Технология выставочного мероприятия

Организация выставочного мероприятия – это система мероприятий, направленных на демонстрацию товаров по определенной тематике, в заранее определенном месте и в заранее определенные сроки.

Организацию выставочной деятельности разделяют на три этапа:

1. Предвыставочный этап.

2. Выставочный этап – стадия работы выставки.

3. Поствыставочная деятельность.

Предприятие может принимать участие в выставках внутри страны и за рубежом в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, павильон страны). От способа участия в выставке зависят методы его организации, бюджет расходов, а часто и конечный результат.

Предприятие самостоятельно участвует в той или иной выставке внутри страны или за рубежом всегда по собственной инициативе и под свою ответственность, и, таким образом, принимает на себя все организационные заботы и, как правило, самостоятельно несет все расходы. В промышленно развитых странах разработана система содействия и экономической поддержки предприятий, главным образом, экспортеров, по принципу: «как можно больше частного участия в как можно большем количестве выставок, проводимых в различных странах».

1. Предвыставочный этап.

Это этап подготовки участия предприятия в выставке. Планирование участия предприятия в выставке – сложный процесс, но необходимый для эффективного участия. Поэтому начинать планирование надо как можно раньше.

В первую очередь планирование участия предполагает разработку плана, по этапам которого будет осуществляться подготовка к выставке. План включает в себя следующие стадии:

1. Заключение договора с оргкомитетом, оформление заказа на оборудование и услуги. В течении предвыставочного периода фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки.

2. Формирование бюджета выставки. Предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в выставке. Бюджет выставки, как правило, включает в себя восемь статей.

3. Отбор и подготовка персонала для участия в выставке. Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Для стендиста важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.

4. Подготовка и оформление экспозиции, выбор экспонатов, составление плана выставочного стенда. Стенд представляет собой единый комплекс площади, которую устроитель выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.

5. Изготовление рекламно-информационных материалов: информационных листов, плакатов, буклетов, проспектов, технических описаний, прайс-листов, папок стендистов.

Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

· разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

· составление перечня выставляемых продуктов;

· разработка планов коммерческой работы и протокольных мероприятий;

· выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

· определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

· подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

· разработка тематического плана экспозиции;

· заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

2. Выставочный этап.

В рамках осуществления выставочного периода проводятся следующие мероприятия:

1) изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность;

2) бесплатная раздача мелких сувениров;

3) раздача образцов товаров;

4) организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации);

5) передача музыкальных программ;

6) демонстрация видеофильмов, слайдов;

7) проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов.

Работа персонала на выставке.

Основная роль в обеспечении успешного участия фирмы в выставке принадлежит персоналу, занятому в работе данного мероприятия. Первоочередными задачами персонала является привлечение как можно большего числа посетителей стенда, и устанавливая контакты с посетителями, выявление среди них, существующих и потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективной предпринимательской деятельности представительства. К второстепенным задачам работы персонала относятся:

– изучение специфики выставки в целях участия в её работе и в будущем;

– изучение товаров фирм конкурентов, их цен и каналов распределения;

– генерация идей о разработке новых товаров;

– поиск новых посредников;

– поиск новых стратегических партнеров;

– исследование путей и возможностей продвижения товаров на целевые рынки.

3. Поствыставочная деятельность.

На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

1) Анализ контактов, осуществленных за период работы стенда.

2) Проверка результатов участия.

3) Составление отчета об участии.

4) Оценка эффективности участия предприятия в выставке.

Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия выставки и включает в себя:

– классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены;

– непосредственную проверку «личности» посетителей;

– активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки;

– своевременную подготовку и рассылку образцов (по обязательствам);

– немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных;

– направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них.

Участие в выставке является для предприятия своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели.

Показатели выставочной эффективности.

· Показатели коммерческой эффективности – характеризуют соотношение финансовых затрат и результатов, обеспечивающих требуемую норму доходности. Основным показателем служит финансовый поток реальных денежных средств. Рассчитывается как разность между их притоком и оттоком по каждому виду инвестиционных проектов за период их осуществления.

· Показатели бюджетной эффективности – отражают влияние осуществляемого проекта на повышение доходов и снижение расходов соответствующего бюджета, как федерального, так регионального или местного уровня управления. Здесь основной показатель – бюджетный эффект. Он определяется как превышение доходов соответствующего бюджета над его расходами за период осуществления данного проекта.

· Показатели экономической эффективности – определяют основные экономические результаты проекта с учетом интересов государственных, федеральных, отраслевых и других организаций и хозяйственных субъектов.