Лабораторная работа № 20

Цель работы: Сформировать умения связывать данные таблицы и запроса с документом Microsoft Word.

 

Возможно, одной из самых интересных черт MS Access является его способность связывать данные таблицы или набора записей запроса с документом Microsoft Word. После установления связи документ можно открыть в MS Word и использовать, например, для печати серийных писем, в которые автоматически вставляются текущие данные из MS Access.

Чтобы связать данные из базы MS Access с документом MS Word, можно выполнить следующие действия:

1. Откройте базу данных и выберите таблицу или запрос.

2. Выполните команду Сервис ê Связи с Office ê Слияние с MS Word или выберите команду Слияние с MS Word в раскрывающемся списке кнопки Связи с Office на панели инструментов. MS Access запустит мастера слияния с документами Microsoft Word.

3. У вас есть две возможности: связать данные с существующим документом или создать новый документ MS Word. Если вы хотите связать данные с существующим документом, мастер попросит указать его местонахождение. Сделав это, нажмите кнопку ОК.

4. Мастер запустит Microsoft Word и установит связь между документом и таблицей или запросом. При создании составного документа с внедренными полями из таблицы или запроса MS Access можно использовать средства, предоставляемые панелью инструментов Слияние в Word (см. рис. 1).

Рис. 1. Панель инструментов Слияние.

 

Назначение кнопок панели инструментов Слияние приведено в следующей таблице:

 

Список или группа кнопок	Назначение списка или группы кнопок
	Добавляет в документ MS Word поле из таблицы или запроса базы данных MS Access.
	Добавляет в документ Word одно из следующих полей: ASK, FILLIN, IF…THEN…ELSE, MERGEREC, MERGESEQ, NEXT, NEXTIF, SET, SKIPIF.
	Устанавливает для полей режим данных либо отменяет его.
	Выполняет переход к первой, предыдущей, с указанным номером, следующей или последней записи соответственно.
	Выводит на экран диалоговое окно Слияние.
	Выполняет соответственно одно из следующих действий: поиск ошибок, слияние в новый документ, слияние при печати или объединение.
	Осуществляет поиск записи или правку источника данных соответственно.

 

Рассмотрим, как можно подготовить серийные письма на примере. Пусть требуется подготовить письма для вызова слушателей курсов переподготовки кадров профессионального образования на вторую сессию.

Подготовьте в текстовом редакторе MS Word документ, показанный на рис. 2. Сохраните этот документ под именем Вызов и закройте его.

Откройте базу данных " Кадры ". В окне базы данных " Кадры" во вкладке Запросы выделите имя запроса Список слушателей курсов переподготовки. Выполните команду Сервис ê Связи с Office ê Слияние с MS Word. В появившемся окне Слияние с документами Microsoft Word активизируйте параметр Установить связь с текстовым документом Microsoft Word и нажмите кнопку ОК. Появится окно Выбор документа Microsoft Word. В нем укажите местонахождение документа Вызов, выделите его имя и нажмите кнопку Открыть. После этого перейдите в окно Microsoft Word с документом Вызов.

 

Рис. 2. Вид документа Вызов для подготовки серийных писем.

 

Установите текстовый курсор в том месте документа Вызов, где должно быть вставлено поле Фамилия и инициалы, сформированное в запросе Список слушателей курсов переподготовки базы данных " Кадры";. В данном случае курсор надо расположить в первой строке документа перед восклицательным знаком. Раскройте список Добавить поле слияние на панели инструментов Слияние и выберите из него поле Фамилия и инициалы. Имя этого поля появится в угловых скобках там, где был расположен текстовый курсор (см. рис. 3).

Нажмите на кнопку Объединить на панели инструментов Слияние. При этом появится окно Слияние, в котором в списке Назначение можно выбрать команду Новый документ, если требуется сохранить полученный после слияния документ, либо выбрать команду Принтер, если полученный документ не предполагается сохранять, а сразу выводить его на печать, либо команду Электронная почта, если документ надо отправить по электронной почте. Во всех этих случаях можно задать диапазон записей.

Рис. 3. Вид документа Вызов после вставки поля.

 

Для определенности выберите команду Новый документ, задайте диапазон записей с 1 по 5 и нажмите кнопку Объединить. После этого в окне Microsoft Word откроется документ с именем по умолчанию Формы1, содержащий серийные письма. Причем каждое письмо будет расположено в отдельном разделе документа Формы1.