Загальні та специфічні закономірності функціонування документних потоків та масивів

У теоретичному знанні про систему ДК особливе місце посідають закономірності її існування. Їх значення в тому, що вони відбивають суттєві, сталі, необхідні зв'язки між документно-комунікаційними явищами. Закономірність указує на загальний характер процесу, який є не хаотичним скупченням випадковостей, а підкорюється необхідній послідовності, певному порядку, який не залежить від свідомості людини. Якщо явище наступає закономірно, а не випадково, то воно відповідає певному закону. Поняття "закон" та "закономірність" - однопорядкові, тобто суттєвих відмінностей між ним не існує.

Закономірності функціонування ДП та М - це найстійкіші тенденції їх розвитку та використання у суспільстві. Вони зумовлені наявністю у документів об'єктивних властивостей, що забезпечують їх значущість та необхідність у система соціальних комунікацій. За ступенем узагальнення та функціональної роллю розрізняються загальні й специфічні закономірності. Загальні закономірності є відносно незалежними один від одного й рівноправні за значенням, формуються під впливом зовнішнього середовища на ДП та М як систему.

Основну загальну закономірність, що є методологічною основою теорії розвитку документних комунікацій, відбиває закон відповідності складу та обсягу ДП та М зовнішньому середовищу – інформаційним потребам членів суспільства, завданням різних видів документних систем на кожному конкретному історичному етапі.

З розвитком суспільного прогресу, ускладненням та диференціацією інформаційних потреб постійно зростають обсяги ДП та М та темпи їх доведення до користувачів. Досяг­нення науково-технічного прогресу сприяють ускладненню структури ДП та М виникненням документів на новітніх но­сіях інформації та спеціалізованих документних установ по їх розповсюдженню та кумулюванню. Функціонування "закону відповідності" детально вивчено як теоретичну базу розвитку бібліотечного та архівного фондознавства.

З ускладненням та збільшенням обсягів ДП та М постає необхідність в його ущільненні через впровадження нових знакових засобів та способів документування інформації, ви­нахід новітніх носіїв інформації та видів документів. Цю тен­денцію можна охарактеризувати як закономірність ущільнення ДП та М під час його історичного розвитку. Класич­ними прикладами її дії можуть бути перехід писемності від ідеографічних до літерно-звукових (алфавітних) знакових си­стем, перехід від рукописів до друкування, а від них - до еле­ктронних технологій документування інформації. Взагалі цю закономірність підтверджує вся еволюція документа від гли­няних табличок до СD-RОМ.

З попередньою закономірністю тісно пов'язана інша те­нденція розвитку ДП та М, яку можна охарактеризувати як закономірність зберігання й спеціалізації різних видів до­кументів. Її зміст в тому, що попередні й нові види і форми документів взаємодоповнюють один одного, спеціалізуючись на виконанні певних функцій, поряд із новітніми використо­вуються й минулі досягнення технологій документування ін­формації. Так, широке розповсюдження великої кількості ідентичних примірників поліграфічних документів не лікві­дувало рукописи, аудіовізуальні документи використовують поряд з текстовими та фотографічними. Еволюція функціону­вання документних комунікацій свідчить, що попередні види документів, віддавши частину своїх функцій новим видам, як правило, не відмирають, а зберігаються й починають ефекти­вно виконувати порівняно обмежені функції.

Ця закономірність зумовлена тим об'єктивним факто­ром, що потреби у нових засобах комунікації не ведуть до повного усунення тих потреб, які задовольнялися попередніми засобами. Вона свідчить, що документно-комунікаційні засоби характеризуються великою стабільністю, оскільки призначені для матеріального втілення суспільної свідомості. Їх використання в різних галузях людської діяльності означає створення стійкого каналу зв'язку між членами певного об'єднання.

Закономірність зберігання й спеціалізації різних видів документів має виключно важливе значення, її знання допомагає краще зрозуміти роль та значення документних систем суспільства, вести аргументовану критику щодо "концепцій” відмирання та заміни друкованих документів машинопрочитуваними, традиційних бібліотек - органами НТІ, комп'ютерними базами даних, глобальними мережами та віртуальними бібліотеками. Фахівці документно-комунікаційної сфери мають усвідомлювати, що нові електронні технології що призначені більш ефективно забезпечити рух інформації на її конкретних стадіях, лише доповнюють та збагачують вже існуючу систему документних комунікацій, а не призводять до її відмирання.

Специфічні закономірності пов'язані з окремими властивостями інформаційної складової документів, що впливають на динаміку росту ДП та М, приводять до розсіювання концентрації, старіння або актуалізації документів. Необхідність вивчення цих закономірностей з позицій документознавчого підходу потребує їх детального висвітлення.