Понятие информации и информационных технологий в процессе управления персоналом

Управление любой организационной структурой - это поддержание ее в назначенных параметрах, что означает обеспечение такого устойчивого состояния, при котором структура способна оптимальным образом выполнять свои функции.

Процесс управления осуществляется путем постоянного анализа информации о фактических значениях параметров, характеризующих текущее состояние организационной структуры, и принятия на этой основе решений о воздействии на нее.

Таким образом, управление организацией, а значит и персоналом есть понятие информационное, требующее соответствующего информационного обеспечения.

Выделяя управление персоналом, как одну из наиболее важных составляющих некоторого бизнес-процесса в так называемый бизнес-процесс управления персоналом рассмотрим все аспекты и методы его информационного обеспечения.

Договоримся о том, что под термином «бизнес-процесс» будем понимать всю совокупность процессов, действий, решений и итогов, в результате которых достигается цель хозяйственной деятельности – получение определенной материальной выгоды.

Бизнес-процесс управления персоналом осуществляется путем постоянного анализа уже собранной информации о сотрудниках организации или сбора новой, фиксации происходящих изменений, исполнения решений руководства организаций связанных с кадрами, подготовки информации для принятия решений о различных изменениях в самой организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Необходимо отметить все большее возрастание в последнее время зависимости функций управления персоналом от компьютерных технологий.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность информации, циркулирующей в системе управления персоналом при ее функционировании. А также служба управления персоналом производит обработку информации и обеспечивает выработку управленческих решений руководством предприятия. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации: комплексность, оперативность, систематичность, достоверность.

Информационное обеспечение службы управления персоналом условно можно подразделить на внешнее и внутреннее. Термины внешняя и внутренняя информация взяты по отношению информации к компьютерным технологиям, используемых в процессе управления персоналом.

Под внешним информационным обеспечением будем понимать систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Во внешней сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляющей и управляемой системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы – графики); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внешнее информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.

Внутреннее информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутреннего информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

Для продуктивной деятельности предприятия важно, чтобы обработка данных информационного пространства осуществлялось в реальном масштабе времени. Это невозможно без использования современных информационных технологий.

Внедрение комплексных автоматизированных систем управления персоналом позволяет создать единую корпоративную базу кадровой информации, обеспечить согласованную работу субъектов управления персоналом и производителей кадровой информации в единой информационной среде, сформировать оптимальную иерархию доступа к кадровой информации, персонализировать ответственность за ввод и коррекцию данных.

В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти персонального компьютера.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти персонального компьютера, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно – ориентированной базы данных к информационно – ориентированной.

Все это обусловило новую организацию банков данных в персональном компьютере, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых является совокупностью данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают полученные результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд требований:

1) рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;

2) возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутренней сфере;

3) необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Результатами применения информационных технологий в управлении персоналом организации являются:

· повышение эффективности управления предприятием в целом за счет рационального использования кадровых ресурсов;

· использование в процессе принятия решений актуальной и достоверной информации;

· повышение производительности труда за счет ускорения кадрового документооборота;

· активизация аналитической деятельности благодаря автоматизации рутинных операций и снижению трудоемкости кадрового учета;

· автоматизированная подготовка всех форм отчетности (пенсионный фонд, налоговая инспекция, статистические органы);

· рационализация процессов кадрового делопроизводства;

· оперативный контроль за исполнением управленческих решений;

· общее повышение культуры работы с сотрудниками организации.

В процессе управления персоналом происходит постоянный взаимный обмен информацией службы управления персоналом со всеми подразделениями предприятия. Это требует создания единого информационного пространства организации, в пределах которого происходит обмен информацией между подразделениями, ее обработка и последующий обмен.

Под единым информационным процессом будем понимать всю совокупность информации, описывающей деятельность предприятия.

В рамках процесса управления персоналом можно выделить ряд функций, связанных с решением отдельных задач, таких как: учет персонального состава работников, планирование и подбор кадров, обеспечение повышения квалификации и обучения персонала, проведение оценки деятельности персонала, табельный учет, ведение штатного расписания, расчет заработной платы. Каждая из перечисленных функций выполняется быстрее, качественнее и более оптимально, если используются компьютерные технологии.

Рассматривая процесс управления персоналом необходимо учесть два информационных потока, непосредственно связанных с управлением: поток прямой от службы управления персоналом к другим подразделениям и поток обратный как важный элемент эффективного двустороннего общения. Использование информационных технологий позволяет уменьшить время прохождения информации, связанной с управлением персоналом, что означает более оперативное и своевременное реагирование на какие-либо изменения или потребности предприятия и работников. Наличие в организации телекоммуникационных сетей предоставляют возможность решения большинства задач управления персоналом на высоком качественном уровне.