КАК ПРАВИЛЬНО РАСПРЕДЕЛЯТЬ ВРЕМЯ?

Существует множество методик эффективного использования времени. Однако прежде чем начать их изучать и применять на практике, вы должны навести порядок в своих мыслях. Часто люди бессмысленно растрачивают драгоценные минуты и часы просто потому, что не имеют ясного представления о том, как они проводят время. Взгляните на свой распорядок дня со стороны. Определите, на что уходит ваше время. Будьте честны с собой. Конечно, в первое мгновение неприятно обнаружить, что большая часть дня тратится впустую. Но это только подтолкнет вас в будущем бережнее относиться к своему времени. К тому же, вы ясно увидите, как улучшить свой стиль работы.

После анализа распределения времени начните планировать. Именно составление плана в огромной степени организует правильное использование каждой минуты. Запомните: потратив утром несколько минут на составление распорядка дня, вы освобождаете себе несколько часов вечером. Планирование дает представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел. Существует правило, подтвержденное опытом: кто регулярно в течение десяти минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно экономить два часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами.

Как правильно планировать? Первое, что вы должны сделать, — распределить все свои цели и задачи на три группы:

• долгосрочные (стратегические), для их достижения нужно
выполнить несколько промежуточных задач;

• среднесрочные (тактические), с задачами этой группы
необходимо справиться в ближайшее время, но они пока "терпят";

• текущие краткосрочные (оперативные), о сути этих целей
говорит само их название.

В первый раз будет довольно сложно четко разделить задачи по группам. Но впоследствии вы научитесь не только расставлять свои цели по приоритетности, но и подразделять их на затяжные и краткие, находить более рациональные решения задач, связанных с личными контактами (например, решать некоторые вопросы не лично, а по телефону, с помощью электронной почты).

Когда вы разберетесь со всей массой своих дел, приступайте к обдумыванию завтрашнего дня. Эта ступень в планировании — самая важная. Грамотное составление распорядка дня позволяет продвинуться к выполнению не только среднесрочных, но и долгосрочных задач. К тому же оно благотворно действует на психику человека. Имея перед глазами четкий план, он чувствует себя более уверенным и спокойным. Пропадает паника перед массой несделанных дел. Человек меньше отвлекается на посторонние раздражители. Начинает работать подсознание. Во время обеденного перерыва, сна, по пути домой вызревает наиболее выгодное решение задач.

КАК СОСТАВИТЬ ДНЕВНОЙ ПЛАН?

По методу "Альпа", получившему сейчас огромное распространение, составление дневного плана включает три стадии.

Стадия первая:составьте список заданий, определите, что вы хотите или должны сделать на следующий день. В этот список могут входить:

• задачи из недельного плана;

• невыполненные накануне дела;

• добавившиеся дела;

• периодически возникающие задачи;

• дела, сроки выполнения которых уже выходят.

Здесь необходимо отметить следующее. Не всегда получается выполнить за день все запланированное. Например, могут сорваться переговоры, не состоится какое-то мероприятие. Несделанные вами накануне дела обязательно перенесите на следующий день. Если же дело переносится уже неоднократно, то вы должны либо поставить его на первое место в очереди выполнения, либо вообще отказаться от него.

Стадия вторая:оцените длительность выполнения каждой запланированной задачи. Проставьте напротив каждой цели время, необходимое для ее достижения. Подсчитайте общее время. Возможно, что вначале вам трудно будет точно определить, сколько нужно времени, чтобы выполнить все запланированное. Но вскоре у вас появится "чутье" на длительность действий, и вы сможете довольно точно оценивать, сколько займет то или иное дело. Кстати, устанавливая временные сроки, вы тем самым подсознательно заставляете себя работать более сосредоточенно.

Стадия третья:откорректируйте план. Как правило, в течение дня возникает масса неотложных, срочных дел. Они "съедают" много времени и могут разрушить все ваши построения. Чтобы этого не случилось, оставляйте приблизительно 40 % времени в резерве, ничего не планируя на эти часы. Если же запланированные дела должны забрать больше 60 % всего вашего времени, обязательно либо перенесите часть на другой день, либо вообще вычеркните что-то из плана. Как определить "лишние" задачи? Расположите все дела по приоритетам. Так вы выявите маловажные цели. Именно они — главные претенденты на вычеркивание из плана. Но не спешите принимать радикальные решения. Подумайте, быть может, какие-то из незначительных задач можно перепоручить (делегировать) кому-то еще или сократить время их выполнения.

Не стесняйтесь перепоручать "мелкие" дела другим. Лучше объяснить за несколько минут, что нужно сделать, чем истратить целый час на самостоятельное выполнение задачи. Ставьте в верхние строки плана самые важные дела и приступайте в первую очередь к выполнению именно их, как бы это не было неинтересно и трудно. Закон Парето гласит: 80 % времени, затраченного на второстепенные дела, дают 20 % итогового результата, 20 % времени, затраченного на немногие важные дела, дают 80 % итогового результата.

Для особо ленивых существует еще одна методика, которая позволяет легко планировать свои дела, особо при этом не напрягаясь. Это — "способ решетки". Возьмите лист бумаги и распишите все, что вам надо сделать. Итак, самое большое внимание следует уделить делам срочным и важным. Это — все те действия, которые ведут вас к деньгам и успеху: контракты, встречи с партнерами, выгодные

инвестиции. Дела несрочные, но важные, через неделю-другую перейдут в разряд важных и срочных, так что и о них забывать не стоит. Дела неважные, но срочные, можно перепоручить кому-то другому. А что касается дел неважных и несрочных, от них лучше вообще отказаться. Дача и каток — это хорошо, но заработать деньги вам это не поможет. Отдыхать будете, заработав первый миллион!