Особенности проведения документа оперативного учета

Проведением документа оперативного учета называется операция в результате которой формируются сведения о том, как данный до­кумент должен изменить итоговую информацию, хранящуюся в ре­гистрах. Одновременно система подсчета итогов на основе этих све­дений выполняет изменения в регистрах.

Хранение итогов компонентой «Оперативный учет». Перед тем как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы подсчета и хранения итогов компонентой «Оперативный учет».

Итоговая информация в компоненте «Оперативный учет» хра­нится в регистрах. При создании конфигурации задачи создается необходимое количество регистров. Для каждого регистра определя­ется, какая информация и в каком разрезе будет храниться в этом регистре.

Также в процессе настройки конфигурации задачи для каждого вида документов создается модуль движения регистров. Он содер­жит алгоритм формирования сведений об изменениях в регистрах, которые необходимо выполнить при проведении документа.

При подсчете итогов система 1С:Предприятие обрабатывает про­веденные документы и производит соответствующие изменения в регистрах.

Точка актуальности итогов. Дата и время, по которые включи­тельно обрабатываются проведенные документы, называется «точкой актуальности итогов». В общем случае, в качестве точки актуально­сти итогов берется дата и время самого «старшего» документа.

Режим «Управление итогами» позволяет «вручную» сдвигать точку актуальности итогов во времени как вперед, так и назад, при этом производится пересчет итогов. Проведенные документы, ока­завшиеся после точки актуальности итогов, при пересчете итогов не учитываются. Такие документы в журнале операций обозначаются в крайней левой колонке знаком с пометкой темного (зеленого?) цвета.

При установке точки актуальности итогов в режиме «Управление итогами» итоги пересчитываются на 00 часов 00 минут 00 секунд даты, выбранной в качестве даты актуальности итогов.

Эту особенность следует иметь в виду при выборе точки актуаль­ности в режиме «Управление итогами». Например, если вы хотите, чтобы при подсчете итогов были учтены все проведенные документы до 20 мая 1996 года включительно, то в качестве точки актуальности итогов следует выбрать 21 мая 1996 года.

Проведение документа. Перед проведением нового документа следует убедиться, что точка актуальности итогов находится в том же месяце, что и проводимый документ.

При отказе от проведения документа надо иметь в виду, что ито­говая информация, хранящаяся в регистрах, не изменится. В этой ситуации существует потенциальная возможность появления ошибок в учете.

Например, проведенный документ — накладная на отпуск това­ра — вызван для редактирования, и в накладной исправлено количе­ство отпущенного товара. После записи накладной без ее проведе­ния, безусловно, возникнет различие между информацией, содержащейся в накладной, и движением регистров, которое должно было бы последовать в результате проведения этой накладной. Об­наружить такую ошибку достаточно трудно — ведь при просмотре журнала проведенный документ и откорректированный, но записан­ный без проведения документ внешне никак не различаются.

Чтобы избежать подобных несоответствий, можно рекомендовать либо всегда проводить откорректированный документ, либо перед корректировкой проведенного документа делать его не проведенным.

Кроме этого, администратор системы может запретить сотрудни­кам низового звена (например, продавцам или менеджерам по работе с клиентами) редактирование проведенных документов. Отредакти­ровав пользовательские права в сеансе конфигурирования системы, администратор может разрешить только ответственным сотрудникам выполнение предприятия таких операций, как изменение проведенных документов, проведение документов «задним числом» и изменение документов без перепроведения.

Особые случаи при проведении документов. Рассмотрим си­туации, которые могут возникнуть при проведении документов.

· Если не проведенный документ имеет более поздние дату и время, чем точка актуальности итогов, то при проведении до­кумента могут возникнуть следующие ситуации:

· если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то при проведении доку­мента точка актуальности итогов автоматически сдвигается вперед и становится равной дате и времени проведенного документа;

· если между документом и точкой актуальности итогов су­ществуют проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение, что существуют более ранние проведенные документы.

· Если проводится не проведенный документ с датой и време­нем меньшим, чем точка актуальности итогов, то выдается за­прос о проведении документа «задним числом». Необходи­мость этого связана с тем, что алгоритм формирования движения регистров может использовать итоговые данные ре­гистров для вычисления каких-либо величин. В описанной си­туации итоги на дату и время проводимого документа будут неактуальны. Если при разработке модуля движения регистров подобная ситуация не учитывалось, это может привести к ошибкам в вычислениях.

Внимание. Проводить документы «задним числом» следует с осо­бой осторожностью. Однако, в режиме «Управление итогами» можно пересчитать документы (выполнить групповое перепро­ведение) и исключить ошибки подобного рода.

· Если дата не проведенного документа равна дате точки акту­альности итогов, но между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то при проведе­нии документа будет выдан запрос:

Если в этом запросе выбрать опцию «Провести документ задним числом», то документ будет проведен со своим временем. В этом случае, как уже упоминалось выше, возможно возникновение оши­бок если алгоритм, формирующий движение регистров, не учитыва­ет возможной неактуальности итогов на момент расчета.

Чтобы избежать этого, следует выбрать опцию «Изменить время документа». Тогда время документа будет изменено на время, боль­шее времени самого последнего документа, и уже с этим временем документ будет проведен. Очевидно, что в такой ситуации состояние итоговой информации регистров будет актуальным на момент про­ведения документа.

Ситуации, когда между временем записи документа и точкой ак­туальности итогов существуют проведенные документы, наиболее часто могут возникать в процессе интенсивного ввода документов с многих рабочих мест при работе системы 1С:Предприятие в сети. После записи документа при ожидании от пользователя ответа на запрос «Провести документ?» другие пользователи могут успеть провести свои документы: система 1С:Предприятие проводит доку­менты в порядке «живой очереди». Поэтому приведенный выше за­прос может появляться на экране достаточно часто. Выдачу этого запроса можно отключить в настройке торговых параметров (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы), тогда но­вый документ всегда будет проводиться после последнего проведен­ного документа с соответствующим изменением времени документа.

· Когда точка актуальности итогов «вручную» сдвигается назад во времени, проведенные документы с более поздними датой и временем, чем дата и время точки актуальности итогов, ис­ключаются при подсчете итогов и, фактически, могут считать­ся не проведенными. Если подобный документ проводится по­вторно, то возможны следующие ситуации;

· если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация по­вторяет описанную выше: точка актуальности итогов авто­матически сдвигается и становится равной дате и времени документа;

· если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация повторяет описанную выше: точка актуальности итогов авто­матически сдвигается и становится равной дате и времени документа;

· если же между документом и точкой актуальности итогов находятся другие проведенные документы, то такой доку­мент не проводится, при этом выдается сообщение о том что существуют более ранние проведенные документы.

· Если дата и время проведенного документа меньше, чем точка актуальности итогов, такой документ можно провести повтор­но. Однако также надо иметь в виду возможные ошибки, если алгоритм формирования движения регистров использует ито­говые данные из регистров для вычисления каких-либо вели­чин.