Описание процедуры сканирования

 

Модуль «Сканирование» - это отдельная база данных, помещаемая на сервер ведомства и настраиваемая с другими базами. Она имеет 2 представления: Все документы (полный список сканированных документов с указанием даты и автора сканирования, и краткого описания сканированного документа) и Отсканированные документы, которое в свою очередь разделяется на базы, в которые помещены данные документы (см. рис.103).

 

 

Рисунок 103 - «Представления БД «Сканирование»

 

Существует несколько способов работы в БД «Сканирование» ПО ЕСЭДО:

1. «Сканировать и прикрепить образ к документу». Это способ позволяет одновременно в среде ЕСЭДО отсканировать бумажный документ и его образ прикрепить (вложить) в регистрационно-контрольную карточку электронного документа, зарегистрированного в системе.
2. «Сканировать и создать ссылку на образ в документе». Это способ позволяет одновременно отсканировать бумажный документ и создать в зарегистрированной в системе регистрационно-контрольной карточке электронного документа ссылку на электронный образ бумажного документа. Рекомендуется использовать при больших размерах электронного образа документа.
3. «Только сканировать». Это способ сканировать документ и хранить его с описанием в БД «Сканирование», чтобы в последствие прикрепить его к зарегистрированному документу Рекомендуется использовать при многопоточном сканировании документов до их регистрации.

«Сканировать и прикрепить образ к документу» – Для этого необходимо на панели инструментов представлении «Все документы» нажать кнопку «Сканировать» . Система выдаст диалоговое окно со множеством вариаций (см. рис.104)

 

Рисунок 104 - «Диалоговое окно для выбора типа сканирования»

 

Выбрать тип сканирования «Сканировать и прикрепить образ к документу». Также в данном окне указать базу данных, к документу которой будет крепиться сканированный образ. Кнопка «Укажите документ для ссылки» позволит открыть список зарегистрированных в этой базе документов, найти в ней необходимый номер и указать его в диалоговом окне (см. рис.104). В поле «Краткое описание документа» можно указать отличительные свойства для последующего ориентирования среди документов в БД «Сканирование»

После выбора типа сканирования и заполнения необходимых полей нажать кнопку «Сканировать». Выйдет окно с просьбой указать средство сканирования (см. рис.105)

Нажатие кнопки «ОК» позволит начать процесс сканирования, с настройками, характерными для выбранного сканера.

 

Рисунок 105 - «Выбор сканера»

 

«Сканировать и создать ссылку на образ в документе» – помещение ссылки в РКК на сканированный образ, хранимый в БД «Сканирование». Для создания такой ссылки необходимо проделать все операции, описанные выше, только отметить именно этот способ сканирования. В результате проведенных действий в РКК документа на закладке «Содержание» будет помещена ссылка, позволяющая просмотреть документ, помещенных в БД «Сканирование» (см. рис.106)

 

Рисунок 106 - «Ссылка на сканированный образ»

«Только сканировать» – помещение сканированного образа непосредственно в БД «Сканирование». Для этого выбрать в предложенном диалоговом окне данный способ сканирования. После этого диалоговое окно приобретет следующий вид (см. рис. 107)

 

Рисунок 107 - «Диалоговое окно при способе «Только сканировать»

 

После заполнения поля «Краткое содержание» сканирование продолжить, как и в предыдущих случаях.

Сканирование с помощью FineReader – Если в профайле «Настройка системы» указать, что сканирование производится с использованием FineReader, то процесс сканирования происходит также, как описано выше, за исключением того, что после нажатия кнопки «Сканировать» (см. рис. 103), выйдет окно-запрос для введения имя файла, с которым сохраниться вложение. (см. рис. 108)

Рисунок 108 – «Диалоговое окно при сканировании с использованием “FineReader”»