Этапы создания электронного архива

Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера.

В общем виде очередность такова:

· Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.

· Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях).

· Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

· Сканирование документов — начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;

· Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных. Необходимо различать залповый ввод — единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд — и текущий ввод — сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.

· Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.

 

Приложение «Архивное дело» ППП «Канцлер» предназначено для работы архива электронных документов, включающего автоматизацию процессов обработки, архивное хранение документов, экспертизу ценности документов.

Приложение выполняет следующие функции:

· Передачи и приема исполненных документов из приложения «Делопроизводство» в приложение «Архивное дело» для формирования и подготовки дел к архивному хранению

· Обеспечения работы с электронными образами карточек дел

· Перевода бумажного архивного фонда организации в электронный вид, с обеспечением хранения электронных образов документов в электронном хранилище данных

· Ручной регистрации карточек дел и документов, не зарегистрированных в приложении «Делопроизводство»

· Автоматизированного формирования номенклатуры дел предприятия

· Группировки дел в пределах фонда, использование хронологически–структурно й схемы систематизации дел

· Экспертизы ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения на основе принятых критериев; выделение дел к уничтожению

· Учета и контроля движения дел и документов, ведения карты–заместителя на выданные дела и документы

· Формирования основных отчетных форм

 

 

Функциональные особенности приложения «Архивное дело»:

· При передаче дел в архив на каждое дело заводится карточка с указанием реквизитов архивного хранения (дата открытия и закрытия дела, заголовок дела, количество листов и т.д.). В учетную карточку вносятся реквизиты, связанные с систематизацией документального фонда

· В процессе архивного хранения отслеживаются перемещения, выдача на руки, возврат, выбытие дел и документов

· Поддерживается возможность оперативного контроля возврата дел и документов, выданных на руки

· Предоставляется возможность атрибутивного поиска как по реквизитам дел, так и по реквизитам документов

 

Приложение «Архивное дело» поставляется как в интеграции с приложением «Делопроизводство» («Канцлер»: Делопроизводство + Архив), так и отдельно с «Базовой системой» («Канцлер»: Архивное дело).