Основні елементи таблиць

Структура аркушів з таблицями однакова: кожен з них розбито на стовпці і рядки, на перетині яких розташовуються клітинки. Для позначення стовпців використовуються латинські літери від А до Z та їх подвійні сполучення від АА до IV. Усього на аркуші 256 стовпців (А, В, С,..., Z, АА, АВ, AC, N, AZ..., ВА, ВВ, ВС,..., BZ,...ІА, IB, IC,..., IV.

Рядки позначаються числами 1, 2, 3,..., 65536*). Для позначення клітинки спочатку записується ім'я стовпця, а потім номер рядка, на перетині яких ця клітинка міститься. Таке позначення називається адресою клітинки. Наприклад, А1 розташована на перетині стовп-I і 1-го рядка — це ліва верхня клітинка аркуша. Клітинка D5 - на перетині стовпця D і 5-го рядка.

Усього на аркуші 256*65536 =16 777 216 клітинок. У вікні Excel відображається частина аркуша. За допомогою смуг прокручування можна переміщатися по аркушу. Для швидкого переміщення використовуються комбінації клавішів Ctrl+—> (до правого краю), Ctrl+< — (до лівого краю), Ctrl+↑ (до верхнього краю), Ctrl+ ↓ (до нижнього краю).

Виділена клітинка називається активною, або поточною. Адреса активної клітинки виводиться в полі імені, що знаходиться в лівому кінці рядка формул. У рядку формул виводиться вміст активної клітинки. Крім того, цей рядок може використовуватися для введення даних. Щоб зробити клітинку активною досить клацнути на ній. Можна пересунути виділення клавішами управління курсором або ж скористатися командою Правка/Перейти (гарячі клавіші Ctrl+G) й у вікні, що відкрилося, вказати необхідну адресу. Крім стовпця, рядка і клітинки, користувач може працювати з діапазоном стовпців, діапазоном рядків і блоком комірок.

Діапазон стовпців — це вертикальна смуга таблиці. Наприклад, діапазон В: Е — це вертикальна смуга шириною в 4 стовпці від В до Е

Діапазон рядків — це горизонтальна смуга таблиці. Наприкладдіапазон 3: 8 — це горизонтальна смуга шириною в 6 рядків.

Блок клітинок – це прямокутник, що задається адресою лівої верхньої і правої нижньої клітинки. Наприклад, блок В3: Е8 – містить 24 клітинки.

У комірках таблиці можна розміщувати текстові дані, числові дані, формули та функції.

У Microsoft Excel існує декілька режимів роботи: ГОТОВО, ПРАВКА, ВВОД. Назву поточного режиму можна побачити у нижньому лівому куті робочого вікна Microsoft Excel.

Для введення даних використовується режим ГОТОВО. Вибирається потрібна комірка й вводять дані за допомогою клавіатури, мишки або меню (відображений режим ВВОД), після чого натискають на Enter або будь-яку клавішу переміщення курсора (знову відновлюється режим ГОТОВО). Введене значення можна побачити безпосередньо у комірці та у спеціальному рядку формул, що розташований між панелями інструментів та самою таблицею, при цьому значення у рядку формул не обов'язково може збігатися із значенням у поточній клітинці, яка обрамлена рамкою з квадратиком у правому нижньому куті. Цей квадратик називається маркер заповнення (авто заповнення) і використовується для ко­піювання і переміщення даних з одних комірок у інші та для швидкого введення даних.

Числові дані автоматично вирівнюються по правому краю клітинки, а текстові — по лівому, проте можна використову­вати кнопки вирівнювання даних на панелі інструментів для того, щоб розмістити дані за бажанням ліворуч, праворуч та по центру комірки.

Якщо у клітинку вводилося числове значення, то Microsoft Excel може округлити значення, а якщо вводилася формула або функція, то у рядку формул можна побачити текст форму­ли/функції, а у комірці, в яку вона була введена, буде показаний результат виконання формули/функції. У комірках можна прова­дити певні обчислення, використовуючи вхідні дані і отримувати вихідні дані — результати обчислення. Вхідними даними можуть бути текстові і числові значення, представлені у певному форма­ті. Вихідні значення вираховуються за допомогою формул або функцій.

Формула — це запис дій, які треба провести з вхідними дани­ми для отримання потрібного результату. Для внесення формули треба активізувати клітинку, де має розміщуватися формула, на­тиснути = (Дорівнює) на клавіатурі, або мишкою ліворуч у рядку формул і ввести текст формули. Текст формули може містити числові дані, функції та посилання на інші клітинки, що містять дані, поєднаних математичними, логічними або пунктуаційними знаками. Призначення знаків по­казані в таблиці.

Рис. 68

Адреси комірок можуть бути абсолютними та відносними. Відносні адреси використовуються у випадках, коли при копію­ванні або переміщенні формули адреси у ній мають змінювати свої значення відносно нового положення формули у таблиці, а абсолютні адреси — у випадках, коли при копіюванні або пере­міщенні формули адреси у ній не мають змінювати свої значення відносно нового положення формули у таблиці, а посилатися на зафіксовані дані.

Адреси комірок можна вводити з клавіатури або вибирати мишкою — тоді адреса вибраної комірки запишеться у текст формули автоматично. Якщо після набору адреси натиснути на клавішу F4, то адреса зафіксується: перед іменем стовпчика і перед номером рядка з'явиться символ $, що означає абсолютну адресу. Для скасування абсолютної адреси натискається F4 стільки разів, доки знаки $ не зникнуть. Після набору усієї фор­мули треба натиснути Enter.

На наведеному рисунку у рядку формул показано текст формули, яка вираховує суму двох чи­сел, розташованих у комірках А2 та В2. Отримане значення за­носиться у комірку С2.

Дані, введені у комірку, можна змінити, замінити або вилучити. Заміна даних: заноситься нове значення і натискається Enter. Зміна даних: вибирається комірка,

• натискається клавіша F2, вносять зміни і натискають Enter, або

• двічі натискається ліва кнопка мишки, вносять зміни і натискають Enter, або

• вносять зміни у рядку формул і натискають Enter.

Зміна даних відбувається у режимі ПРАВКА.

На відміну від зміни та заміни даних, вилучення даних можна провадити не з однієї комірки, а з декількох комірок (діапазону).

Діапазони бувають суміжні і несуміжні. У суміжних діапазо­нах між комірками немає проміжків і він має форму прямокутни­ка, а у суміжних проміжки можуть бути. Суміжні діапазони позна­чаються адресою лівої верхньої комірки діапазону, двокрапкою і адресою правої нижньої комірки діапазону, наприклад, А1: В5.

Несуміжні діапазони складаються з декількох суміжних і по­значаються їхніми адресами, розділеними крапкою з комою, А2: С6; КЗ: К10; E2: G2.

Для роботи з діапазоном його треба виділити за допомогою мишки або клавіатури.

Виділення суміжного діапазону:

— натискається й утримується ліва кнопка мишки та про­тягується по потрібних комірках.

— натискається і утримується клавіша Shift, а потім за до­помогою клавіш переміщення курсора показується потрібний ді­апазон (виділений діапазон чорний, а комірка, з якої починалося виділення, лишається світлого кольору).

Виділення несуміжного діапазону:

— виділяється перший суміжний діапазон, що входить до складу несуміжного, і при затисненій клавіші Ctrl виділяються усі інші суміжні діапазони.

Для вилучення даних може використовуватися метод повного і часткового знищення. Справа в тому, що даним, які заносяться у клітинки таблиці, може бути наданий різний формат (спосіб подання даних). Наприклад, числові дані можуть бути показані як цілі і дробові, як проценти від уведеного числа, як дані з гро­шовими одиницями, як дати, час тощо.

Тому, якщо використовується метод повного знищення, то да­ні вилучаються повністю: і дані, і їх формат, а при частковому знищенні можна вилучити або зміст даних (формат лишається), або формат даних (зміст лишається). Пункт меню Правка/Очи­стить дозволяє вибрати спосіб знищення: