Підзвітні особи — це працівники установи, що отримують грошові кошти під звіт на майбутні витрати.

Підзвітні суми в бюджетних установах видаються у вигляді авансу на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження й наукові експедиції, на виплату заробітної плати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою до каси по закінченні трьох робочих днів.

Готівкові кошти видаються під звіт лише за дозволом керів­ника установи й попереднього звітування за раніше отримані
аванси.

Аванс — це розрахункова сума коштів на передбачені витрати. Аванс може бути виданий готівкою з каси установи, чеком з рахунків у банківських установах, а також грошовим переказом через органи зв’язку, якщо відрядженій особі продовжуєть­ся термін відрядження.

Видача авансу на господарські потреби розраховується на основі даних інформації щодо вартості відповідних матеріальних цінностей. Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється кошторисними призначеннями бюджетної установи, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 19.02.2001 № 72.

Готівка з каси на господарські потреби установи видається за відсутності заборгованості за авансовими сумами конкретної підзвітної особи, отриманими раніше. На заяві працівника на видачу готівки під звіт ставиться дозвільний підпис керівника установи. Підзвітна особа зобов’язана подати до бухгалтерії установи звіт про витрачання одержаних у касі сум, а також залишок невикористаної готівки в такі строки:

на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини — протягом десяти робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

на всі інші господарські потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо працівник установи придбав за власні готівкові кошти товари (продукцію, послуги) або використав ці кошти у відрядженні для потреб установи, він звітує за витрачені кошти в зазначеному щойно порядку.

Якщо установа порушує зазначену норму Положення і видає працівникові готівку, не отримавши від нього звіту про раніше видані суми, то незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який було видано грошові кошти, установа штрафується в розмірі 25 % виданої під звіт суми. Крім того, на посадових осіб, відповідальних за ведення касових операцій, накладається адміністративний штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів дохо­дів громадян. У разі перевищення встановлених термінів подання авансових звітів про використання виданої під звіт готівки до установи застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум, а також до працівника — сума його заборгованості з підзвітних коштів включається до складу сукупного доходу, отриманого за основним місцем роботи, і обкладається прибутковим податком.

Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження.

Службове відрядження — це поїздка працівника установи за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Порядок оплати службових відряджень установлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 із подальшими змінами.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий характер і включаються до видатків за загальним та спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв’я­зок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Установа, відправляючи працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. У разі відрядження за кордон зазначаються умови перебування за кордоном (коли йдеться про поїздку за запрошенням, додається копія ос­таннього з перекладом), складається кошторис витрат. Далі працівникові оформлюється посвідчення про відрядження (табл. 3.13), форму якого затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260, в яке вносяться позначки про вибуття і прибуття до місць призначення. Це посвідчення реєструється в журналі реєстрації посвідчень про відрядження (форму журналу встановлено інструкцією про відрядження). Позначки про відрядження в межах України (дати прибуття й вибуття), що їх проставляє посадова особа, призначена наказом керівника, скріплюються підписом і печаткою. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за позначками в посвідченні. При цьому днем вибуття відрядженого вважається день відправлення, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до постійного місця роботи.

У разі відрядження за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття й вибуття визначається за позначками в закордонному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах прикордонних військ.

Таблиця 3.13