Элементы и этапы коммуникационного процесса.

Значительную роль в работе менеджера занимает налаживание эффективной циркуляции управленческой информации как внутри организации, так и с внешней средой. Эта циркуляция обозначается термином «коммуникационный процесс».

Коммуникационный процесс – это всегда обмен информацией, который подразумевает информационное сообщение и отклик на это сообщение.

Коммуникационный процесс включает в себя следующие элементы:

- отправитель – лицо, собирающее и предоставляющее информацию или генерирующее идею;

- сообщение – информацию, закодированную в символах;

- канал – средство передачи информации;

- получатель – лицо, которому предназначена информация.

Поскольку цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания, правильного восприятия передаваемого сообщения, он предполагает этапы (рис. 9.1):

Сбор информации или генерация идеи – осуществляется отправлением и состоит в обдумывании той информации, которую планируется передать. Необходимо учитывать уровень компетенции получателя, его интересы, характер.

Кодирование информации и выбор канала. Отправитель, сформулировавший идею, кодирует ее при помощи символов и превращает в сообщение. В соответствии с символами кодировки выбирают канал. Это важный момент коммуникационного процесса, так как выбранный канал может усилить или ослабить эффективность передаваемого сообщения. Как правило, для усиления эффекта сообщения, пользуются сразу несколькими каналами, например, сообщение передается устно и письменно. Эта стадия в процессе коммуникации выполняет примерно ту же роль, что и упаковка товара в процессе его реализации.

Передача информации – использование выбранного канала для передачи информации.

Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя, здесь существует опасность искажения первичной информации.

Обратная связь – этот этап появляется, если требуется реакция получателя на сообщение отправителя. Зачастую получатель искажает информацию, поэтому с точки зрения менеджера, коммуникационный процесс завершается тогда, когда подчиненный производит действия, которые ждал от него руководитель.

Преодоление информационного шума – происходит на всех этапах. Шум на языке информации – это все то, что искажает смысл передаваемой информации. Источниками шума могут быть: язык, различие в восприятии информации, различие в положении и многое другое. Определенный уровень шума присутствует в любом сообщении, при любой степени защиты. Однако при высоком уровне шума происходит блокировка информационного обмена.

	Канал передачи информации

ОТПРАВИТЕЛЬ идея

СООБЩЕНИЕ 1 информация

выбор

кодирование канала

		СООБЩЕНИЕ 2 – реакция на сообщение 1

 

ПОЛУЧАТЕЛЬ восприятие

Канал передачи реакции

выбор кодирование

канала

 

Рис. 3.2.1. Процесс коммуникации

Формирование коммуникационных сетей и процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляется на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливается для каждого иерархического уровня менеджмента и доводится до конкретного должностного лица.