Печать слиянием. Основные элементы. Порядок работы

При печати слиянием вы можете создавать различные докумен­ты, например письма или этикетки, при этом данные для стандартных публикаций будут браться из базы данных. Впрочем, печать слиянием можно использовать также для им­порта в документы различного рода информации. Представьте, что вы хотите создать каталог продукции или услуг. В этом случае вы може­те импортировать данные из базы данных и вставить их в готовящу­юся к печати брошюру. При этом все содержимое базы данных оста­ется неизменным, а вы можете оформлять различные документы, например каталоги или проспекты, и при этом автоматически вставлять в них элементы из базы данных.

Прежде чем приступить к работе, нужно создать базу данных. Напри­мер, можно создать адресную книгу. Затем данные из этой адресной кни­ги можно импортировать в созда­ваемый документ Publisher.

Для использования печати слиянием необходимо создать базу данных. Источник данных можно создать прямо из программы Publisher, это означает, что вы вручную вводите информацию. Вы также можете по­лучить данные из других программ, например Microsoft Word, Excel или Works. Преимущества списков ад­ресов Publisher очевидны: они по­зволяют добавлять, удалять или изменять данные, не выходя из программы и не закрывая текущую публикацию. Кроме того, в этом случае можно легко использовать данные из других приложений, ко­торые также имеют функции филь­трации. Однако помните, что при этом отсутствует возможность изме­нять источник данных без закры­тия текущей публикации Publisher.

Порядок работы:

 

1,Создайте новую пу­бликацию. Для этого выберите из меню «Файл» команду «Создать». Откройте каталог и щелкните кнопкой мыши по строке «Пустые пу­бликации». Выберите в меню «Сервис» команду «Слияние и объединение в каталог» «Создание списка адресов».

 

2. В появившемся диалоговом окне введите информацию о первом сотруднике. После заверше­ния ввода на­жмите кнопку «Создать за­пись», чтобы соз­дать еще одну запись. После ввода всех адресов щелкните по кнопке «Закрыть», дайте название базе данных и щелкните по кнопке «Сохранить».

 

Теперь напи­шите письмо, как вы это де­лаете обычно. Можете вста­вить в текст письма изобра­жения или графики. Когда понадобится ввести информацию о сотруд­нике из вашей базы данных, установите указатель в нужное место текста и выберите из меню «Сервис» ко­манду «Слияние и объединение в каталог» «Тип источни­ка данных», укажите вашу базу данных, затем выберите из меню «Сервис» команду «Слияние и объединение в каталог» «Добавить поле

 

 

В левой части окна появится панель «Создание и объединение в ката­лог». Выберите нужное поле. Названия полей базы данных появятся в тексте письма, заклю­ченными в кавычки.

 

Вставляя поля, не забывайте добавлять пробелы и знаки препинания. После вставки всех полей за­кройте панель. Теперь можно приступить к оформлению макета ва­шего письма. Отформа­тируйте текст, не забывая и о заполнителях. Вы легко можете изменить местоположение этих элементов, перетащив их в бо­лее подходящее место.

 

 

Сохраните ваш документ. Затем выберите из меню «Сервис» команду «Слияние и объединение в каталог» «Пока­зать результаты слияния». При этом извлекается информация из базы данных. Для навигации по отдельным записям базы данных исполь­зуйте кнопки со стрелками на панели «Просмотр публикации».

 

7,Чтобы напечатать письмо, выберите в меню «Файл» команду «Печать слиянием». Откроется диалоговое окно «Пе­чать слиянием». Настройте опции печати и нажмите кнопку «ОК».

 

 

 

8,В результате печати вы получите индивиду­альные письма для каждого сотрудника.

 

 

 

Вопрос 24

Ввод данных в ячейки электронной таблицы. Вычисления на рабочем листе. Форматирование данных. Обрамление и заливка таблицы.