Как уменьшить свои возможные потери в этом случае?

- Что, почему, с какой целью, в какой последовательности надо делать, если переговоры будут сорваны?

Совещание, как и беседа, используется в качестве средства согласования позиций и определения ключевых рабочих ориентиров. Но в отличие от беседы совещание касается вполне конкретного круга вопросов, что и определяет состав его участников. К числу условий результативности совещаний относятся четкость постановки обсуждаемых вопросов, компетентность участников, их настрой на принятие реалистичных и ответственных решений.

 

" Для упорядочения своих действий по подготовке совещания дайте письменные ответы на приведенные ниже вопросы. Используйте для записей Бланк для ответов N 4. При ответах обращайтесь к Бланка 1. Избегайте формального отношения к работе, оправданий бездействия, разлагающей Ваш настрой на активную работу неконструктивной критики. Стремитесь к получению продуктивных ответов, ведущих Вас к успеху.

 

1.ЧТО ОБСУЖДАТЬ

ü Для решения каких актуальных в данный момент проблем собирается данное производственное совещание?

ü Какие вопросы в связи с этой проблемой следует обсудить?

Воспользуйтесь при ответе на этот вопрос результатами заполнения Бланка 1.

2. С КЕМ ОБСУЖДАТЬ

ü Кого и почему целесообразно пригласить для участия в совещании?

Ориентирами должны служить круг должностных обязанностей предполагаемых участников, их компетентность, а также

способность принимать реалистичные и ответственные решения по существу обсуждаемых вопросов.

 

3. ГДЕ И КОГДА

ü Где и когда его лучше провести?

Следует обеспечить такие условия, которые потребуют наименьшего отвлечения участников от их основной деятельности и обеспечат продуктивную работу над проблемой.

4. ЧТО ПОДГОТОВИТЬ

ü Что следует предварительно подготовить для повышения эффективности совещания?

Это могут быть документы, их проекты, образцы товаров, макеты упаковки – все то, что облегчит принятие реалистичных и ответственных решений.

5. РЕГЛАМЕНТ СОВЕЩАНИЯ

ü Каким должен быть регламент работы совещания?

Часто оперативные совещания проводятся по следующему регламенту:

- вступительное слово общей продолжительностью до 3 минут, в котором сообщаются общие правила работы совещания, режим его проведения, примерное время окончания;

- основное сообщение (доклад) продолжительностью до 10-15 минут (если на совещании рассматриваются диаметрально противоположные позиции конфликтующих сторон, то на изложение своих взглядов каждому должно быть предоставлено равное время, но желательно, чтобы в сумме оно не превышало 15-20 минут - иначе в результате естественного утомления собравшиеся просто становятся невнимательными);

- вопросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос и ответ - не более 2 минут);

- содокладчики, дополнительные сообщения (не более 15-20 минут на всех выступающих с дополнительными сообщениями в силу причин, отмеченных в пункте 2);

- вопросы содокладчикам (не более 1 минуты на каждый вопрос и ответ на него);

- выступления участников совещания (5 - 7 минут);

- ответы докладчиков (не более 2-3 минут каждому);

- ответы содокладчиков (не более 2-3 минут каждому);

- справки по ходу совещания (их должно быть не более 3 - 5, чтобы не отвлекать внимание от основной темы и не порождать ощущения слабой предварительной подготовки к совещанию; на одну справку следует отводить не более 3 минут);

- чтение проекта документов с описанием итогов совещания (не более 5 минут);

- предложения по доработке итоговых документов (не более 1-3 минут на каждое);

- подведение итогов совещания (не более 10 минут).

По каждому пункту регламента также необходимо решить, кто именно его предварительно готовит, в какие сроки и исполняет в ходе самого совещания. При наличии до 15-20 участников можно запланировать проведение перерывов по 10 минут через каждый час. При большем числе участников перерыв целесообразно проводить через 1,5 - 2 часа работы и делать его длительностью 15 - 20 минут.

6. ВАРИАНТЫ РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМ

ü Какие возможны варианты решения данной проблемы?

ü Обсуждение каких вариантов следует инициировать?

ü От обсуждения каких вариантов следует воздержаться?

Фаза разработки решения проблемы будет продуктивной при условии, что участники совещания правильно выявили и осознали актуальность обсуждаемых вопросов и стоящих за ними проблем. Участники должны трезво оценить реальные условия, временные и материальные ресурсы, которыми они располагают для решения обсуждаемых проблем. Для эффективного взаимодействия на этом этапе можно воспользоваться базовым вариантом ТОР

.

7. ЧТО ОТМЕТИТЬ ПРИ ПОДВЕДЕНИИ ИТОГОВ

ü Что надо сделать при подведении итогов, обсуждении порядка дальнейшего взаимодействия?

Оценивается значимость полученных достигнутых результатов, решаются вопросы о том, кто, что и в какие сроки делает для реализации намеченных решений, когда, перед кем и в какие сроки отчитывается о полученных результатах.

Материалы для проведения практических занятий по теме:

«Волевая навигация»