Вимоги до членування тексту

Як правило, текст складається з абзаців. Абзац - це відступ праворуч на початку рядка. Кожен абзац указує на перехід від однієї думки до іншої. Він допомагає зримо сприймати, зосереджуватись і осмислювати написане. Як правило, це кілька речень, поєднаних змістом, тематично і граматично. Абзаци по­винні бути невеликими - 3 - 5 речень, речення стислими, простими. Абзац може складатися з одного речення, але дуже значного. Рубрикація з допомогою абзаців допомагає сприйняттю тексту.

Якщо текст великий за обсягом, його поділяють на роз­діли, підрозділи, пункти, підпункти, які, згідно з новою Інструк­цією, нумеруються арабськими цифрами: 1; 1.1; 1.1.1; 1.2.3; 1.3.5. У середині пунктів абзаци не нумерують.

Під час складання тексту необхідно звертати увагу на об­раний тип мовлення.

Якщо це розповідь, то текст будується в такій послідовності:

експозиція (де, коли, з ким відбувається дія);

зав'язка (початок конфлікту, дії);

розвиток дії;

кульмінація (найвище напруження дії);

розв'язка.

Така структура ділового тексту подібна до структури художнього, вона допомагає передати інформацію послідовно, ло­гічно, дотримуючись хронології. Характерна така структура для нестандартних текстів.

Якщо для юриста необхідно подати інформацію для розшуку, то використовується тип мовлення - опис(портрета, інтер'єру, місцевості).

Часто в текстах, доповідних записках, рапортах користу­ються таким типом мовлення, як роздум або міркування. Його структура зводиться до формулювання тези, наведення аргументів і висновків.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується під час складання правил, положень, листів, розпоря­дчих документів.

У тексті документа необхідно дотримуватися логічної послідовності.

Логічний зв'язок між абзацами досягається:

будовою самого тексту, де подається матеріал у логічній послідовності, хронологічно, у з'ясуванні причинно-наслідкових зв'язків;

шляхом зіставлення, формулювання тези й антитези, об'єктів протиставлення. У реченні використовуються протиставні сполучники, які констатують і заперечують об'єкти, фак­
ти, події;

можливе наголошення взаємозв'язку між абзацами і такими словами, як спочатку, водночас, потім; по-перше, подруге, по-третє; тому що, для того щоб; таким чином, отже, на основі вищесказаного.

На опорній схемі 5 подано зразок змісту тексту документа.

 

Опорна схема 5

Зміст тексту документа повинен бути:

 

 

інформативним

 

 

аргументованим

 

Конкретним і точним

 

Об’єктивним і повним

 

Достовірним і зрозумілим

Стислим, без зайвих слів і зворотів

юридично бездоганним

грамотно написаним

правильно оформленим