Претензійні листи

Претензійні листи містять обґрунтування вимог однієї організації до іншої стосовно порушення договірних зобов’язань. Вони є засобом урегулювання розбіжностей на добровільних засадах як обов’язковий захід перед зверненням до судових органів. Претензії можуть подаватися стосовно якості та кількості продукції, недотримання термінів у постачанні товарів, втрати вантажів тощо.

Законодавством передбачені терміни, у які можуть бути подані певні претензії. Наприклад, претензії щодо якості і кількості продукції одержувач повинен подати відправникові не пізніше, ніж через 10 днів після складання акту. А постачальник товару, отримавши претензійного листа, зобов’язаний у 10-денний термін розглянути його і повідомити одержувача про згоду, задовольнити претензію або повідомити про відмову із зазначенням аргументованих причин цього.

Претензії до транспортних організацій про відшкодування збитків за втрату, нестачу або псування вантажу подають протягом шести місяців. При перевезенні вантажів автотранспортом органи транспорту повинні розглянути подану претензію у тримісячний термін і повідомити заявника про прийняття рішення. Якщо претензія стосується перевезення вантажів, яке здійснюється різними видами транспорту за одним документом, то час її розгляду збільшується до шести місяців. Претензії про сплату надмірних штрафів розглядаються транспортними організаціями протягом 45 днів.

День подання претензії визначається за датою на відбитку поштового штемпеля або вручення претензійного листа постачальникові, що установлюється за датою розписки.

Претензійні листи й додані до них документи складаються у трьох примірниках: перший передається постачальникові, другий примірник залишається у заявника, а третій додається до позовної заяви, якщо справа передається до арбітражних органів або до суду.

У разі подання претензії до транспортних організацій (залізниць, водного і повітряного транспорту) необхідно оформляти документацію у чотирьох примірниках (один примірник на адресу постачальника).

Претензійні листи складають за єдиними вимогами оформлення усіх листів, але зміст претензійних листів змінюється залежно від виду претензії. Наприклад, претензійні листи, пов’язані з нестачею продукції, містять такі реквізити:

1. Повідомлення про прибуття товару із зазначенням станції відправлення і станції призначення, дати прибуття, номера вагону, договору, згідно з яким прибуває партія продукції.

2. Назва одержаного вантажу і його документація (номер і дата рахунку платіжної вимоги).

3. Стан товару, що прибув (якість і кількість, назва недоодержаних цінностей у кількісному і грошовому виразі).

4. Привід або підстава для подання претензії (де, коли і за яких обставин виявлена нестача цінностей, коли і як оформлена).

5. Причини нестачі товарів.

6. Конкретні вимоги сторони, що потерпіла.

7. Порядок і термін виконання вимог, якщо терміни не визначені спеціальним нормативним актом.

8. Банківські реквізити заявника.

9. Перелік додатків із зазначенням кількості аркушів.

Претензійний лист повинен бути підтверджений документами, що мають доказову силу для обох сторін. Якщо виявлена нестача продукції чи товарів, до претензійного листа додається комерційний лист, що посвідчує нестачу (накладні, квитанції про перевезення вантажів і т. ін.), розрахунок суми нестачі та інші документи, що підтверджують правомірність поданої претензії.

До претензійних листів на якість товарів необхідно додавати акт державної експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми знижки і штрафу із зазначенням кількості і вартості ушкодженого товару, транспортні накладні, комерційні акти й інші документи, що обґрунтовують вимогу.

Якщо лист-претензія задовольняється повністю або частково, у листі-відповіді зазначається термін і спосіб її задоволення. При грошовій оплаті зазначаються вказана сума, номер і дата платіжного доручення.

Якщо претензія відхиляється повністю або частково, у листі-відповіді зазначаються мотиви відмови з відповідним посиланням на нормативні акти та інші документи.

Відповідь оформляється рекомендованим листом або по телексу – при задоволенні претензії, або рекомендованим листом з додаванням усіх належних документів при відмові у задоволенні претензії.

Запитання:

1. Для чого потрібні претензійні листи?

2. В який термін повинен подаватися лист-претензія щодо якості продукції?

3. Коли подаються претензійні листи до траспортних організацій?

4. У скількох примірниках складаються претензійні листи?

5. Які реквізити містять претензійні листи, пов’язані з нестачею продукції?

 

Вінницьке швейне

об’єднання “Володарка”

вул. Коцюбинського, 4,

м. Вінниця, 21019

Претензія на суму 1873 грн.

Київська трикотажна фабрика

“Каштан”

пл. Грушевського, 98,

м. Київ, 25213

тел.: 224-27-35

У зв’язку з недопостачанням у другому кварталі 2007 р. вовняних тканин на підставі пункту 9 договору, підписаного 4 січня 2007 р., Ви зобов’язані сплатити нашому підприємству неустойку.

Згідно з розрахунком, що додається, сума належної нам неустойки становить 1873 (тисячу вісімсот сімдесят три) гривні.

Просимо цю суму перерахувати на наш розрахунковий рахунок № 37302 в Укрсоцбанку м. Вінниці.

При неотриманні від Вас протягом 14 днів суми претензії або обґрунтованого заперечення справа про стягнення цієї суми буде передана нами до Державного арбітражу.

Додаток: розрахунок неустойки за другий квартал 2007 р.

 

Директор (особистий підпис) В. П. Мазуренко

Головний бухгалтер (особистий підпис) Д. М. Нестерчук

Печатка

А к т

Акт – документ правової чинності, що підтверджує якісь установлені факти або події.

Акти бувають двох видів: законодавчі, які містять рішення, втілені у формі законів, указів, і адміністративні, що складаються на підтвердження фактів, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій чи вчинків фізичних осіб.

Акти складають: 1) під час передачі товарно-грошових цінностей однією особою іншій; 2) під час проведення випробувань нової техніки; 3) під час передачі справ у зв’язку зі зміною керівництва; 4) під час проведення ревізій; 5) після прийняття завершених будівельних об’єктів; 6) у разі нещасних випадків, аварій та інших подій.

Деякі адміністративні акти, як наприклад, акти про прийом матеріальних цінностей чи акти інвентаризації є бухгалтерськими документами.

Складають акти комісії, що створюються і затверджуються наказами керівництва підприємства, установи, організації або розпорядчими документами вищих організацій. Це акти ревізій і обстеження діяльності. Нерідко акти складаються постійно діючими експертними комісіями. До складання актів можуть залучатися представники інших організацій або уповноважені для цього особи. Складанню актів може передувати детальна перевірка діяльності, фактів, подій, вчинків. Це акти ревізій, акти про нещасні випадки, аварії тощо.

Текст будь-якого акта складається з двох частин: вступної та констатуючої. У вступній частині вказується підстава (здебільшого посилання на інші документи), перераховуються члени комісії, які його складали, а також присутні при складанні акта. У констатуючій частині викладається мета, сутність, характер проведеної роботи, встановлені факти; подаються висновки і пропозиції.

Акт складається в кількох примірниках. Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами або тим, яка кількість організацій чи осіб зацікавлені в цьому.

Акти оформляються на спеціальних бланках або на чистих стандартних аркушах паперу.

Підписується документ усіма членами комісії, які брали участь у його складанні.

Акти прийому-передачі, а також акти обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або керівником підприємства, організації чи установи.

Реквізити:

1. Повна назва відомства і організації, підприємства, установи.

2. Гриф затвердження.

3. Назва виду документа.

4. Номер і дата складання.

5. Місце складання.

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

7.1. Вступна частина (підстава – наказ керівника організації, склад комісії, присутні).

7.2. Констатуюча частина тексту.

7.3. Відомості про кількість примірників документа, їх місцезнаходження.

7.4. Перелік додатків до акту.

8. Підписи членів комісії і присутніх (при необхідності).

9. Дата.

10. Печатка.

 

Вінницький завод “ЗАТВЕРДЖУЮ”

тракторних агрегатів Директор заводу

В. К. Герасименко