Access содержит средства, позволяющие представить отчет в хорошо оформленном и легко читаемом виде. Детальный отчет содержит ту же информацию, что и таблица или запрос, но в нем имеются и дополнительные элементы: заголовок отчета, верхний и нижний колонтитулы.
Самый быстрый способ создать отчет – использовать Мастер отчетов. Эта программа размещает поля отчета и представляет данные в одном из выбранных вами стиле. После создания отчета вы можете переделать его по своему желанию в режиме Конструктор.
Опишем основные элементы отчета. Их расположение показано на рис. 1.
Рис. 1. Элементы детального отчета.
Заголовок отчета (№ 1 на рис. 1) расположен в верхней части левой страницы и обычно включает в себя имя отчета и ткущую дату.
Верхний колонтитул (№ 2 на рис. 1) расположен в верхней части каждой страницы отчета и содержит заголовок столбцов таблицы.
Область данных (№ 3 на рис. 1) расположена между верхним и нижним колонтитулами и содержит записи запроса, выбранного в качестве базового.
Нижний колонтитул расположен в нижней части каждой страницы отчета. Часто он содержит номер страницы.
Область примечаний (№ 4 на рис. 1) отчета расположена в самом конце отчета. В ней содержатся, например, итоговые суммы по колонкам таблицы.
Сформируем отчет о покупателях из Липецка и Саратова. Запрос на выборку таких покупателей из БД вы сделали ранее.
Для создания Отчета выполните следующие действия:
|
| Выделите объект, для которого создается отчет: это может быть таблица или запрос
|
|
| Выберите вкладку Создать. Отчет
|
|
| У вас появился отчет, который можно редактировать, используя инструменты с вкладки Формат
|
Можно создать отчет с помощью Мастера отчетов.
|
| Выберите режим создания отчета – Мастер отчетов.
|
|
| Выберите Запрос «Липецк и Саратов».
|
|
| В окне Создание отчетов Мастера для выбора отображаемых в отчете полей выберите поля Имя и Рейтинг. Поле Номер служит для связи таблиц в базе данных, и, будучи выданным в отчете, не является информативным для человека
|
|
| Перенос этих полей в состав нового отчета осуществляется так – в области Доступныеполя: выберите поле Имя и нажмите на кнопку со знаком > это поле переместиться в область Выбранныеполя, затем перенесите поле Рейтинг
|
|
| Для перехода к следующему шагу диалога нажмите кнопку Далее >.
|
|
| Следующий шаг Диалога предлагает задание уровней группировки данных из выбранных полей.
Например, задание группировки по Рейтингу приведет к тому, что в отчете будут представлены группы покупателей имеющих одинаковый рейтинг, а сами рейтинги будут располагаться либо по возрастанию, либо по убыванию значения.
В нашем случае Уровни группировки задавать не будем!!!
|
|
| Нажмите кнопку Далее > для перехода к следующему шагу создания отчета.
|
|
| Выберите в списке полей сортировку по имени покупателей (справа от поля имеется кнопка направление сортировки, при нажатии, на которую изменяется направление сортировки). Проверьте направление сортировки должно быть по возрастанию нажмите кнопку Далее >
|
|
| В следующем шаге предлагается выбрать вид макета будущего отчета и ориентация листа бумаги для его размещения. Из предложенных мастером макетов отчета чаще всего используются отчеты " В столбец" и " Табличный". Выберите макет отчета " В столбец", Ориентация листа бумаги – книжная. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее >
|
|
| Параметры следующего шага позволяют выбрать в списке стиль оформления отчета. Различные стили влияют на расположение и количество обрамляющих линий в отчете, внешний вид отчета в столбец не меняется – названия полей слева, в столбце справа от них выводятся данные этих полей. Выберите в списке любой стиль и нажмите Далее >
|
|
| В последнем окне Мастера задайте имя нового отчета " Покупатели в Липецке и Саратове (в столбец)" остальные параметры оставьте без изменений и нажмите кнопку Готово.
|
Рис. 2. Окно создания нового отчета.
