Понятие «документ»

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законах и других нормативных актах, ГОСТ Р 51141 –98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в различных словарях. Федеральный закон от 20.02.1995 г. №24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» – содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141 – 98).

Документ создаётся в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам (ГОСТ Р 51141 – 98).

Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141 – 98).

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра 1 и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчёркивается значение документа в управлении. 7 июля 1932 года вышло постановление ЦИК и Совнаркома, где говорится о правилах хранения служебных документов. Утверждается термин «документ». Выделяются «счётные документы», «исторические документы».

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания даёт свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания даёт это определение, преобладает какой –то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое даёт документоведение: 1) документ – материальный объект; 2) документ – носитель информации; 3) документ – документированная информация.