Этапы функции организации

Для более детального описания функции организации выделяют три основных этапа.

Первый этап: построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций. На этом этапе происходит деление организации на блоки в соответствии с ее целями и стратегиями, определяются задачи и функции выделенных подразделений.

Второй этап: установление соподчиненности и взаимосвязей установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с ниже стоящими уровнями управления и персоналом организации и обеспечивают возможность распределения и координации задач, т.е. делегирование полномочий.

Здесь должны быть четко определены права, обязанности я ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

Предусматривается также персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний выше органа управления. С помощью инструктирования создаются условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных качеств людей, а вытекающих из требований системы управления.

Задачи инструктирования — знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Эти задачи реализуются как посредством инструкций (должностных, рабочих), так и с помощью методических указаний. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб. Таким образом, второй этап — это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).

Третий этап: обеспечение этих взаимоотношений — распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры.

Этот этап тесно связан с функцией контроля — принятие необходимых корректирующих действий. Однако регулирование в рамках функции организации имеет скорее предупреждающий характер, в рамках же функции контроля — это реакция на отклонение. Функция организации способствует реализации функции контроля и других функций управления. Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.

Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Важнейшим условием эффективного функционирования экономико-организационной подсистемы на предприятии является действенная система организации и нормирования труда. Эта система будет специфичной для каждого конкретного предприятия в зависимости от отрасли промышленности, масштабов производства предприятия, категории работников и т.п. Однако от эффективности действия этой системы напрямую зависит производительность труда работников, а следовательно, оплата их труда и мотивация.

Новые методы организации труда должны использоваться, как в сфере управления, и в производстве. Например, происходит отказ от узкой специализации. Границы между специализациями становятся менее жесткими, расширяются функции сотрудников, соответственно сокращаются градации в классификации рабочих мест. Все это позволяет гибче использовать персонал за счет ротации (перемещения) рабочих мест. Создаются автономные рабочие группы, призванные решать конкретные производственные задачи, с делегированием им определенных прав распределения обязанностей в бригаде, контролю за качеством продукции и распределению финансового вознаграждения. Должно происходить расширение обязанностей, т.е. обеспечение большей автономности персонала в выполнении порученного дела и ответственности за него, а также включение в его обязанности некоторых функций планирования и контроля за качеством собственного труда.

Необходимо, чтобы каждый работник (от простого рабочего до руководителя) чувствовал, что его работа очень важна, интересна и полезна для предприятия, что его вклад в успех общего дела значителен и замечен на чал для создания хорошего психологического климата в организации, эффективной мотивации труда и развития каждого как личности необходимо:

— обеспечивать для всей равные условия при найме и продвижении по службе;

— создавать в коз команды в атмосфере искренности и честности;

— обеспечивать четкую зависимость карьерного роста от достигнутых результатов труда;

— принимать на работу только по конкурсу с тестированием на основе моделирования ситуаций;

— сформировать на предприятии четкую информационно-кадровую статистику;

— организовать на предприятии систему непрерывного образования, осуществлять ротацию кадров;

— управлять коллективом на основе предвидения возможных изменений, а когда это оказывается сложным, использовать систему гибких альтернативных решений;

— не допускать конфликтных ситуаций, а в случае конфликта, действовать внимательно, быстро и осторожно.

Основной показатель высокой организации управления быстрая реакция на изменения факторов внешней среды и особенная чувствительность к достижениям новейших технологий и к конкуренции.

Существует множество взглядов и образцов организации деятельности коллективов. Однако можно выделить две основные концепции организации управления: единовластие и партисипативное (соучастное) управление.

В первом случае владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива.

Вторая концепция организации управления подразумевает решающую роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений. Каждый член коллектива имеет право знать финансовое состояние, цели организации, высказывать свое мнение и свои предложения. Конечно, принимает управленческие решения все-таки высшее руководство, но специалисты оказывают существенное влияние на процесс управления, выбор стратегических альтернатив и тактических действий.

Партисипативное управление дает организации значительные преимущества по сравнению с единовластием, и не только потому, что одна голова — хорошо, а две — лучшей. Соучастное управление — сильный мотивирующий фактор, влияющий на психологический климат коллектива, способствующий оздоровлению окружающей среды, а также помогающий удовлетворять потребности работников в самоутверждении, вырабатывающий чувство ответственности и причастности к общему делу.

Таким образом, организация — это обеспечивающая функция управления, т.е. она направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей.