Объявление доклада.

Такой порядок установлен традиционно. Однако не всегда он оправдан. В ряде случаев доклад может заменить короткая информация, представленная участникам в письменном виде, тезисы доклада или ее текст.

Текст доклада должен содержать конкретные предложения, которые будут предметом обсуждения.

Доклад должен вызывать интерес аудитории. Трудно надеяться на активное обсуждение, если вопросы, нарушенные в доклады, далекие для участников совещания, в целом оставляют их безразличными.

Перед руководителем нередко возникает проблема: определить свой взгляд к или после обсуждения вопроса участниками совещания.

Следовательно, целесообразно, чтобы определение проблемы не сопровождалось изложением взглядов руководителя на способы ее решения. Это даст возможность участникам свободно выразить свои предложения, обменяться мнениями. Руководитель имеет возможность оценить предложения, которые поступили, учесть все факторы, глубже понять проблему. В конце обсуждения он выкладывает и обосновывает свои взгляды и соответствующие решения.

 

Ответы на вопрос

После окончания доклада (сообщения, информации) докладчик отвечает на вопросы, которые ему задают в устной или письменной форме.

Цель ответов на вопрос - разъяснить изложенное в докладе, углубить и дополнить материал согласно просьбе участников, убедить их в достоверности информации. Однако вопросы не должны выходить за пределы обсуждаемой темы, отворачивать внимание участников от основной цели совещания.

Нередко во время ответов на вопрос возникает полемика. В ее основу чаще всего положена подмена вопроса суждением. Такой обмен мыслями непродуктивный и далеко не всегда интересный другим участникам парады. Кроме того, он нарушает нормальный ход совещания.

Отвечая на вопрос, следует придерживаться таких рекомендаций:

Если в письменном виде задано несколько вопросов, перед тем как отвечать, надо ознакомиться с их содержанием. Распределить их так, чтобы вопросы, на которые есть наиболее аргументированные ответы, зачитывали последними.

Если вопросы задают в письменном виде, то их следует полностью зачитывать, ничего не изменяя в тексте.

Ответы на вопрос должны быть логическими, исчерпывающими по содержанию, понятными за формой и откровенными. Попытки замаскировать или скрыть истину приводят к неосведомленности участников, к созданию обстановки, когда участники совещания не будут стремиться выкладывать свои взгляды и активно участвовать в выработке решения. В последнем случае мету совещания достичь не удается.

Тот, кто отвечает на вопрос, должен учитывать цель и задание совещания, его основную тему, предсказуемые результаты.

Неэтично оценивать вопрос и тем более лицо, которое его поставило.

Тональность ответов на вопрос должна быть выдержанной, доброжелательной, а разговор - взаимопочтенной на ровных.