Передумови й принципи створення комп’ютерної системи бухгалтерського обліку (КСБО) на підприємстві

Головною метою функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві є забезпечення керівництва підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Деякі підприємства також використовують нефінансову інформацію. У цьому випадку на підприємстві створюється економічна інформаційна система, що складається із взаємозалежних підсистем, які забезпечують управлінський апарат необхідною інформацією. При цьому бухгалтерська підсистема є найбільш важливої, тому що відіграє провідну роль у керуванні потоком інформації про стан об’єкта управління, напрямком його надходження в усі підрозділи підприємства, а також зацікавленим особам поза ним.

При комп’ютеризації бухгалтерського обліку підприємств можна виділити дві передумови, характерні для організації комп’ютерного обліку:

- наявність грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи;

- зацікавленість керівника та головного бухгалтера підприємства.

Принципи створення КСБО:

Принцип системного підходу передбачає в процесі проектування бухгалтерських інформаційних систем проведення аналізу об’єкта управління в цілому і системи управління ним, а також визначення загальних цілей і критеріїв функціонування об’єкта в умовах його автоматизації. Даний принцип передбачає однократне введення інформації в систему й багаторазове її використання, наявність єдиної інформаційної бази, комплексне програмне забезпечення.

Принцип економічної доцільності передбачає, що очікувані переваги від використання системи повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід.

Гнучкість припускає, що система, що створюється, повинна забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів (зміна Плану рахунків, ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками, зміна (настроювання) шаблонів типових бухгалтерських операцій, зміна (настроювання) форм типових звітів і доповнення новими звітами, що створюються користувачем).

Принцип контролю припускає створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного й забезпечують достовірність облікових даних.

Захист і безпека даних – система, що проектується, повинна сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використання й забезпечувати надійність і безпеку інформації в системі (шифрування даних, наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу, авторизація користувачів за паролем, контроль за періодичністю створення резервних копій інформації).

Принцип сумісності означає, що система повинна проектуватися з урахуванням людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп’ютерів і програм.

Універсальність припускає, що програмна система повинна вирішувати не окрему задачу, а виконувати стандартні процедури й обробляти конкретну задачу як окремий випадок більш загальної, тобто алгоритм повинен бути орієнтований на масові операції, але передбачати й обробку й немасових.

Безперервність розвитку припускає постійне вдосконалення всіх видів його забезпечення (технічного, програмного, інформаційного й ін.)