Определение назначений

После составления списка ресурсов, задействованном в проекте необходимо назначать ресурсы задачам, дабы уточнить, кто, за что отвечает в ходе проекта, сколько времени уйдет на работу над задачей, каких это потребует затрат.

Прежде чем приступать к назначению ресурсов, необходимо обратить внимание на следующие моменты.

1. При выборе ресурса для назначения можно указать название нового ресурса, который будет создан вместе с назначением. Однако такой режим опасен тем, что если вы допустите опечатку, программа создаст в проекте новый ненужный ресурс. Для того, чтобы MS Project предупреждал вас перед добавлением нового ресурса в проект, следует в диалоговом окне Параметры (Options) пункт меню Сервис (Tools) на вкладке Общие (General) сбросить флажок Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи (Automatically add new resources and tasks).

2. MS Project умеет равномерно распределять нагрузку ресурсов. При включенном режиме автоматического выравнивания загрузки программа не допустит того, чтобы трудозатраты сотрудников превышали их рабочее время. Например, это может случиться, если назначить сотрудника на две задачи, выполняемые одновременно. Но автоматическое выравнивание может вызвать проблемы. Например, если вы пытаетесь назначить сотрудника на задачу, идущую одновременно с той, в которой он уже задействован, MS Project автоматически перенесет ее исполнение на более поздний срок, что вызовет “перекос” вашего плана. Диалоговое окно, предназначенное для настройки выравнивания загрузки ресурсов, открывается командой Сервис (Tools) -> Выравнивание загрузки ресурсов (Level Resources). Убедитесь что в этом окне переключатель стоит на Выполнять вручную.

 

Для назначения ресурсов удобнее всего, пользоваться следующей схемой действий:

Нематериальные ресурсы вводятся в поле Единицы вдесятичных числах или процентах, где под 100% или 1, понимается полная задействованность ресурса в выполнении задачи. Если же назначается материальный ресурс, то в поле Единицы водится число, соответствующее единицам измерения данного ресурса.

 

Например, назначим ресурсы на задачу “Составление предварительного описания семинара”.

 

 

 

Ресурсы на задачу “Разработка план-проекта семинара” могут выглядеть следующим образом.

 

Для того, чтобы назначить ресурсы на схожие задачи, например на задачи, связанные с утверждением материалов проекта можно поступить следующим образом. Удерживая клавишу Сtrl с помощью указателя мыши выделяются задачи “Утверждение учебного плана семинара”, “Утверждение учебно-методических материалов”, “Утверждение рекламных материалов” и щелчком кнопки вызывается окно Сведений о задачах в которое, для всех выделенных задач вводится следующая информация

 

 

При назначении материальных ресурсов, можно указывать как их фиксированный объем, выделяемый на задачу (например, 3 пачки бумаги), так и переменный объем (например, 1 пачка бумаги в день). В последнем случае в диалоговом окне сведений о задаче, в поле Единицы (Units), данные вводятся в формате число единиц/ длительность (1/д – одна пачка бумаги в день). Если речь идет о материальных ресурсах использующихся в процессе всего проекта (например, оборудование), то можно использовать следующий прием. Нужно указать оборудование (скажем, компьютер) в качестве ресурса на весь технологический этап.

 

Удаление назначений производится:

1. В представлении Использование задач (Task Usage) выделить строки таблицы с назначениями и нажать клавишу Delete.

2. Удалить ресурс из списка ресурсов в диалоговом окне сведений о задаче.

Задание. Аналогично приведенным примерам назначьте ресурсы всем задачам вашего проекта.

В результате у вас получится представление проекта типа:

 

 

Урок 4. Расчет бюджета проекта.

Цель: знакомство с наиболее распространенными методами планирования стоимости проектов; основы планирования стоимости в MS Project: стоимость ресурсов, стоимость назначений, стоимость задач.

 

Есть несколько методик планирования стоимости проектов. Наиболее распространенные:

1. По аналогии. Применяется, когда планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся ранее. В этом случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем разносится по задачам. Этот метод наименее точен, поэтому, как правило, стоимость проекта оценивается так на начальном этапе проекта.

2. По параметрам. Точность методики выше, чем в предыдущем случае, но она занимает больше времени. Типичные примеры: оценка стоимости строящегося дома по площади, или определение стоимости мебели по погонным метрам.

3. “Снизу вверх”. Рассчитывается стоимость отдельных задач проекта. Из суммарной стоимости всех работ складывается общая стоимость проекта. Эта методика является наиболее точной и MS Project ориентированна именно на нее.

4. “Сверху вниз”. Первоначально рассчитываются общие затраты на проект или фазу, после чего, определяются возможные затраты на составляющие проекта/фазы. Обычно методика используется при ограничении проекта по бюджету.

 

Рассмотрим наиболее распространенный в MS Project вариант планирования стоимости проекта.