Введение. Роль документационного обеспечения управления (ДОУ)

 

Роль документационного обеспечения управления (ДОУ)

В развитии общества

Документ – информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

К числу исторически первых документов относится Шумерскаяписьменность на глиняных табличках (III тысячелетие до н. э.). Эти документы содержали информацию о коммерческих сделках и законах Шумера. История сохранила законы вавилонского царя Хаммурапи, древнекитайский трактат “Гуань–цзы” (IV-III вв. до н. э.), индийскую Артхашастру (IV-III вв. до н. э.) и другие документы.

Сейчас документы пронизывают все стороны жизни всех уровней: международные документы, государственные, региональные, муниципальные, предприятий и фирм, отдельных граждан; юридические, экономические, политические, идеологические, семейные и т. д. В современном мире менеджеры тратят 50–90% рабочего времени на связующие процессы, обусловленные обработкой документационной информации.

Значение документирования информации

1. Сохранение цивилизации, передача культурного наследия.

2. Регулирование социальных, производственных и прочих процессов: законы, постановления, приказы, распоряжения, определяющие “правила игры”.

3. Фиксирование процессов: протоколы заседаний и совещаний, договора о сотрудничестве, об оказании услуг.

4. Средство доказательства в суде при разборе конфликтов.

5. Средство проверки деятельности фирмы, учреждения при экспертизе, аттестации, комплексной ревизии.

6. Средство подтверждения личности и ее жизненного пути.

7. Средство подтверждения существования фирмы, организации и ее деятельности.

8. Средство общения (коммуникации) между людьми, организациями и государствами.

Развитие документации обусловлено развитием государства, системы управления разных уровней.

Развитие системы управления вызвало к середине ХХ века бурный кумулятивный (накопительный) поток документации – бумажный бум, в котором буквально задохнулись все управленцы. Бумажная волокита буквально могла утопить любое начинание.

Решение этой проблемы было связано с созданием и применением ЭВМ, стандартизацией и унификацией документирования.

Можно ли заменить документ на бумагоносителе документом на компьютере?

Плюсы компьютера: исправляет ошибки, допускает многократные повторения частей текста, изготавливает бланки документов, облегчает передачу текста документа на расстоянии, сохраняет огромные массивы документов, уменьшает расходы на бумагу и т. д.

Минусы компьютера: нельзя поставить подпись и печать, нельзя предъявить в метро милиционеру и т. п.

Вывод: рациональное сочетание документов на разных носителях: на бумаге, на магнитных лентах, картах, дискетах, кинолентах, фотографиях и т. п.

Упрощение документирования основывается также на его стандартизации и унификации, т. е. установления единства правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления.

Основные понятия и терминология ДОУ

Документационное обеспечение управление как любая наука или специальная область знания имеет свою терминологию, образующую особой язык делового общения и требующую ее самостоятельного освоения (см. тему 6). Термины ДОУ постоянно менялись и продолжают меняться прежде всего вследствие изменения системы управления и ее документального сопровождения, а также интернационализации делового общения (см. тему 1).

Общегосударственные нормативно–методические материалы разрабатываются такими учреждениями, как Госархив, Государственный комитет по управлению качеством продукции и стандартам (Госстандарт) и другие государственные органы (см. тему 2).

Термин делопроизводство появился во второй половине XVIII века и его значение было намного шире, чем сейчас.

«Делопроизводство» - «производство дела», т. е. подготовка, рассмотрение и решение дела. А поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то под делопроизводством понимались «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг». В настоящее время речь идет о документационном обеспечении управления.

Документирование управленческой деятельности – процесс записи (фиксации) на различных носителях и оформления по установленным правилам управленческой информации.

Формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности и отражающих специфику каждого документа; является важнейшим признаком официального документа.

В учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления», как и в самом делопроизводстве четко выделяют 2 раздела.

Создание документа, правильного по содержанию и форме, соответствующего современным требованиям к документу.

Документооборот - движение документов по последовательным этапам с момента их создания или появления в организации до момента их уничтожения или передачи на хранение в архив.