасположенных зон одной горизонтальной линией. 6.12 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов: - бланк письма; - бланк конкретного вида документа, кроме письма. 6.13 Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 или 02, 03, 04, 05,10 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 12, 15, 16, при применении трафаретных текстов 17. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости oт учредительных документов организации включает реквизиты 01 или 02, 03, 04, 06,10, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 07, 08,15,16. 6.14 На бланках любых организаций, независимо от ведомственной подчиненности, форм собственности и организационно-правовых форм реквизиты 03, 04, 05, 06,10 печатаются на государственном и русском языках. Каждый из указанных реквизитов на государственном и русском языках печатается одинаковым шрифтом. 6.15 Для бланков с грифами секретности на поле переплета устанавливается пометка: "Снимать копии и делать выписки ЗАПРЕЩАЕТСЯ" на двух языках: государственном и русском. 6.16 Документы составляются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка и т.п.). 6.17 При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы, при этом листы приложения нумеруются отдельно. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без знака точки, иных знаков препинания и слов "страница". 6.18 Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, за исключением документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и по личному составу. При этом оборотная сторона листа документа должна иметь поля не менее: 20 мм - правое; 10 мм - левое; 10 мм - верхнее; 10 мм - нижнее. Номер оборотной стороны листа документа проставляют арабскими цифрами без знака точки, иных знаков препинания и слова "страница". 6.19 Текст документа на бланке формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через один межстрочный интервал. Текст документов печатают при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники через один межстрочный интервал. В отдельных случаях межстрочный интервал и размер шрифта по усмотрению организации могут быть иными. Для выделения заголовка к тексту и части текста документа могут быть использованы жирные начертания, курсив, подчеркивание, измененный интервал между строками, измененный межсимвольный интервал и т.д. При создании таблиц используют программу MS Excel. В случае, если документ содержит текстовую и табличную информацию, используют программу MS Word. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. При отпечатке документов после знаков препинания (точка, запятая, двоеточие, точка с запятой и т.п.) текст продолжают печатать после пробела. После открывающей скобки, перед закрывающей скобкой, перед дефисом и после дефиса пробел не ставится. Короткое и длинное тире, разделяющие слова, с двух сторон отделяются пробелами. Пробел не ставится после точек, отделяющих элементы реквизита 07 - "дата документа". 6.20 Документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и имеющие отметку "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в номенклатуре дел организации, печатаются, как правило, на печатной машинке, матричном принтере или принтере, использующем водостойкие чернила. 6.21 Реквизиты документов, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, за исключением реквизитов 12 - "адресат", 13 - "гриф утверждения документа" и 20 - "гриф согласования документа. В данных реквизитах слова УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), СОГЛАСОВАНО и адрес отделяются от других составных элементов полутора (на пишущей машинке) и двумя (на печатающих устройствах средств вычислительной техники) межстрочными интервалами. Пример - СОГЛАСОВАНО Директор РГКП "Казхимпроект" ________________ М. Сатыбалдиев (личная подпись) 28 июня 2001 г. 6.22 При оформлении документов без использования бланка с нулевой отметки от левой границы текстового поля начинают печатать реквизиты: 03 - официальное наименование вышестоящего органа; 04 - официальное наименование организации; 06 - наименование вида документа; 07 - дата документа; 08 - регистрационный номер документа; 10 - место составления или издания документа; 18 - отметка о наличии приложения; 19 - подпись; 20 - гриф согласования документа; 21 - визы согласования документа; 24 - отметка об исполнителе; 25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ" и т.п. Начало первой строки реквизита 17 "текст документа" печатается с абзаца. Начало абзаца в тексте документа печатают после пяти печатных знаков. На правой границе текстового поля завершают печатать реквизиты: 11 - гриф ограничения доступа к документу; 12 - адресат; 13 - гриф утверждения документа; 27 - идентификатор электронной копии документа. Начало и завершение печатания остальных реквизитов, а также реквизитов документа, оформленного на бланке, определяются установленными зонами их расположения. 6.23 При оформлении отдельной версии документа используется только один язык исполнения. Нормативные правовые акты, распорядительные и иные документы в соответствии с законодательством Республики Казахстан или по усмотрению организации оформляются на двух и более языках: отдельные на государственном, русском и иных языках. Все версии документа оформляются на отдельных бланках (отдельных листах), имеют одинаковую юридическую силу и оформляются: - одной и той же датой; - одним и тем же регистрационным номером; - одним и тем же грифом ограничения доступа к документу; - одним и тем же грифом утверждения документа; - одной и той же отметкой о наличии приложения; - подписью одного и того же должностного лица; - одним и тем же грифом согласования документа; - одними и теми же визами согласования документа: - одной и той же отметкой об исполнителе; - одной и той же печатью. Если документ, оформленный на двух и более языках, является приложением к другому сопроводительному документу, то все его версии считаются как один экземпляр и в отметке о наличии приложения (реквизит 18) указывается их суммарное количество листов. Пример - Приложение: 1. Должностная инструкция главного специалиста в 1 экз. на 53 л. на государственном и русском языках. Ответные документы на обращения граждан оформляются на языке обращения.
|
