Документационное обеспечение

Документационное обеспечение — организация работы с документами, обращающимися в системе управления пер-

налом. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие под­разделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются: свое­временная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; ре­гистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, ут­вержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным., во втором — децен­трализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей орга­низации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроиз­водства являются:

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др. В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся сле­дующие унифицированные системы документации:

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате,

производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

• организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объясни­тельные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, реше­ния, устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет сле­дующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, авто­биографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенси­онные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с выше­приведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, пере­воде, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по фор­мированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделени­ям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количест­во специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, на­правления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.