Правила заполнения атрибутов регистрационной карточки

Атрибуты регистрационной карточки заполняются несколькими способами в зависимости от вида содержащейся в них информации. Часть атрибутов заполняется с клавиатуры, часть – путем выбора данных из заранее настраиваемых справочников.

Функциональное меню регистрационной карточки при проведении процедуры регистрации выглядит так, как показано на Рис. 11. Часть полей до присвоения регистрационного номера недоступна для редактирования. После сохранения регистрационной карточки недоступные поля активизируются.

Атрибут Рег. Дата. заполняется автоматически текущей датой, может быть изменен с помощью встроенного календаря.

Атрибут Рег. № при первоначальной регистрации отображается в виде ***, после сохранения документа значки заменяются порядковым номером, что позволяет проводить регистрацию документов несколькими пользователями одновременно. Пользователь может присвоить иной регистрационный номер, при этом нумерация последующих документов будет следовать в соответствии с последней регистрацией, когда номер не изменялся вручную.

Атрибут Файлы используется для импорта в систему файлов документов (см. п. 4.7 Электронный экземпляр документа. Файлы документов и их версии Электронный_экземпляр_документа_Файлы_документов_и_их_версии530). При нажатии кнопки откроется следующее меню:

· Добавить. Открывается подменю выбора источника файла документа (Рис. 16). Подробнее о добавлении нового файла в документ см. п. 4.7.3 Добавление файла Добавление_файла533.

Рис. 11 – Виды элементов атрибутов регистрационной карточки

· Файлы. Открывается окно работы с файлами, в котором выполняются все доступные операции с файлами документа (добавление, удаление, проверка ЭЦП и т.д.).

· Просмотр. Этот пункт меню имеет подменю, которое становится доступным, только если уже имеется какой-либо файл (файлы). Каждый пункт подменю соответствует названию имеющегося файла. При выборе подменю с именем файла система открывает ассоциированное приложение, в котором выбранный файл можно просмотреть. При выборе пункта Все система открывает для просмотра все файлы в соответствующих ассоциированных приложениях.

· Реквизиты. Этот пункт меню становится активным, если в документ добавлен как минимум один текстовый файл формата.DOC или.RTF и предназначен для автоматической регистрации документа по регистрационным реквизитам, заданным в файле документа. Пункт меню Реквизиты позволяет (при наличии нескольких файлов в документе) выбрать для регистрации реквизиты одного из файлов.

Атрибут Виды документа выбирается в выпадающем списке в зависимости от типа документа.

Атрибут Уровень доступа выбирается в выпадающем списке, в зависимости от уровня доступа пользователя к документам, например:

· Общий – самый низкий уровень доступа.

· Персонифицированный – при выборе данного уровня доступа необходимо определить список сотрудников (используя кнопку ), которые будут иметь доступ к документу.

· Конфиденциальный – документ автоматически шифруется с использованием встроенных криптографических средств индивидуально для каждого пользователя, имеющего доступ к документу. Для этого пользователь должен иметь действующий сертификат шифрования (см. документ "LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ Руководство пользователя"). Кнопка доступна, если у пользователя есть право на изменение списка доступа. Правом на изменение списка доступа обладает тот, кто создал конфиденциальный документ, и те сотрудники, которым он предоставил данное право.

Примечание:

Если сотрудник работает в режиме замещения, то при редактировании РК он не может изменять список сотрудников, имеющих доступ к документу с уровнем доступа, требующим шифрования документа.

При выборе значений для атрибута Уровень доступа следует учитывать, что в выпадающем списке будут видны только значения, для которых уровень доступа меньше, чем текущий уровень доступа пользователя, а также значения: "общий", "персонифицированный", "конфиденциальный".

Примечание:

Для работы со справочниками пользователь должен иметь минимальные права на справочники – просмотр списка в справочнике Сотрудники, создание, изменение и удаление записей в справочниках Личные группы рассылки сотрудников и Личные группы рассылки юридических лиц.

Для заполнения атрибутов с использованием справочников рядом с полем ввода отображается пиктограмма . При нажатии этой кнопки открывается окно со справочником, в котором необходимо выбрать значение (или несколько значений, если это допустимо). Справочники настраиваются администратором системы путем задания прав пользователя на ввод, редактирование удаление или другие действия с каждым конкретным справочником. Подробнее о работе со справочниками смотрите в документе "LanDocs: АДМИНИСТРАТОР Руководство администратора".