Единым правилом для всех хозяйствующих субъектов должна являться правильная организация учета товарно-материальных ценностей раздельно по материально ответственным лицам, а в необходимых случаях и по местам хранения ценностей.
Материальная ответственность представляет собой правовые отношения между торговым предприятием и его работниками, которое обязывает их возмещать ущерб, возникающий вследствие недостачи, порчи, хищения ценностей в результате неправильных действий или бездействия работников, повлекших за собой возникновение ущерба.
В связи с тем, что работники складского хозяйства являются материально- ответственными лицами, они обязаны обеспечивать сохранность и предупреждать хищения, вверенных им товаров.
Договор о материальной ответственности представляет собой двустороннее соглашение, по которому стороны берут на себя определенные обязанности и имеют возможность требовать друг от друга выполнения принятых пунктов договора. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается, с одной стороны – администрацией, с другой – материально- ответственным лицом. Первый экземпляр храниться у администрации, второй у материально ответственного лица. Все изменения должны внесены в оба экземпляра договора. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует весь период работы материально ответственного лица.
В договоре о материальной ответственности следует оговорить условия труда, порядок ведения учета и представления отчетности в бухгалтерию, мероприятия по обеспечению сохранности ценностей и порядок возмещения причиненного ущерба. Договор о материальной ответственности может быть расторгнут по инициативе сторон в случае несоблюдения любой из сторон своих обязанностей.
Перемещение работников с материальной ответственностью (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение из отпуска, продолжительная болезнь и т.п.) обязательно сопровождается инвентаризацией ценностей. В случае не обеспечения сохранности ценностей материально ответственные лица привлекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризационной описи и письменное объяснение материально ответственного лица о причине образования ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно.
При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд.
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие
(бездействие), в результате которого причинен ущерб хозяйственному субъекту.
У материально ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценностей, должны быть:
. инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных ценностей, утвержденные руководителем субъекта;
номенклатура-ценник материалов, находящихся в обращении на данном складе;
. нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщаться службе маркетинга;
. список должностных лиц, которым предоставлено право затребовать и разрешить отпуск материалов, с образцами их подписей;
. список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материальных ценностей;
. список материалов, которые должны приниматься при обязательном участии комиссии;
. график работы склада;
. сроки проверки весов и измерительных приборов.
