Облік фактичних видатків

Фактичні видатки – це видатки, проведені за рахунок бюджету тим чи іншим установам. До них включаються видатки, які проведені, але не оплачені через відсутність коштів, і такі, які обліковуються за місцем проведення видатків. Фактичні видатки дають повну уяву про витратну частину бюджету.

Під фактичними видатками розуміють дійсні видатки установ для виконання кошторису. Ці видатки повинні бути підтверджені відповідними первинними документами. Прикладами фактичних видатків є: нарахована заробітна плата працівникам; витрати на продукти харчування; затверджено авансовий звіт по видатках на відрядження та ін.

Фактичні видатки обліковуються на рахунку 80 “Видатки із загального фонду”, а також на рахунку 81 “Видатки спеціального фонду”.

Обидва рахунки є активними. По дебету фіксуються суми фактичних видатків, проведених протягом року, по кредиту наприкінці року відбувається списання сум фактичних видатків за рахунок джерел їх фінансування.

Аналітичний облік фактичних видатків за рахунком 80 “Видатки із загального фонду” в установах, що здійснюють облік виконання кошторису самостійно, ведеться за кожним субрахунком в книзі видатків за кодами економічної класифікації видатків. У централізованих бухгалтеріях аналітичний облік фактичних видатків бюджетних установ ведеться в книзі обліку фактичних видатків у розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету за всіма установами комплексно, з виділенням у відповідних графах видатків кожної окремої установи.

Аналітичний облік фактичних видатків за рахунком 81 “Видатки спеціального фонду” ведеться в розрізі видів спеціальних коштів і кодів економічної класифікації в книзі обліку спеціальних коштів. У централізованих бухгалтеріях облік цих видатків ведеться також і за кожною установою, що обслуговується.

Касові і фактичні видатки на практиці здебільшого не збігаються у часі, тому що в їх основу покладено різні принципи запису бухгалтерських операцій: касовий метлд (коли запис доходів і видатків здійснюється в момент отримання коштів незалежно від періоду, до якого вони належать) і метод нарахувань (за яким запис операцій відбувається в момент їх здійснення).

В тих випадках, коли частина грошових коштів на рахунках у банку чи в казначействі обертається на поповнення запасів матеріалів, вважається у розрахунках (дебіторська заборгованість), залишається невитраченою у вигляді підзвітних сум і готівки в касі або використовується на погашення кредиторської заборгованості, що виникла раніше, фактичні видатки менші за касові. Якщо установа має в своєму розпорядженні запаси матеріалів, то фактичні видатки на здійснення планового обсягу робіт можуть перевищувати касові, оскільки витрата матеріалів не викликає зменшення грошових коштів на рахунках.
Якщо касові та фактичні видатки збігаються в часі, вони називаються прямими видатками. Наприклад, якщо кошти, отримані з банку чи казначейства, витрачені за прямим призначенням відповідно до кошторису (видатки за електроенергію, газ, воду, телефон, поточний ремонт та інші послуги), то фактичні видатки збігаються з касовими.