Правила набору текстів на комп’ютері

 

У комп’ютерних програмах задано різноманітні формати паперу і розміри берегів, що відповідають різним стандартам. Тому, розпочинаючи роботу на ПК, слід спочатку виставити параметри сторінки формату А 4 („Файл” → „Параметры страницы” → + „Ориентация книжная” + „По умолчанию”). Будь-який новий документ у текстовому редакторі створюється на основі шаблону. Шаблон може мати встановлений розмір паперу, берегів, шрифту, а також реквізити, стандартний текст.

Для того, щоб деякі реквізити не „плавали” по сторінці, зокрема грифи затвердження і погодження, посада і розшифрування підпису, їх слід вносити не звичайним способом, як текст, а в невидимих (прихованих) таблицях. Наприклад, для службових листів можна побудувати таблицю на три стовпчики: у лівий стовпчик вносяться реквізити фірми-відправника, у правий − реквізити фірми-отримувача (вирівнювання за лівим краєм при нульовому положенні табулятора), місце в центральному стовпчику пізніше можна використати для резолюції. Прихована таблиця на три стовпчики є зручною і для оформлення реквізиту „Підпис”, особливо тоді, коли складену назву посади потрібно розділити на декілька рядків, а розшифрування підпису, відповідно до вимог стандарту, слід розташувати на рівні останнього рядка назви посади. При цьому також слід виставити форматування „За лівим краєм” при нульовому положенні табулятора (тобто без абзаца).

У документах, виготовлених за допомогою ПК, кутові обмежувальні рамки не проставляються. Назва документа набирається заголовними (великими) літерами (через caps lock) – РЕЦЕНЗІЯ. Слід розрізняти назву документа і його заголовок, оскільки допускається заголовок набирати звичайним розміром:

 

ДОГОВІР (назва)

на рекламу продукції (заголовок)

 

Не дозволяється в заголовку документа розривати і переносити слова (ре-кла-му). Якщо заголовок великий, то його слід поділити (за змістом) на декілька рядків клавішею Enter, активізувавши функцію „Розмістити посередині”. Крапка після назви і заголовка документа не ставиться. Заголовними літерами набираються і „шапки” на титульних сторінках рефератів, контрольних, курсових чи дипломних робіт. Текст від заголовка набирається через 2-3 інтервали.

Текст документа друкується через 1 або 1,5 інтервалу. Реквізити, що складаються з декількох рядків, друкуються через 1-й інтервал.

Щоб розпочати нову сторінку в середині текстового масиву слід активізувати функцію „Розрив сторінки” (через віконце „Вставка” або натисканням клавіш Ctrl+ Enter). Абзац можна виставляти зразу на лінійці або користуватися табулятором. Жоден рядок не повинен починатися з пропуску (пробілу) чи завершуватися ним.

При друкуванні текстів не слід плутати російські кавички («») та українські лапки („”), принаймні використовувати в межах одного документа або тільки лапки, або тільки кавички. Змішування знаків двох, дуже схожих між собою графічних систем справляє неприємне враження при ознайомленні з документом. Важливо також пам’ятати, що в українській мові літери і та Ї не є взаємозамінними. На старих клавіатурах літера Ї не позначається, однак вона продруковується через клавішу Ъ. Слід також правильно вибирати знак для українського апострофа (’) − якщо знак вибрано правильно, то комп’ютер не підкреслює слова з таким апострофом як орфографічну помилку.

Під час набору текстів слід враховувати численні типографічні традиції, які утвердилися задовго до появи комп’ютерів (див. правопис [12, с.59]), зокрема:

· Не можна переносити прізвища, залишаючи в кінці попереднього рядка ініціали або інші умовні скорочення, що стосуються їх (акад. Солодка Н.О., а не акад./ Солодка Н.О.; доц. Рудич М.Ф, а не доц./ Рудич М.Ф; О.С. Забужко, а не О.С./ Забужко).

· Не можна відривати скорочені назви мір від цифр, до яких вони належать (1917 р., а не 1917 / р.; 150 га, а не 150 / га; 20 куб. см, а не 20 / куб. см чи 20 куб. /см).

· Не можна відривати і переносити граматичні закінчення, з’єднані з цифрами через дефіс (3-й, 11-го, 378-му).

· Не можна розривати умовні графічні скорочення на зразок і т.д., та ін., вид-во, т-во.

· Не можна переносити на наступний рядок розділові знаки (крім тире), дужку або лапки, що закривають попередній рядок, а також залишати на попередньому рядку відкриту дужку або відкриті лапки.