РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ЗНАЧКИ

Должны быть отпечатаны по подготовлены заранее образцам. Оборудование для их изготовления имеется во всех местах проведения общественных мероприятий. Советуем использовать различные цвета для различения участников — делегатов, выступающих и т. д. Значки с именем очень полезны, когда делегаты не знакомы друг с другом. Применение значков оправданно и с точки зрения обеспечения безопасности. Значки выдаются делегатам по их прибытии. Разложенные в алфавитном порядке, значки облегчают работу регистрационного бюро по их выдаче.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

Председатель — ключевая фигура мероприятия. В его задачи входит следить за общим ходом выступлений и за регламентом конференции.

ПЕЧАТНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Скорее всего, для конференции вам понадобится определенная литература. Заранее закажите необходимые буклеты и брошюры, особенно если их надо сверстать и распечатать. Попросите, чтобы материалы доставили до начала конференции, чтобы в случае каких-либо недоразумений было бы время внести необходимые коррективы. Необходимость в наличии литературы будет целиком зависеть от потребностей мероприятия.

ПЛАН-КАРТА

Делегатам необходимо знать, где будет проводиться конференция и как добраться до этого места. На хорошем плане-карте должны быть показаны прилегающая местность, номера дорог и основных магистралей, названия местных дорог, ориентиры, станции, аэропорты и названо приблизительное количество времени на то, чтобы добраться до места проведения конференции. Карта должна быть простой и понятной. Ею следует обеспечить всех делегатов, докладчиков и прочих гостей, подрядчиков и т.д. Карта может прилагаться к общей брошюре или быть

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ И ОФОРМИТЬ ВЫСТАВОЧНЫЙ СТЕНД

Основные вопросы:

1. Цель организации стенда.

2. Бюджет.

3. Заказ стенда.

4. Оформление стенда.

5. Руководство для участников выставки

6. Ответственный за стенд.

7. Обслуживание стенда и обучение сотрудников, работающих на нем.

"ДОВЕРЯЙ, НО ПРОВЕРЯЙ";

Недавно, за неделю до того, как мне нужно было организовать стенд в гостинице Бристоль, я позвонила, чтобы проверить информацию о времени начала выставки. Мне сообщили, что в этой гостинице проведения выставки НЕ планируется. Немедленно связавшись с организаторами, я выяснила, что они изменили место проведения мероприятия! Таким образом простой телефонный звонок перед началом выставки поможет вам сберечь время и избавит от излишнего беспокойства

ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ СТЕНДА

Чего вы ждете от участия в выставке?

Прежде чем дать ответ на этот вопрос, хорошо подумайте и решите для себя, ПОЧЕМУ вы участвуете в выставке. Ответ будет решающим фактором в планировании и организации стенда. Нацелена ли маркетинговая стратегия вашей компании на завоевание какого-то определенного сегмента рынка? Правильно ли вы сделали, выбрав именно эту выставку для демонстрации своих услуг или товаров?

ПРИЧИНЫ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ:

Заинтересованность в росте объема продаж?

Необходимость популяризации определенной торговой марки?

Расширение связей с общественностью?

Желание привлечь новых покупателей?

Демонстрация доброжелательного отношения к постоянным клиентам?

Начало выпуска нового товара?

Наблюдение за деятельностью конкурентов?

Проведение исследований или тестов?

БЮДЖЕТ

Бюджет должен включать следующее:

Стоимость пространства, на котором будет размещен стенд. Оформление и монтаж

Мебель. Электричество и освещение

Подготовка и транспортировка экспонатов к стенду. Графические и дисплейные материалы. Печатные материалы, бланки заказов, ручки. Питание сотрудников, работающих на стенде.

Оплата сотрудникам транспорта, гостиницы, стоянка, непредвиденные расходы.

Оплата работникам, нанятым с целью рекламы стенда. Рекламные сувениры, одежда. Аудиовизуальное оборудование.

Всегда просите перечислить все расходы в письменной форме и проверьте их по счетам-фактурам: ошибки случаются везде.