Составление заголовков делЗаголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовок дела должен состоять из элементов,располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы,приказы и т.д.); - название организации или структурного подразделения (автор документа); - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы(адресат или корреспондент документа); - краткое содержание документов дела; - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; - дата (период), к которой относятся документы дела. Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело. При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в …", "Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета…". В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы"применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства". В заголовках дел, содержащих переписку,указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом: - в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией"; - в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности"; - в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы". При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: - если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения"; - если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы(населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты ЗАО "ПЕРМИДА"о работе Управления производства и внедрения информационных систем". Заголовки судебных, следственных, личных(персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело", например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала". При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
|
