Регистрация экземпляра документа

В отличие от регистрации нового документа, данная функция предназначена для присвоения внутреннего учетного номера экземпляру документа, поступившему в подразделение для передачи его держателю документа.

Передача документа держателю фиксируется соответствующей записью на закладке "Отношения" РКК документа (см. 11.1.2 "Закладка "Отношения"). При добавлении этой записи документ в списке помечается пиктограммой , означающей, что экземпляр документа еще не зарегистрирован в подразделении, сотрудником которого является держатель (рис. 48).

рис. 48

Для регистрации экземпляра документа необходимо щелкнуть пиктограмму , в открывшемся окне (рис. 49) задать учетный номер, дату регистрации и нажать кнопку "Сохранить".

рис. 49

Учетный номер вводится вручную или генерируется автоматически нажатием на кнопку . Принцип автоматической генерации номера описан в разделе 11.2 "Система автоматической нумерации документов".

Зарегистрированный в подразделении документ помечается пиктограммой . Щелчок по этой пиктограмме откроет окно редактирования (рис. 49), в котором можно изменить учетный номер и дату регистрации документа.

Учетные номера документов наряду с их регистрационными номерами (заданными в РКК) показываются в отчете "Журнал учета входящих документов".