Практическая работа № 11. БД «Школа2»: Создание отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты

 

Пошаговое выполнение работы:

1. Загрузитe Microsoft Access.

2. Откройте базу данных Школа2.accdb. Если Вы включили в параметры запуска Заставку, то она появится перед вами. Закройте ее.

3. Создайте отчет в столбец по запросу Адрес. Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

4. Данный отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

5. Откройте запрос Адрес в Конструкторе. Введите Условие отбора фамилии: Баранова. Выполните запрос, щелкнув Сохранить и закройте его.

6. Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

7. Создайте отчет Номера телефонов, который будет выдавать список номеров телефонов определенных студентов.

8. Создайте табличный отчет на основании запроса Номера телефонов, который будет выдавать все номера телефонов. Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

9. Для данного типа отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов. Откройте запрос Номера телефонов в режиме Конструктора. Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис.1). Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса. Выполните запрос, щелкнув по кнопке!. Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию. Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке . Сохраните запрос и закройте его.

10. Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

11. Внесите изменения в готовые отчеты. В окне Конструктор отчетов находится пять областей: Заголовок отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета; Верхний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы; Область данных – содержит собственно записи; Нижний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы; Примечание отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме Конструктора.

 

Рис. 1.

 

11. В режиме Конструктора отчета Номера телефонов (рис. 2), в Заголовке находится надпись Номера телефонов, в Верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в Области данных – записи таблицы, в Нижнем колонтитуле – дата текущего дня (рис. 2).

 

Рис. 2.

 

12. Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт. Перейдите в режим Предварительного просмотра. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

13. Сконструируйте стандартную справку об обучении, которую надо выдавать по запросу о фамилии. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 3), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Рис. 3.

 

14. В режиме Конструктора создайте отчет Справка.

15. В поле Верхнего колонтитула поместите текст: