Повышение производительности трудаРаботу сотрудников условно можно разделить на две части: Творческая работа. Эта часть деятельности сотрудников позволяет обеспечить эффективное функционирование предприятия и его развитие. Рутинная работа. Сюда относятся различные однотипные операции по работе с документами, а также связанные с неэффективной системой управления – непродуктивные ожидания, повторные действия, исправления ошибок и т.д. Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей позволяет справится система автоматизации. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля рутинных операций, большую часть из которых можно переложить на автоматизированные системы, может составлять 20-30 % рабочего времени Сэкономить время на выполнение рутинной работы удается за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами, а именно: · автоматическая генерация номера, · подстановка текущей даты, · использование справочников и словарей · мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками Все это позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Для количественной оценки экономического эффекта необходимо знать, какое время сотрудники тратят на выполнение рутинных операций. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять 20-30 % рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, измерив соответствующие показатели, учитывающие распределение затрат рабочего времени по видам документов, а также различный уровень оплаты труда сотрудников, занимающихся регистрацией документов, или принимающих участие в согласовании, или выполняющие другие операции. Чем больше организация, чем больше сотрудников пользуются системой, тем более масштабны и значимы результаты экономии. Следует отметить, что высвобождение резервов рабочего времени сотрудников не означает обязательного сокращения штатов. В практике компании «СофтИнтегро» таких случаев не было. Распространен другой вариант – силами тех же сотрудников выполняется существенно больший объем работ. Причем сами сотрудники этого могут даже не замечать, поскольку нагрузка на них не увеличивается, а порой даже уменьшается. Внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, что, в свою очередь, также ведет к увеличению производительности труда. Исполнительская дисциплина повышается благодаря следующим факторам: · Совершенствование методов контроля исполнения поручений по документам. · Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Деятельность рядового сотрудника в любой момент может быть оценена как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством. Для этого достаточно будет задать на компьютере параметры поиска, например выполнение документов конкретным исполнителем за определенный период. Благодаря этим факторам, исполнитель, несомненно, станет более дисциплинированным, будет более качественно и ответственно подходить к своим обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего труда как минимум на 5-15%. Предположим, что производительность каждого сотрудника увеличится в среднем на 5%. При зарплате в 300 долл. в месяц каждый сотрудник будет дополнительно выполнять работы примерно на 15 долл. В год это составит 180 долл., а для 100 сотрудников — 18 тыс. долл.! А если предположить, что производительность увеличится на 10%? Это вполне реально!
|
