Основные элементы модели формирования выписки

Название проекта: Формирование выписки из учетной карточки студента в деканате ФИТ.

Цель проекта: Определить действия, необходимые для подготовки выписки из учетной карточки студента.

Точка зрения: документовед деканата.

Инструментарий: методология функционального моделирования IDEF0 и приложение BPwin 4.1.

Список данных:

– учетная карточка;

– сведения о студенте;

– заявление студента;

– декан факультета;

– документовед;

– учебный план;

– документооборот;

– сведения об успеваемости студента;

– темы курсовых работ;

– шаблон выписки;

– выписка.

В модели использованы функции:

Формирование выписки – A0;

Принять заявление на составление выписки – А1:

Выполнить проверку на полноту данных в заявлении – А11;

Зарегистрировать заявление студента – А12;

Получить резолюцию декана на заявлении – А13.

Выполнить сбор данных по успеваемости – А2:

Найти учетную карточку студента – А21;

Составить список изученных дисциплин и отчетностей – А22;

Уточнить темы курсовых работ – А23.

Подготовить выписку – А3:

Заполнить данными шаблон выписки – А31;

Проверить результат внесения данных – А32;

Распечатать выписку – А33;

Утвердить выписку у декана – А34.

Выдать выписку – А4:

Зарегистрировать выдаваемую выписку в журнале – А41;

Передать выписку студенту – А42.

Словарь.

Выписка – документ, содержащий сводные сведения о семестровой успеваемости студента по изученным дисциплинам и практикам.

Заявление – обращение студента к руководству факультета с просьбой сформировать и выдать выписку дисциплин, пройденных студентов за период обучения.

Список дисциплин содержит данные о трудоемкости дисциплины в семестре и оценке.

Студент – обучаемый в учебном заведении.

Учебный план – документ, регламентирующий перечень дисциплин внутри семестра, форму отчетности, семестр изучения.

Учетная карточка – документ, содержащий сведения о студенте, данные по успеваемости по семестрам. И т.д.

В результате анализа процессов, составляющих формирование выписки, была составлена контекстная IDEF0-диаграмма процессов (рис. 1.).

Порядок и требования к сформированной выписке определены в инструкциях, утвержденных руководителем вуза. Шаблон выписки определен внутренним документооборотом.

Для выполнения основного процесса требуются заявление от студента на составление выписки и учетная карточка студента, содержащая сведения об его успеваемости по семестрам. Основными исполнителями процесса являются сотрудники деканата. Результатом формирования выписки является выписка, выданная студенту на руки.

 

Рис. 1 Контектная диаграмма

 

В случае необходимости системный аналитик выполняет дальнейшую декомпозицию процессов (рис. 3). Для каждой процедуры строится самодостаточная диаграмма.

Процесс Формирование выписки состоит из последовательно выполняющихся процессов:

· Принять заявления на составление выписки,

· Выполнить сбор данных по успеваемости,

· Подготовить выписку,

· Выдать выписку.

 

Рис. 2 Дерево процессов или дерево целей

Все процессы первого уровня выполняются согласно правилам документооборота, принятом в учебном заведении, и используемой системе хранения данных об успеваемости. На основе поступившего заявления от студента, где указаны группа и фамилия студента, документоведом находится учетная карточка студента, содержащая необходимые данные по изученным дисциплинам и полученные оценки, записанные по учебным семестрам.

На основе выполненного сбора сведений об успеваемости (список изученных дисциплин и оценок согласно формам отчетности) и часов, отводимых на изучение дисциплин (аудиторные часы и часы, отводимые на самостоятельную работу студента) согласно учебному плану, готовится выписка.

Готовая выписка подписывается деканом и выдается студенту.

Рис. 3. Диаграмма декомпозиции процесса формирования выписки

В процессе нормализации данных структура используемых хранилищ при формировании выписки предлагается ввод вспомогательных хранилищ. Так, помимо сведений об успеваемости студента, данные об учебной группе студента предлагается хранить отдельно. Нормализованная диаграмма сущность-связь в нотации IDEF1X представлена на рис. 4. Технологии ее создания CASE-средствами ERwin будет рассмотрена далее.

Рис. 4. Нормализованная диаграмм «сущность-связь»