Описание процедуры

1. Получение заявки из любого отдела за подписью директора производства. Ответственный – менеджер ОС. Документ – «Заявка на разовые закупки», код ОО.З.02 2. Анализ возможности выполнения заявки и её регистрация. Ответственный – менеджер ОС. 3. Возможно выполнить заявку? 4. Есть замена? 5. Согласование замены с заявителем. Ответственный – менеджер ОС. 6. Поиск поставщика осуществляется любым возможным способом: рекламная литература, Интернет и т.д. Ответственный – менеджер ОС. 7. Перенос срока выполнения заявки на разовую закупку. Ответственный – менеджер ОС. 8. Покупка. Оформление документов. Ответственный – менеджер ОС. Документ - «Расходный ордер». 9. Сдача заказчику под подпись на заявке на разовые закупки. Ответственный – менеджер ОС. 10. Аннулирование разовой заявки. Ответственный – менеджер ОС.

 

 

 

1. Заявка может быть получена из любого отдела за подписью ГД, ДП или исполнительного директора. Разовые заявки для работы по проектам могут приниматься за подписью ответственного за проект. Менеджер, получивший разовую заявку должен поставить свою подпись в графе «Получил», а также указать срок выполнения заявки в случае, если выполнять эту заявку будет самостоятельно. В случае, если срока выполнения заявки менеджер, принимающий заявку не знает, графа остается не заполненной. После чего менеджер ОС помещает разовую заявку в подставку для папок с надписью «Разовые заявки для регистрации».

2. Менеджер, ответственный за регистрацию анализирует заявку с целью поручения ее выполнения конкретному лицу. Ответственные по закупаемым группам указаны в приказе по отделу снабжения. Приказы хранятся в паке «Приказы». В случае, если менеджер, ответственный за регистрацию заявки, не имеет возможности по приказу определить, кому поручить выполнение того или иного заказа, то может выполнить его сам или поручить кому-то из сотрудников ОС по согласованию. Регистрация заявки осуществляется в программе «1С Документооборот»: в главном меню выбирается опция «Документ» - «Разовая заявка» - «Новый», в открывшемся окне заполняются все необходимые графы. Номер заявки в программе выставляется автоматически, указанный номер является номером твердой копии разовой заявки. В графе «Вид» выбирается вид заявки. Виды заявки подразделяются на три группы:

- заявки от производства,

- заявки от КБ,

- заявки на покупки хозяйственных товаров.

В графе «Ответственный» выбирается менеджер ОС, который занимается закупкой данного вида материалов, согласно Распоряжению начальника отдела снабжения. После регистрации, заявка подшивается в соответствующую папку в зависимости от её вида – хозяйственные нужды, КБ, производство. Все выше перечисленные действия должны быть сделаны в течение одного рабочего дня со дня подачи разовой заявки.

3. Возможно выполнить заявку? Возможность выполнения разовой заявки оценивает менеджер, ответственный за выполнение разовой заявки.

4. Есть замена?

5. В случае, если заказ выполнить невозможно по причине отсутствия такого товара на рынке, менеджер, ответственный за выполнение данного заказа, должен согласовать с заявителем замену. Факт согласования замены фиксируется как в твердой копии разовой заявки, так в электронной форме в программе «1С Документооборот».

6. Задание на реализацию разовой заявки назначенный за выполнение менеджер получает посредством программы «1С Документооборот». При получении задания, менеджер должен найти твердую копию заявки в определенной в соответствии с её видом папке. Далее менеджер осуществляет поиск поставщика любым приемлемым способом: реклама в газетах, журналах, каталогах, Интернет и т.д.

7. В случае, если заявку на разовую закупку невозможно выполнить в срок (срыв поставщиком сроков поставки по заявке и т.д.), менеджер отдела снабжения согласовывает с заказчиком новый срок ее выполнения. Факт согласования переноса срока фиксируется в заявке на разовую закупку в соответствующей графе.

8. Оформление документов поставщика (контракта, счета) в соответствии с «Процедурой платежа», код ГД.П.. При сдаче товара на склад должны быть оформлены все документы в соответствии с Инструкцией по движению материальных ценностей на УКХ, код СС.И.15 Копии контракта и счетов, полученных от поставщиков, подшиваются в Папку копий счетов, контрактов.

9. Товары, непосредственно не участвующие в производстве готовой продукции, не указанные в спецификациях, сдаются заказчику лично в руки под подпись на заявке.

Товары, находящиеся в группах «вспомогательные и расходные материалы», закупаемые на кассы для производства, внесенные в спецификации, но оформленные заявкой на разовые закупки, сдаются на склад, с оформлением необходимых документов «Закупочный акт», код ОО.З.10, и накладная, при этом подпись на разовой заявке ставится непосредственно заказчиком на основании подписи кладовщика в закупочном акте и накладной в графе «принял».

Если при сдаче товара у сдающего при себе нет соответствующей заявки на разовые закупки, разрешается взять у заказчика расписку о приеме заказа или оформить накладную. После чего данные документы менеджер ОС подшивает в папку «Архив выполненных заявок» непосредственно к разовой заявке на закупку, а также делает отметку о выполнении разовой заявки в программе «1С Документооборот» в информационной карте электронной разовой заявки.

10. При отсутствии замены разовая заявка на закупку аннулируется, либо аннулируется пункт разовой заявки, который выполнить невозможно. В случае, если аннулируется не вся разовая заявка, а только определенный пункт, выполнение разовой заявки осуществляется согласно настоящей процедуре. О других причинах невыполнения менеджер должен проинформировать Заместителя директора по снабжению в виде служебной записки по электронной почте и действовать дальше по указанию Заместителя директора по снабжению. Если разовая заявка аннулирована, менеджер должен зафиксировать данный факт на твердой копии разовой заявки и проинформировать администратора СК по электронной почте или телефону об этом, для аннулирования разовой заявки в программе «1С Документооборот».